Organícese: Jason Shah, fundador de Do.com, sobre cómo hacer que las reuniones sean más productivas

¿Cuánto tiempo pierde en las reuniones porque las personas que las dirigen no están preparadas? No hay agenda. Los colegas llegan tarde. Lo que se habla tiene algo que ver contigo o con tu trabajo. Una hora después, no has hecho nada, no has aprendido nada y no has contribuido nada. ¿Qué sentido tenía?

Do.com tiene como objetivo ayudar a las personas a tener mejores reuniones brindándoles los recursos para planificarlas y ejecutarlas. En muchos sentidos, es como una lista de verificación de cosas que hacer antes, durante y después de una reunión para asegurarse de que sea productiva para todos los involucrados.

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Antes de conocer a Jason Shah, fundador y director ejecutivo de Do.com, enviamos un correo electrónico para encontrar una fecha y hora adecuadas para hablar. Una vez que estuvimos de acuerdo, respondió: “Planeo llamarte por Skype y te enviaré una invitación de calendario en breve”. Un momento después, efectivamente, llegó una invitación de calendario.

El día de nuestra reunión, recibí un correo electrónico de Do.com a través de Shah. En el interior encontré una agenda, horas claras de inicio y finalización de la reunión, una lista de las personas que estarían en la llamada y su información de contacto (solo nosotros dos, en este caso) y enlaces a información general. Todo eso nos ayudó a ir al grano durante la llamada, ya que Shah explicó qué hace que una reunión sea productiva, su motivación para iniciar Do.com y cómo está cambiando la naturaleza de las reuniones entre los trabajadores del conocimiento.

Jill Duffy: Hablemos de las reuniones y por qué la gente las odia.

Jason shahJason shah

Jason Shah: Por lo que hemos descubierto, la mayoría de las personas asisten a reuniones para las que no están preparadas. No hay una buena razón para que se lleve a cabo la reunión. No hay agenda distribuida de antemano. La gente llega tarde y alguien tiene que repetir las cosas. Las personas que las organizan no siempre son conscientes de quién tiene que estar allí, por lo que terminas con reuniones grandes en las que la mitad de las personas son opcionales y tal vez la mitad de las personas son fundamentales. [attendees], por lo que la dinámica está apagada e impide la productividad.

Eso se reduce a una pérdida de tiempo para las personas ocupadas.

Si le pides a alguien que se siente en una habitación durante 30 minutos y no logra nada, pensarán que estás loco. Pero eso es lo que la gente hace millones de veces al día en el lugar de trabajo.

JD: ¿Cómo describiría una reunión productiva?

JS: Tienes que tener algunos ingredientes clave. Primero, tiene que suceder realmente. Si algo se puede manejar por correo electrónico rápidamente, hágalo. Pero si necesita ser una reunión, entonces está bien.

La preparación es clave: desplegar lo que se va a discutir, quién es responsable de qué, ese tipo de cosas que conducen a una conversación enfocada. Durante la reunión: apegarse a [the agenda], manteniendo el tiempo, tomando notas y terminando a tiempo.

La hora de la reunión también importa mucho. Mucha gente simplemente tiene una hora predeterminada. Noté que fue muy deliberado y dijo 25 minutos para esta conversación. Creo que es una buena práctica.

Lo que sucede después de la reunión también es clave. Si Bob y Stacey dicen que van a continuar con una nueva versión de una presentación de diapositivas, y Mark dice que le enviará los números de ventas, ¡en realidad tienen que hacerlo! Descubrimos que la mayoría de la gente dice: “¡Genial! ¡Buena reunión!” y se van y no hay seguimiento. E incluso si lo hay, sucede en el momento equivocado, lo que precipita otra reunión o trabajo más innecesario.

Por lo tanto, la preparación, el buen funcionamiento de la reunión y el seguimiento posterior con éxito son componentes clave de una buena reunión.

JD: Las herramientas de gestión de proyectos y otras herramientas de gestión del trabajo están diseñadas para agilizar el trabajo. La idea es tener menos reuniones y (y menos correo electrónico). Pueden asignarse tareas y plazos entre sí sin tener reuniones sobre ellos.

