Organícese: deje de luchar contra el correo electrónico con más correo electrónico

La sobrecarga de correo electrónico es un gran problema de productividad en el lugar de trabajo. Me encuentro con personas todo el tiempo que se quejan del correo electrónico, diciendo que les abruma, deseando que haya un interruptor de apagado para todos los mensajes nuevos que llegan a sus bandejas de entrada.

Muchas de estas mismas personas, sin embargo, se obsesionan con el correo electrónico de tal manera que terminan exacerbando el problema. Lo que veo son personas que intentan combatir el correo electrónico con más correos electrónicos, lo que a su vez genera cada vez más correos electrónicos. Debido a que están sumidos en la miseria del correo electrónico, generalmente no pueden ver lo que está sucediendo con claridad, por lo que no tienen idea de que lo están empeorando.

Hay algunas formas en las que he notado que las personas se disparan en el pie mientras intentan lidiar con la sobrecarga de correo electrónico.

No use su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes

El primer ejemplo de personas que empeoran sus problemas de correo electrónico son listas de tareas pendientes, como me gusta llamarlos. Los listas de tareas pendientes dejan correos electrónicos en sus bandejas de entrada cuando el mensaje contiene una tarea o activa la memoria de una tarea asignada. En otras palabras, usan la bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes.

Organizarse

Piense en cómo la gente suele asignar tareas por correo electrónico. Rara vez la tarea se indica claramente en la línea de asunto. El receptor tiene que abrir y leer el correo electrónico para conocer los detalles de la tarea. Sin embargo, es más probable que el mensaje no tenga toda la información que necesita el receptor, como una fecha límite u otros detalles sobre la tarea. Un intercambio de mensajes de ida y vuelta aclara la tarea y termina creando un nuevo correo electrónico cada vez que sucede. En resumen, las bandejas de entrada de correo electrónico son listas de tareas pendientes muy pobres.

Otro problema es que los encargados de las tareas pendientes tienen que comprobar constantemente cada correo entrante para ver si contiene una tarea y, si no es así, se deshacen del correo de inmediato. Los listas de tareas pendientes terminan desyerbando incesantemente.

Peor aún, los listas de tareas pendientes se acostumbran a revisar sus bandejas de entrada para sus tareas diarias y, a menudo, terminan enviándose por correo electrónico recordatorios de otras cosas que quieren hacer.

Si el correo electrónico es un problema, ¿por qué querría crear más correo electrónico ¿De este modo?

Sin embargo, en el meollo de la cuestión, los listas de tareas pendientes no pueden ver cómo su sistema está empeorando las cosas. A menudo argumentan que usar su bandeja de entrada como una lista de tareas es lo único que funciona. Pero si esta misma persona se siente abrumada por el correo electrónico, claramente no está funcionando. Hay algunas soluciones y las abordaré en un momento.

Dejar de enviar Nudgemail

Recientemente hablé en un retiro corporativo sobre la gestión del correo electrónico. Para prepararme para la charla, hablé con algunos empleados y me enteré de que muchos de ellos administraban grandes volúmenes de correo electrónico, a veces 1000 mensajes por día, utilizando Nudgemail. Pensaron que era una forma perfectamente sana de gestionar el flujo.

Nudgemail es una herramienta freemium que esencialmente le permite posponer el correo electrónico estableciendo una hora en que reaparecerá en su bandeja de entrada como un mensaje nuevo. “Esencialmente” es una palabra muy importante aquí.

La mayoría de las funciones de repetición, como las de SaneBox o algunas de las mejores aplicaciones de correo electrónico, ocultan el mensaje original de su bandeja de entrada y luego hacen que vuelva a aparecer como un nuevo correo no leído en el momento que elija. Nudgemail funciona de forma un poco diferente. Cuando lo usa para posponer el correo, el correo electrónico original permanece en su bandeja de entrada y nuevo mensaje aparece en la parte superior de su bandeja de entrada, con todo el hilo del mensaje original citado.

No me malinterpretes. Nudgemail es una buena herramienta y es una gran solución en algunas circunstancias. Cualquiera que vea la bandeja de entrada como un flujo de información en lugar de un punto de recopilación para la comunicación que necesita ser procesada, podría hacer bien en usarla. Pero cuando los trabajadores me dicen que la gran cantidad de mensajes en sus bandejas de entrada los deja sin poder hacer su trabajo, y el 20 por ciento de sus mensajes son mensajes repetidos en forma de Nudgemails, eso es un problema.

Por mucho que los listas de tareas pendientes puedan negar el hecho de que su sistema está roto, algunos usuarios de Nudgemail lo convierten en una muleta. Están tan atrapados en sus hábitos actuales que no pueden imaginar una solución mejor.

