¿Quiere hacer más cosas? Controle mejor su tiempo con estos métodos probados

Para ser más productivo, necesita administrar su tiempo de manera efectiva. ¿Cómo se mejora en la gestión de su tiempo? No importa dónde se encuentre con sus habilidades de administración del tiempo, lo primero que debe hacer es realizar un seguimiento de cómo emplea su tiempo actualmente. No puede cambiar la forma en que pasa su tiempo si no sabe cómo lo usa ahora.

Hay tres formas principales de realizar un seguimiento de su tiempo, y cada una tiene sus pros y sus contras. La forma que generalmente se piensa que es la más fácil es la menos precisa. El más preciso requiere mucho tiempo. Por último, existe una forma de realizar un seguimiento de su tiempo utilizando la tecnología, que es extremadamente fácil, pero solo precisa para ciertos tipos de tareas. Estos métodos pueden ayudar tanto si está en la oficina como si trabaja desde casa.

Esto es lo que necesita saber sobre esos tres métodos:

1. Estimación de tiempo (también conocido como método de estimación de semana laboral)

¿Qué es una estimación de tiempo? Una estimación de tiempo es una lista de todo lo que hizo durante un período de tiempo junto con la cantidad de horas y minutos que estima que pasó haciéndolo.

Cómo hacer una estimación de tiempo: las estimaciones de tiempo a menudo se realizan al final de una semana. Piensa en tu semana, o en cualquier período de retrospectiva que desees, y cuenta cuántas horas crees que trabajaste, dormiste, hiciste recados, cocinaste, limpiaste o miraste películas, por ejemplo. Es útil consultar su calendario para obtener orientación, si tiene uno.

Ventajas: Las estimaciones de tiempo toman muy poco tiempo para crearse. Como puede guardarlos hasta el final de la semana, su rutina diaria no se ve interrumpida por molestas tareas de registro de tiempo.

Contras: las estimaciones de tiempo son la forma menos precisa de medir cómo gastas tu tiempo. Los investigadores han descubierto que cuando las personas estimar cómo pasan su tiempo utilizando un enfoque retrospectivo, a menudo terminan con un total de más horas de las que hay en una semana real (168). La gente tiende a sobrestimar cuanto trabajan y subestiman su tiempo libre.

2. Registro de tiempo (también conocido como método de diario de tiempo total)

¿Qué es un registro de tiempo? Un registro de tiempo es un registro de lo que hizo durante todo el día, dividido en bloques de tiempo que representan todo el día. La idea es tener en cuenta cada bloque de tiempo en un período de 24 horas.

Registro de tiempo en una hoja de cálculo

Cómo hacer un registro de tiempo: Para hacer un registro de tiempo, necesita poco más que una hoja de papel o una hoja de cálculo. Cree una columna e ingrese en ella bloques de tiempo consecutivos en incrementos de 15, 30 o 60 minutos. Puede combinar varios bloques de tiempo para las horas en las que normalmente duerme. Ya sea periódicamente durante el día o al final del día, complete el espacio junto a cada bloque de tiempo con lo que estuvo haciendo durante ese tiempo. El grado de especificidad que obtenga con su descripción depende de lo que quiera saber sobre usted mismo o del tipo de transformación de gestión del tiempo que desee realizar.

Ventajas: Los registros de tiempo son más precisos que los diarios de tiempo. Lo son más cuando los completa con más frecuencia y menos cuanto más tiempo espera para completarlos. Es muy fácil clasificar su tiempo en categorías, sumar los números y analizar los resultados.

Contras: Anotar una respuesta para lo que hizo entre, por ejemplo, las 9 y las 10 a.m. puede no ser un reflejo realista de cómo usó realmente esa hora. Digamos que trabajaste. ¿Dejó su escritorio y tomó un trago de agua durante ese tiempo? ¿Hiciste una llamada telefónica rápida? ¿Leyó noticias en línea durante unos minutos a la mitad de su trabajo? Los registros de tiempo se generalizan sobre bloques de tiempo sin entrar en los detalles reales de lo que estaba haciendo.

