Organízate: cómo evitar que el correo electrónico sea un desastre

El correo electrónico devasta la productividad y casi nadie se da cuenta de cuán grave es. La cantidad de tiempo que las personas dedican a los programas de correo electrónico es asombrosa, rondando el 30 por ciento de cada día. Sin embargo, hay una manera de manejarlo. Y realmente puede superar el problema del correo electrónico sin reducir necesariamente la cantidad total de tiempo que pasa en el correo electrónico. La solución, que comparto a continuación, depende de que primero se comprenda mejor el problema.

El correo electrónico es peor que Facebook

El correo electrónico es peor para tu productividad que Facebook, según la investigación, y el problema es que las personas no se dan cuenta de cuánto tiempo dedican al correo electrónico.

Robby Macdonell, vicepresidente de desarrollo de productos de RescueTime, está de acuerdo, basándose en lo que ve y escucha de los usuarios. RescueTime es una herramienta de administración del tiempo que rastrea las aplicaciones y sitios web que usa mientras está en su computadora y dispositivo móvil. Luego genera informes que muestran cómo gasta su tiempo.

Organizarse

Le pregunté a Macdonell qué tendencias de productividad ven él y sus colegas de RescueTime cuando miran los datos recopilados de sus usuarios en conjunto. “La tendencia más importante que vemos es que el tiempo de las personas tiende a estar dominado por las aplicaciones de comunicación. El correo electrónico específicamente es el que, en nuestros datos, siempre está cerca de la parte superior”.

“Una cosa que escuchamos de las personas que se registran en RescueTime es, ‘Tengo miedo de ver lo que dicen los datos porque no quiero ver cuánto tiempo paso en Facebook o Reddit’. A menudo, una semana después, dicen: ‘No fue tan malo como pensaba, pero Dios mío, paso mucho tiempo en el correo electrónico’ “, agregó Macdonell.

¿Por qué el correo electrónico es “malo”?

Entonces, ¿por qué el correo electrónico es malo exactamente? Algunos expertos en productividad dicen que se debe a que el correo electrónico es “trabajo sobre el trabajo” y no el trabajo real en sí. Otro argumento, probablemente más acertado, es que el correo electrónico nos interrumpe constantemente. La cantidad de tiempo que dedicamos al correo electrónico no es el problema. Es que el tiempo se reparte a lo largo del día.

Los trabajadores del conocimiento, en particular, suelen necesitar períodos de concentración ininterrumpida para realizar el trabajo realmente importante. “La mayoría de la gente pasa por alto el hecho de que el correo electrónico es la actividad que lo alejará de ese pensamiento creativo repetidamente a lo largo del día”, dijo Macdonell.

Leer un correo electrónico más de una vez produce una sobrecarga y te cansa, según Mikael Berner, director ejecutivo de EasilyDo, una aplicación que automatiza pequeños aspectos de tu vida para ayudarte a liberar tiempo. Cuando revisamos el correo electrónico a lo largo del día, en realidad no estamos procesando el correo electrónico ni ocupándonos de él, y esos segundos se suman a una pérdida de tiempo. “Si va a abrir un correo electrónico, haga algo con él, como responderlo, eliminarlo o archivarlo. Ni siquiera abra un correo electrónico a menos que pueda procesarlo en ese momento”.

Además, los sistemas de comunicación están diseñados para notificarle cuando llega un nuevo mensaje. “Te están enviando notificaciones todo el tiempo”, dijo Macdonell. “Cada vez es más raro que tengas más de unos minutos antes de que te detengan en otra actividad”. Incluso si no lee todos los correos electrónicos que llegan a su bandeja de entrada en su totalidad, su atención se divide cuando recibe una notificación de que ha llegado un nuevo correo electrónico. E incluso si no tiene las notificaciones habilitadas, todavía está interrumpiendo su propio enfoque cada vez que revisa la bandeja de entrada para ver si alguien está tratando de enviarle un correo electrónico sobre un asunto urgente.

