Organícese: herramientas para mejores reuniones

A los expertos les encanta decir que las reuniones matan la productividad. Ciertamente pueden, pero no es necesario. Cuando solo programa las reuniones necesarias y hace que elegir una fecha y hora sea fácil, las reuniones son más productivas. Cuando prepara una agenda con anticipación y asigna a alguien para que tome notas, el contenido de las reuniones será más acertado. Si facilita que las personas se unan y participen, la reunión puede ser más eficiente. Luego, la reunión puede realizarse de acuerdo con el cronograma en la agenda, y tal vez incluso termine temprano. La gente aprecia cuando eso sucede porque envía un mensaje de que su tiempo es valioso.

Organícese Bug Art

Si bien la ejecución de una reunión eficiente depende en gran medida de los seres humanos, también requiere las aplicaciones y el equipo adecuados para facilitarla. Las 14 aplicaciones y herramientas enumeradas aquí están diseñadas para que las reuniones sean más fluidas y productivas.

Calendly

Aplicaciones para programar reuniones

Antes de poder celebrar una reunión, debe programarla. Solicitar una reunión con un correo electrónico y una lista de horarios es ineficaz, incluso si solo se está reuniendo con una persona. Las aplicaciones de programación de reuniones le brindan mejores herramientas, como encuestas, formularios de programación en línea y bots de Slack, para que todos los invitados a una reunión puedan elegir colectivamente el mejor momento para ello.

Appoint.ly

Appoint.ly es un sencillo servicio de reserva de reuniones para programar reuniones individuales. Creas una página de reserva que compartes con los clientes o cualquier otra persona que pueda necesitar solicitar una reunión contigo. Su página de reserva ofrece al solicitante de la reunión opciones para el tipo de reunión que desea, como una llamada de presentación de 10 minutos o una sesión de capacitación de una hora. Luego, según su disponibilidad, solicitan una fecha y hora que puede aprobar, solicitar modificar o rechazar. Appoint.ly es una aplicación de programación simple y directa para reuniones individuales específicamente.

Calendly

Calendly es una herramienta que ayuda a las personas, así como a los equipos, a programar reuniones. Incluye opciones que se adaptan a diferentes tipos y necesidades de reuniones. Por ejemplo, puede crear tipos de reuniones, como la conferencia telefónica de 10 minutos y la entrevista con los medios de comunicación de 30 minutos. Luego, cuando alguien quiera reunirse con usted, puede elegir el tipo de reunión que desea y elegir un horario disponible. Otro ejemplo: digamos que tiene un negocio en el que cualquier persona de un determinado departamento puede aceptar una reunión que solicite un cliente. Calendly puede asignar la convocatoria de reunión automáticamente a quien esté disponible en el grupo. La aplicación también admite páginas web de programación individual, donde las personas pueden solicitar una reunión con usted según su disponibilidad. Es una aplicación robusta para programar, diseñada para satisfacer una variedad de necesidades.

Doodle.com

Doodle.com es un sitio web gratuito y una aplicación móvil con una opción Premium que le ayuda a programar reuniones de tres formas. Primero, puede crear una encuesta en línea con fechas y horas de reuniones; envíelo a todos los participantes de la reunión, y Doodle destaca la mejor opción a medida que la gente responde. En segundo lugar, Doodle también ofrece programación de reuniones personales, lo que significa que lo usa para crear un sitio web donde las personas puedan ver cuándo está disponible y solicitar una reunión con usted en uno de los espacios abiertos. Finalmente, hay un Bot de Doodle para Slack que le permite sondear a sus colegas en una reunión sin salir de la aplicación de mensajería de su equipo.

panorama

Outlook, vendido como parte de Microsoft Office, puede venir a la mente como el software de oficina de facto para programar reuniones en un entorno empresarial. Cuando todos los participantes de la reunión forman parte de la misma organización y todos utilizan Microsoft Office, Outlook es la herramienta adecuada para la programación. Puede encontrar una hora y una fecha para reunirse que funcione para todos en función de la disponibilidad que hayan establecido en sus calendarios. Luego, puede reservar una sala de conferencias y poner la reunión en el calendario, todo en Outlook. Sin embargo, no es necesariamente el mejor programador de reuniones cuando necesita organizar una reunión entre personas que no son todos usuarios de Outlook.