No respondas tan rápido

Muy a menudo, responder a un correo electrónico es una forma de reconocer el mensaje de otra persona sin hacer avanzar la conversación. Imagine que un compañero de trabajo envía un correo electrónico para pedirle su opinión sobre una presentación. Aún no ha mirado la presentación. Dependiendo de su lugar de trabajo, podría ser más aceptable responder rápidamente con “No sé. Todavía no he mirado”, que esperar dos horas hasta que haya mirado y formado una opinión. Cuando salta a responder rápidamente, incluso si el mensaje no es importante, está generando un exceso de correo electrónico. Si la cultura de la empresa lo empuja hacia ese comportamiento, es mejor que crea que otras personas también lo están haciendo.

Una persona que responde con lentitud al correo electrónico puede verse como un perezoso o no ser un jugador de equipo, incluso si esperar para responder un correo electrónico es una forma mucho más lógica y productiva de hacerlo. Pero es completamente al revés, y debe alejarse de él si se siente inundado por el correo electrónico.

Lo que termina sucediendo es que la gente responde a los mensajes solo para pasar la pelota. Digamos que Raj le pregunta la opinión de Sarah sobre algo y ella responde: “No estoy seguro. ¿Qué opinas?” Ahora la pelota está de vuelta en la cancha de Raj, y él tiene la responsabilidad de responder, aunque solo sea para que Sarah tenga un nuevo mensaje no leído en su bandeja de entrada que le recuerde que debe responder esta vez.

Otro ejemplo que es común para las personas en los departamentos de soporte, como TI, es que configurarán una dirección de correo electrónico genérica para que los empleados presenten tickets de ayuda, como [email protected] Sin embargo, cuando un empleado se asusta porque su computadora está averiada y necesita obtener ayuda rápidamente, es posible que se olvide del correo electrónico genérico y en su lugar envíe un correo electrónico a la persona que conoce en TI. ¿Esa persona de TI debería ocuparse del problema? ¿Ignorar el correo electrónico? Responder y decirle al empleado que necesita usar la dirección correcta de ayuda de TI. CC su jefe? ¿Qué es lo correcto por hacer?

A menudo, la respuesta, alimentada por el pánico y la frustración, solo genera más correos electrónicos (y crea tensión). Una vez más, es un ejemplo de la cultura empresarial que crea expectativas de una respuesta rápida que está en la raíz del problema. Pero puede romper con este patrón sin perturbar la paz y generar menos correos electrónicos como resultado.

Soluciones para correo electrónico excesivo

¿Cómo dejamos de generar correos electrónicos excesivos? Algunas soluciones son sencillas y rápidas, y una persona puede realizarlas sin el apoyo de la empresa.

En el ejemplo anterior, el personal de TI probablemente podría cortar el problema de raíz manteniendo una conversación cara a cara (o una llamada telefónica con un empleado remoto), en lugar de responder por correo electrónico. Si la persona de TI responde por correo electrónico, el compañero de trabajo que lo necesita probablemente no lo leerá con mucha atención de todos modos. Recuerde, ella ya está estresada por su problema con la computadora. Puede sonar muy poco tecnológico, pero confrontar al compañero de trabajo cara a cara, con calma y profesionalmente, lo ayudará a recordar el protocolo correcto para presentar tickets de ayuda en el futuro, especialmente si la persona de TI explica cualquier otro trabajo que tuviera prioridad en el momento. Explicar en persona es muy útil.

Otra forma de dejar de generar correos electrónicos excesivos es encontrar buenas herramientas de asistente de correo electrónico que lo ayuden a reducir el correo electrónico en su bandeja de entrada, en lugar de propagarlo, como lo hace Nudgemail. SaneBox (alrededor de $ 7 por mes) es la solución que recomiendo. Mailbird es una aplicación de cliente de correo electrónico que viene con una opción de repetición y otras características que también pueden ayudar.

Deje de usar su bandeja de entrada como lista de tareas pendientes, tanto para tareas personales como relacionadas con el trabajo. Hay tantas herramientas excelentes ahora que son mucho mejores para asignar tareas, rastrearlas, actualizar los detalles sobre ellas, etc., que no dependen del correo electrónico. Me gusta Todoist, aunque Wunderlist también es una gran aplicación.

Si puede convencer a su equipo de trabajo o departamento para que elija una mejor herramienta para la asignación de tareas, realmente estará en una forma mucho mejor. Además de las aplicaciones de gestión de proyectos de fuerza completa, existen otras aplicaciones de colaboración que son livianas, fáciles de usar, más rápidas de configurar y pueden ser una mejor solución para los desafíos de su equipo.

Para obtener más información, consulte mis otros consejos sobre cómo reducir la sobrecarga de correo electrónico de la oficina.

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