JS: Sí. A nivel macro, es de esperar que tengamos menos reuniones como resultado de esas herramientas.

Por ejemplo, si veo que las maquetas se actualizaron en Dropbox y creo que son buenas, no necesito reunirme con el diseñador para discutirlas. Ni siquiera tiene que notificarme. Puedo simplemente enviar un mensaje que dice: “Oye, vi los archivos actualizados”. Con algo como Slack, puedo hacerle una pregunta a alguien rápidamente sin tener que reunirme para discutir la naturaleza de la pregunta.

Antes, la gente quería menos tecnología porque era difícil, por ejemplo, conseguir el dongle para el monitor o distraía a la gente.

Espero que el aumento de esas herramientas lleve a menos reuniones, pero no sé si todavía hay datos concretos que respalden eso, aparte de la propaganda que las empresas individuales publican. Y en la reunión en sí, creo que la naturaleza de esos está cambiando porque estamos más orientados a la tecnología. Si usamos servicios fuera de una reunión, entonces las reuniones mismas también deben mantener ese ritmo.

JD: Me gusta tener reuniones de trabajo. Suelen ser los más productivos para mí. Me reúno con un grupo de personas, nos sentamos y hacemos el trabajo que tenemos que hacer allí mismo, tal vez con nuestras herramientas proyectadas en una pantalla.

JS: Eso me hace pensar en el modelo de aula invertida. El aula es un lugar para trabajar, en lugar de simplemente ver una presentación, al igual que una reunión no debería ser convocada solo para hojear un mazo que alguien podría enviarle fácilmente por correo electrónico.

JD: Hablemos un poco sobre Do.com. Dame la explicación de 30 segundos de qué es Do.com y luego hablaremos con más detalle sobre cómo lo usas.

JS: Do.com es un software de colaboración para reuniones. No tiene nada que ver con el video y el audio. Se trata de la productividad de las reuniones.

Con Do, las personas pueden establecer agendas para saber de qué hablar. Pueden tomar notas en tiempo real y asignar tareas que interactúen con sus otros flujos de trabajo. Estamos integrados con Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.

Hemos tenido más de 1,5 millones de personas participando en reuniones en más de 20.000 empresas. Básicamente, estamos ayudando a las personas a tener menos reuniones, mejores reuniones y, con suerte, a ser más felices y productivos en el trabajo.

JD: Y es un modelo freemium.

JS: Lo es. Puedes registrarte gratis y tenemos muchos usuarios gratuitos.

JD: Una de las cosas que me llamó la atención de Do.com es que realmente anima a las personas a tomar las medidas adecuadas, en lugar de ser la solución en sí misma. Pienso mucho en cosas como la motivación y en cómo no siempre nos comportamos de la manera que mejor nos conviene. Así que creo que es genial cuando encuentro herramientas que tienen más como objetivo guiarnos que darnos algo. Tengo la sensación de que de eso se trata Do.com.

JS: Sí, estoy de acuerdo. Creemos que las reuniones son tanto un problema de personas como un problema de tecnología. Por ejemplo, no necesitamos una aplicación de correo electrónico para evitar que Bob contable envíe un mensaje muy largo que es difícil de entender. Eso probablemente tenga que ver con la política de la empresa, la capacidad de Bob para ser un profesional, la dinámica del equipo, cosas así. Alguna IU atascada en un navegador web no va a cambiar a Bob.

Esto es algo en lo que pensé mucho cuando trabajé en Yammer anteriormente. Yammer intentaba hacer que las empresas fueran más transparentes. Pero, sinceramente, Yammer fue una herramienta para empresas transparentes, porque es muy difícil cambiar la cultura de una organización.

Do.com es en gran medida un producto que intenta ayudar a las personas a ser mejores y les brinda tecnología que les permite hacer eso, en lugar de hacerlo por usted. Francamente, ni siquiera sé si podríamos activar un interruptor y hacer que una reunión sea más productiva. ¡Eso sería bastante mágico!

Realmente creemos que esto tendrá poder de permanencia. Si va a funcionar, tiene que provenir de las personas y les estamos permitiendo que se conviertan en lo mejor de sí mismos.