Rallly

Rallly es un software de programación colaborativa, lo que significa que está diseñado para ser utilizado por grupos. Otra forma de describirlo es decir que es una aplicación de votación donde la encuesta trata sobre cuándo todos pueden reunirse. Si bien Doodle.com ofrece el mismo servicio, Rallly tiene un aspecto ligeramente diferente y es más rápido de usar si solo lo necesita de vez en cuando porque no tiene que crear una cuenta. Sin embargo, debe ingresar una dirección de correo electrónico.

FreeBusy

FreeBusy es una aplicación de planificación de reuniones para empresas. Al igual que Calendly y Doodle.com, hace un poco de todo, brindándole formas de automatizar la programación de reuniones uno a uno y de encontrar el mejor momento para que un grupo de personas se reúnan. También se integra con el software de videoconferencia para completar automáticamente detalles como el enlace de la reunión y la identificación cuando corresponda.

Tejido

Tejido es un software de programación creado que forma parte de una aplicación de calendario más grande. Al igual que algunas de las otras aplicaciones mencionadas, incluye encuestas para encontrar el mejor momento para que un grupo de colegas se reúnan. Woven también tiene páginas de programación personal que puede compartir con clientes y colegas que les permiten solicitar una hora para reunirse con usted.

Video conferencia

Aplicaciones para videoconferencias

Tantas reuniones ahora tienen lugar virtualmente que tener una aplicación de videoconferencia es absolutamente esencial. Los mejores servicios de videoconferencia son confiables, lo que significa que sus llamadas permanecen intactas incluso si la conexión de alguien tiene fallas, y tienen amplias herramientas para colaborar mientras se reúnen. Estas herramientas incluyen compartir pantalla y pizarras, cajas de chat, así como opciones para moderadores, como poder pasar el control a otra persona o silenciar a los asistentes mientras una persona habla.

PCMag tiene tres selecciones de Editors ‘Choice entre el software de videoconferencia: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings y Zoom.

ClickMeeting

ClickMeeting es una excelente opción de videoconferencia para pequeñas empresas, especialmente aquellas que albergan muchos seminarios web pequeños. Sin embargo, solo puede tener cuatro transmisiones de video activas por reunión. Esta aplicación se puede integrar con el calendario de Microsoft Outlook y hay un complemento de Chrome para conectarse al calendario de Google.

Reuniones de Cisco Webex

Cisco Webex Meetings es un servicio de videoconferencia que es fácil de usar e incluye algunas funciones que no encontrará en la competencia. Por ejemplo, puede configurar una llamada que suene usted en lugar de forzarlo a llamar. Los planes pagos comienzan en $ 13.50 por mes, que es un precio atractivo para las pequeñas empresas. Si usa la versión gratuita de la aplicación, Webex Meetings Free, puede tener reuniones de video de tres personas a la vez. El plan gratuito también incluye escritorio y uso compartido de documentos, una función de pizarra, video de calidad estándar y 250 MB de almacenamiento en la nube.