3. Aplicaciones de seguimiento del tiempo

¿Qué es una aplicación de seguimiento del tiempo? Una aplicación de seguimiento del tiempo es un software que usa para rastrear cuánto tiempo pasa haciendo diferentes cosas, principalmente en su computadora y teléfono. Hay aplicaciones de seguimiento del tiempo pasivas y activas. Los pasivos, como RescueTime, miden cuánto tiempo pasa en diferentes aplicaciones y en diferentes sitios web. Las aplicaciones activas de seguimiento del tiempo, como Toggl, le brindan un temporizador en la pantalla que se ejecuta mientras trabaja, para que pueda usar múltiples aplicaciones y sitios web mientras trabaja en una tarea.

Panel de control de la aplicación de seguimiento del tiempo

Cómo usar una aplicación de seguimiento de tiempo: con un rastreador de tiempo pasivo, lo instalas en tu computadora o dispositivo móvil y simplemente lo dejas correr. Captura automáticamente toda su actividad para registrarla, clasificarla, contarla y analizarla. Por lo general, puede pausar estas aplicaciones cuando lo desee y puede configurarlas para que se apaguen durante los momentos en que no desea realizar un seguimiento de su actividad. Los temporizadores activos dependen de que presione un botón para iniciarlos y detenerlos. Le permiten ingresar información sobre lo que estaba haciendo mientras se estaba ejecutando, y la aplicación agrega automáticamente esa información a un registro, que puede ver y analizar más a fondo en cualquier momento que desee. Las versiones de aplicaciones móviles de los rastreadores de tiempo activos pueden ser útiles para permitirle ejecutar un temporizador cuando está en reuniones, viaja por trabajo y realiza otros trabajos no relacionados con la computadora que desea medir.

Hay algunas aplicaciones móviles de seguimiento del tiempo que monitorean su ubicación y supuestamente lo ayudan a clasificar su tiempo de esa manera, pero aún no son muy inteligentes y requieren demasiada entrada manual para ser de mucho valor en este momento. Quizás algún día mejoren.

Alternar aplicación de gestión de tiempo

Ventajas: Las aplicaciones de seguimiento del tiempo son excelentes cuando se trata de brindarle detalles sobre sus actividades digitales. Tienen herramientas para categorizar su tiempo y escupir tablas y gráficos. Los mejores son muy fáciles de usar y la mayoría tiene una opción gratuita.

Contras: las aplicaciones de seguimiento del tiempo le brindan un análisis detallado de lo que hace en su computadora, pero no están diseñadas para rastrear todo su tiempo, por lo que perderán las horas que pasa doblando la ropa, cocinando, leyendo, jugando con sus hijos o mascotas, o cualquier otra cosa que hagas.

Realice un seguimiento durante dos semanas y luego analice

Si es nuevo en el seguimiento del tiempo, le recomiendo combinar el método de registro del tiempo con una aplicación de seguimiento del tiempo. De esa manera, puede obtener una descripción general de cómo pasa todas las horas de su día, además de un análisis detallado de su tiempo en la computadora.

Querrá registrar su tiempo durante al menos dos semanas antes de analizarlo. Durante los primeros uno o dos días, es posible que cambie un poco su comportamiento porque está pensando en el hecho de que está controlando su tiempo. Su comportamiento volverá a la normalidad rápidamente.

Además, si se encuentra diciendo: “Oh, ese día no debería contar porque fue muy inusual”, deténgase. Cuanto más controle su tiempo, más se dará cuenta de que tiene más días inusuales de lo que probablemente se dio cuenta. La idea es comprender mejor cómo gastas tu tiempo en realidad, no qué es un día normal. Una vez que sepa cómo gasta su tiempo en general, puede comenzar a tomar decisiones informadas sobre lo que desea hacer más, menos o si desea comenzar a hacer algo completamente nuevo.

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