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JD: Cuéntame la historia del origen de Do.com y por qué te apasiona este proyecto y esta empresa.

JS: Estaba trabajando en Yammer antes de que Microsoft comprara Yammer. Y como probablemente pueda imaginar, después de que Microsoft compró la empresa, la cultura comenzó a cambiar mucho, incluida la adición de mucha burocracia y reuniones.

Pasé aproximadamente un año, después de esa adquisición, para descubrir que hacer las cosas era realmente difícil. Fue una locura para mí, ¡especialmente porque éramos una empresa creada originalmente para mejorar el trabajo de las personas!

En pocas palabras, un día estaba sentado en una terrible reunión con 10 personas y me estaba quedando dormido pensando: “¿Qué estoy haciendo aquí?” La locura de eso simplemente me golpeó.

Si te invité a una cena y no me preparé de antemano para obtener los ingredientes y tener algún concepto que quisiera que los invitados disfrutaran, y aparecen y digo: “Oye, vayamos a la tienda y hagamos en esta cena “, decían,” ¡Eso es una locura! No vamos a resolver esto contigo. ¡Vinimos aquí para una cena! ” ¡Pero eso es lo que son las reuniones!

Pensé que era una locura y tenía ganas de irme y comenzar una nueva empresa.

JD: ¿Qué otras aplicaciones o servicios de productividad utiliza? ¿Tiene alguna de las mejores prácticas para mantenerse productivo?

JS: ¿Puedo dar una respuesta poco convencional? Creo que algunas de las mejores aplicaciones de productividad no son realmente aplicaciones de productividad. Uber, por ejemplo, me brinda mucha más productividad que una aplicación como Asana. Llego a lugares más rápido y pierdo menos tiempo parado bajo la lluvia esperando un coche.

Hay otra herramienta que uso llamada BetterSnapTooly, de nuevo, no es una herramienta de productividad clásica. Configuré mi monitor con tres columnas, y con Windows Snap, presiono una tecla de acceso directo y todas mis ventanas encajan en su lugar.

También usamos Trello y Slack aquí. Usamos Instacart para nuestras compras en la oficina. El hecho de que nadie tenga que preocuparse [grocery shopping] es útil y de alguna manera nos hace más productivos como resultado.

JD: ¿Y qué hay de las mejores prácticas o hábitos de productividad personal?

JS: Empecé a bloquear el tiempo de mi día en el calendario para asegurarme de que las cosas no se atropellan. Tomé la meditación por la mañana para ayudarme a ponerme a cero y tener claro lo que es importante.

Otro que no es convencional es delegar cosas. No es un Semana laboral de cuatro horas soundbite, pero tengo la personalidad que me lleva a querer hacer todo yo mismo. Ser consciente de la necesidad de delegar por defecto en lugar de hacer las cosas yo mismo ha tenido un gran impacto.

Para mí, es una mezcla de ser más consciente, marcar el tiempo y delegar. Estoy mucho más en paz y me concentro en las dos o tres cosas que importan todos los días. Como fundador, puedes distraerte con cualquier cosa relacionada con la empresa, ya sean relaciones con inversores o una oportunidad de relaciones públicas, por lo que delegar me ha hecho más productivo.

JD: ¿Qué tan grande es su personal?

JS: Diez personas. La delegación es cada vez más fácil, pero eso es muy pequeño, por supuesto, para una empresa.

JD: Sí, pero es importante que otros empresarios sepan que, incluso si trabajas con un equipo muy pequeño, la delegación sigue siendo importante.

Al concluir nuestra conversación, Shah guió la reunión hacia un final natural al revisar y leer en voz alta algunas notas que tomó durante nuestra llamada. Mencionó que cubrimos todos los puntos principales y hablamos sobre cosas que importaban, y mencionó algunos otros temas que se nos habían ocurrido mientras hablábamos, pero que podrían esperar para otro momento. Quizás porque estaba siguiendo inconscientemente su ejemplo, resumí cómo haría el seguimiento y di una fecha aproximada de cuándo planeaba publicar un artículo. Me mostró el poder de tener una reunión claramente definida y fuertemente dirigida.

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