Organícese: ¿Cuál es la mejor herramienta para organizar una empresa en crecimiento?

“¿Qué herramienta me ayudará a administrar mejor mi negocio en crecimiento?” Un lector llamado Rafael me escribió el mes pasado para hacerme esta pregunta. Había estado leyendo sobre algunas de las mejores herramientas de gestión de proyectos, software de gestión del trabajo, programas de comunicación y todas esas otras aplicaciones de productividad destinadas a generar un boom empresarial. Pero no podía imaginarse cuál funcionaría mejor para administrar su trabajo.

Organizarse

“Acabo de empezar a trabajar para una pequeña empresa de inversión inmobiliaria”, escribió, “y realmente, realmente necesitan ayuda para automatizar sus procesos. Administran las cosas principalmente por correo electrónico (¡argh!) Y con planes de expansión, no es una estructura escalable En este punto. Estaba pensando en utilizar Asana o Proyectos de trabajo en equipo para optimizar las operaciones y quería su opinión. Para darle una perspectiva, el equipo está formado por cinco empleados internos que trabajan con inversores para comprar y vender propiedades “.

Rafael explicó además que él piensa en cada propiedad como un “proyecto” y quería poder crear una lista de tareas para cada una que se asignarían a los empleados según fuera necesario. Las organizaciones gestionan entre 150 y 200 “proyectos” a la vez. Y de vez en cuando, los actores externos necesitan conocer el proceso.

También dijo que la flexibilidad y la colaboración en equipo eran de suma importancia, como lo son en muchas empresas. Pero parecía bastante decidido a usar Asana o Proyectos de trabajo en equipo. Esta es mi respuesta:

Baraja de cartas vs.Juego de mesa

Piensa en Asana como una baraja de cartas y piensa en Proyectos de trabajo en equipo como un juego de mesa. Con una baraja de cartas, puede jugar un juego que haya creado otra persona o puede inventar su propio juego. Con un juego de mesa, el juego viene con reglas, y puedes doblarlas si quieres, pero en términos generales, el juego de mesa está diseñado para jugar contigo respetando las reglas.

En mi experiencia, Asana toma tiempo para implementarlo correctamente, pero en última instancia, puedes usarlo como quieras. Los primeros días serán realmente confusos para todos los que estén aprendiendo a usar el sistema. La razón es que su equipo deberá establecer las reglas sobre cómo usarlo. No existe una forma correcta o incorrecta de usar Asana.

Después de unas semanas, con suerte, los cinco empleados estarán a bordo y probablemente comenzarán a ajustar sus reglas en este punto. Asana toma prueba y error. También se necesita una sólida comunicación del equipo para garantizar que todos utilicen la herramienta de la misma manera.

Ahora hablemos de proyectos de trabajo en equipo. Su equipo también tardará un tiempo en acostumbrarse a los proyectos de trabajo en equipo, pero por una razón diferente. Las personas explorarán todas las funciones e ingresarán tareas por primera vez. Es probable que su equipo cree un montón de plantillas que puedan volver a utilizar para la próxima venta o compra. Pero con Teamwork Projects, la clave es que manejará cada compra o venta de bienes raíces como un proyecto.

Los proyectos siempre tienen fechas de finalización y, en tu caso, es la fecha de cierre. Por lo general, tienen hitos, tal vez entrando en un contrato o poniendo dinero en garantía. Y con los proyectos, las fechas de estos plazos e hitos son importantes. No tengo ni idea de si los plazos son importantes para su equipo o no. ¿Su equipo dice cosas como “Compremos esta propiedad antes del 1 de octubre” o simplemente “Compremos esta propiedad” sin saber cuánto tiempo tomará? Si tiene plazos fijos, los proyectos de trabajo en equipo probablemente sean mejores.

Las herramientas de gestión de proyectos, como los proyectos de trabajo en equipo, le permiten crear dependencias entre tareas para que una tarea no pueda suceder hasta que ocurran todas las tareas dependientes. Por ejemplo, si no puede ir a contratar hasta que finalice la inspección, es posible configurarlo en Proyectos de trabajo en equipo. Con Asana, tu equipo puede elegir jugar según esa regla, pero no será parte del sistema en sí. Puede usar ambas herramientas de forma gratuita para tener una idea de cómo funcionan y luego actualizar a una cuenta paga que tendrá más funciones.

Hablé con Rafael unas semanas después para ver si había tomado una decisión y cómo estaba funcionando la herramienta para su equipo. Había optado por probar Proyectos de trabajo en equipo. El punto de venta, dijo, era la capacidad de crear dependencias entre tareas. La configuración estaba tomando algo de tiempo, como se esperaba, pero Rafael también tenía buenas noticias para compartir:

“Una revelación que vale la pena mencionar es que hay una Oferta de inicio de proyectos de trabajo en equipo, donde dan a las startups un año de software gratis. Fue muy beneficioso hacer la mudanza “, escribió Rafael.

Recursos adicionales

Para obtener consejos relacionados, consulte Siete formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y Cómo usar Asana en los negocios.

Y para obtener más recomendaciones de aplicaciones comerciales, consulte el Mejor software de colaboración comercial en línea.

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