“No es que el 30 por ciento del tiempo de alguien se gaste en correo electrónico al comienzo del día y luego el resto del día se dedica a otras cosas”, dijo. “Está muy extendido, lo que sugiere que te interrumpen constantemente”.

Cómo combatir el correo electrónico

Puede salir del correo electrónico y volver al trabajo duro y real. Se puede realizar en tan solo unas semanas y en cinco sencillos pasos.

1. Instale un programa de seguimiento del tiempo, como RescueTime o Toggl, y deje que realice un seguimiento de cuánto tiempo pasa en el correo electrónico cada día y cuándo. Asegúrese de que todas sus aplicaciones de correo electrónico y chat estén clasificadas con precisión como comunicación.

2. Espere unas dos semanas para tener suficientes datos. Luego, elija una fecha al azar y mire su informe por horas. Está en buena forma si su uso de las comunicaciones se concentra en una o dos horas del día. Está en mal estado y necesita hacer cambios si el uso de sus aplicaciones de comunicación se distribuye en pequeñas porciones a lo largo del día, como se muestra en la imagen a continuación.

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El objetivo no es necesariamente reducir la cantidad de horas que pasa en el correo electrónico. El objetivo es hacer que el uso del correo electrónico sea menos extenso y más concentrado para que sus informes se vean más así:

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3. Según sus patrones, identifique una o dos horas del día en las que no revisará el correo electrónico. Para muchas personas, la mañana, hasta aproximadamente una hora antes del descanso del mediodía, y la tarde, que comienza aproximadamente una hora después del descanso del mediodía, son momentos ideales. Durante esos períodos, cierre las aplicaciones de correo electrónico y bloquee el correo web instalando una herramienta sin distracciones como StayFocusd. Si tiene una cuenta RescueTime Premium, puede usar sus herramientas para bloquear el acceso al correo web.

4. Del mismo modo, elija un momento en el que será Revisar correo electrónico. Digamos que su período de enfoque sin correo electrónico será de 9:00 am a 11:30 am, y su sesión de correo electrónico será de 11:30 hasta la hora del almuerzo. Si son las 11:10 y siente la tentación de revisar el correo electrónico, será más fácil evitarlo si tiene una hora predeterminada para abrir esa bandeja de entrada.

5. Si está paranoico de que le llegue un mensaje urgente e importante mientras intenta trabajar, configure un sistema de alerta VIP. Los usuarios de iOS ya tienen uno integrado en su aplicación de correo. Si no usa iOS o desea un sistema de alerta VIP que tenga más opciones y personalizaciones, pruebe AwayFind. En cualquier caso, puede recibir una alerta, como una notificación automática en su teléfono o incluso un mensaje de texto, cuando una persona muy importante le envíe un correo electrónico. Eso significa que puede consultar el correo electrónico solo si recibe una notificación, lo que con suerte será poco frecuente. Todos los demás correos electrónicos pueden esperar.

Otro truco que utilizo personalmente es retrasar la apertura de mis aplicaciones de correo electrónico una vez que empiezo a trabajar. Me gusta hojear el correo electrónico del trabajo a primera hora de la mañana en mi teléfono, solo para verificar si hay algo realmente urgente. La razón por la que uso el teléfono es porque me resulta más fácil apagarlo que mi computadora portátil o de escritorio si no hay nada que requiera mi atención inmediata. Si veo un correo electrónico que es importante pero no urgente, puedo agregar una estrella. Si es realmente urgente, respondo directamente desde el teléfono. Pero porque yo no me gusta leyendo o escribiendo por teléfono, no me siento tentado a dejarme atrapar por otros correos electrónicos que no sean realmente urgentes.

Son este tipo de pequeños trucos los que se suman a grandes beneficios para mantenerlo alejado del correo electrónico y regresar al trabajo que importa.

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