Reunión de Zoom

Zoom Meeting, a veces llamado simplemente Zoom, es uno de los servicios de videoconferencia más confiables que encontrará. Cuando la empresa desarrolló el producto, se centró primero en asegurarse de que sus llamadas se mantuvieran claras y conectadas. Es compatible con video y audio HD. Puede obtener transcripciones mecanografiadas de las llamadas que graba como videos. Además, cualquiera puede usar el producto principal de forma gratuita y las pequeñas empresas pueden comprar planes a precios razonables que mejoran las funciones a partir de $ 14,99 al mes por host. Con una cuenta gratuita, puede recibir hasta 100 personas en una llamada y puede ver hasta 49 personas en una vista estilo galería. Las llamadas grupales para usuarios gratuitos están limitadas a 40 minutos, pero las llamadas individuales pueden durar todo el tiempo que necesite. Si bien es difícil cuantificar y comparar el rendimiento de los sistemas de videoconferencia, la estabilidad es la base de la reputación de Zoom, y se nota.

Minutes.io

Tomando notas

Muchas reuniones se benefician de que alguien tome notas. Cuando tiene notas de la reunión, 1) tiene un registro de lo que ocurrió en la reunión, 2) puede compartirlas con personas que no pudieron asistir y 3) terminará forzándose a ser claro sobre las tareas de seguimiento que deben estar hecho. Para ciertos tipos de reuniones, como entrevistas con periodistas, una excelente aplicación para tomar notas también le permitirá grabar el audio, para que pueda transcribirlo más tarde y tener una fuente perfecta para verificar lo que se dijo. Aquí hay algunas aplicaciones que pueden ayudarlo a tomar notas de reuniones efectivas.

Evernote

Evernote es una aplicación potente para tomar notas. Tiene una función de grabación de audio incorporada para que pueda grabar una reunión completa mientras anota ideas mecanografiadas al mismo tiempo, directamente en el mismo archivo. Su función de cámara le permite tomar una foto de una pizarra de su reunión y cargarla en la aplicación, donde Evernote hace que el texto se pueda buscar mediante OCR. Si su equipo usa Evernote for Business, entonces puede hacer que las notas de la reunión sean accesibles para todos los participantes para que puedan agregarlas y tener una copia después también.

Hugo

Hugo.team es una aplicación relativamente nueva diseñada para ayudar a los equipos a tomar notas de las reuniones, así como compartirlas y darles seguimiento de manera adecuada. Hugo te empuja a crear una agenda, anotar ideas e información importantes de las reuniones y convertir los elementos de acción en tareas. La aplicación se conecta con otros sistemas de administración de tareas, como Asana, Trello y Jira, lo que le permite enviar esas tareas a las aplicaciones que su equipo ya usa. Es gratis para hasta 30 personas, con una versión Pro (un precio fijo de $ 399 por mes) que agrega soporte para más miembros del equipo y funciones, como informes detallados y análisis de calendario.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote comparte muchas características con Evernote (una grabadora de audio, una cámara, etc.), pero es más adecuado para las personas que usan otros productos de Office porque se integra estrechamente con ellos. Si tiene una cuenta comercial de Microsoft, por ejemplo, puede usar una función especial en OneNote que le muestra las próximas reuniones enumeradas en Outlook para que pueda escribir agendas para ellos o tomar otras notas sobre ellos. Otra función llamada Tinta digital le permite dibujar diagramas e imágenes con un lápiz óptico en dispositivos compatibles. También es fácil compartir notas que capture antes, durante o después de una reunión con otras personas de su organización.

Minutes.io

Minutes.io (gratis) es explícitamente para tomar actas de reuniones. Le brinda una plantilla para escribir todos los detalles de lo que sucede durante una reunión, como quién dijo qué, qué promesas se hicieron y qué fechas límite se decidieron. Minutes.io utiliza abundantes teclas de acceso rápido para que, una vez que las aprenda, no tenga que levantar los dedos mientras escribe. Se ejecuta en un navegador y funciona tanto en línea como fuera de línea. Al final de una reunión, puede agregar fácilmente las direcciones de correo electrónico de las personas al archivo para compartirlo con todos los asistentes. Cuando se le pide que tome notas oficiales para una reunión de forma inesperada, minutes.io se inicia rápidamente y funciona bien, brindándole una plantilla para la tarea en cuestión.

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