Organícese: cómo utilizar el software de colaboración para mapear flujos de trabajo

El primer día de mi primer trabajo real, el editor más senior de la empresa de publicación de revistas que me contrató me llevó a un enorme diagrama de flujo colgado en una pared. “Así es como un artículo pasa de ser escrito a publicado”, dijo. Ella me acompañó durante todo el proceso, enfatizando las partes en las que mi equipo y yo estábamos involucrados. Esto fue en 2001, antes de que el software de colaboración estuviera disponible gratuitamente, pero las lecciones que aprendí ese día se aplican incluso en esta era de Asana y Slack.

Organizarse

Cada artículo de revista se metía en un sobre de polietileno de gran tamaño con un trozo de papel pegado al frente. El artículo estaba codificado por colores según la revista en la que aparecería el artículo. A esto lo llamamos chaqueta de trabajo. Cada vez que el artículo se enviaba a un departamento diferente, ya fuera a los correctores de estilo para su revisión o al departamento de mecanografía para cambios, el historial de su viaje se registraba en la carpeta de trabajo. Cuando un empleado terminaba con él, lo asignaba a un nuevo departamento escribiendo una línea en la hoja de seguimiento. Cualquiera que viera una chaqueta de trabajo sabía exactamente todas las etapas por las que había pasado el artículo y adónde se suponía que debía ir a continuación.

Pensando en ello, estas chaquetas de trabajo fueron un precursor y una manifestación física del software de flujo de trabajo actual, como Asana. El diagrama de flujo de trabajo que se fijó en la pared fue una excelente orientación para mí, como nuevo empleado y para cualquier otra persona que esté incorporada. Me dio una imagen clara de lo que hacía la organización y cómo.

En el mundo actual, donde buscamos entornos sin papel y nos hemos trasladado en gran medida a carpetas y archivos electrónicos, es más fácil renunciar a crear este tipo de documentos de flujo de trabajo y mantenerlos actualizados. Pero para todas las empresas e incluso los proyectos de trabajo en equipo a nivel de aficionados, es muy importante documentar su flujo de trabajo.

Flujo de trabajo de muestraFlujo de trabajo de muestra

¿Por qué Document Workflow?

¿Por qué debería documentar su flujo de trabajo? Hay algunas razones absolutamente críticas, incluidas las siguientes:

  • Ayuda a los propietarios y gerentes de negocios a pensar detenidamente y comprender qué sucede en cada etapa del proceso comercial y por qué;
  • Permite identificar los pasos innecesarios y eliminar los procesos;
  • Recuerda a los empleados o miembros del equipo que pueden estar distantes de ciertas etapas del negocio por qué existen y qué valor brindan;
  • Es esencial para incorporar a los miembros del equipo;
  • Es una de las mejores formas de explicar a los posibles colegas, clientes e inversores cómo funciona una empresa; y
  • Permite que un equipo comience a usar herramientas de colaboración de manera más efectiva.

Hasta ese último punto, ya mencioné a Asana. Asana es una herramienta de gestión del flujo de trabajo, como una lista de tareas pendientes con esteroides. Es muy similar al sistema de sobrecubierta que utilicé en mi primer trabajo editorial. Asana te permite realizar un seguimiento de las tareas que deben realizarse y llevarlas a cabo en un proceso. Cada tarea tiene un historial de todos los pasos o subtareas por los que ha pasado. Cuando una persona termina con la subtarea en cuestión, la asigna al siguiente paso y la dirige a una persona o departamento que la tomará a continuación.

Antes hice la analogía de que Asana es como una baraja de cartas, mientras que el software de gestión de proyectos es como un juego de mesa. Cuando abres un juego de mesa, es posible que tengas algo como un tablero, una variedad de piezas de juego y un reglamento claro sobre cómo jugar el juego. Todos los que juegan están de acuerdo con esas reglas predeterminadas. Podrías desviarte de las reglas, pero el juego ha sido diseñado para disfrutar al máximo cuando te apegas a esas reglas, así que lo haces.

Sin embargo, cuando juegas a las cartas, todos los que juegan deben ponerse de acuerdo sobre qué juego se jugará y qué conjunto de reglas seguirás. Podrías jugar a los corazones o podrías jugar a escupir. Algunos juegos de cartas son bien conocidos con reglas establecidas, como Texas Hold’em. Luego, hay otros juegos que tienen variaciones, como rummy (gin rummy, straight rummy, 500 rummy, etc.) y debes revisar las reglas con todos en la mesa para asegurarte de que todos estén de acuerdo. cómo jugar. También existe la opción de inventar tu propio juego de cartas, con reglas únicas que tienes que enseñar a todos los que quieran jugar.

Asana (y muchas otras herramientas de colaboración; daré más ejemplos en un momento), como dije, es como una baraja de cartas. Entonces, para que Asana funcione, todos deben saber cómo se juega el juego, cuáles son las reglas, cuál es el objetivo y cómo termina el juego.

¿Qué pasa con Kanban?

Los tableros Kanban son otro ejemplo de herramientas de colaboración que se parecen más a una baraja de cartas. Trello es un ejemplo de una herramienta kanban en línea. Los equipos de desarrollo y programación de software a menudo usan kanban de una manera predeterminada y altamente especificada (como jugar Texas Hold’em), mientras que aquellos que usan kanban para uso personal pueden crear las reglas que quieran.

TrelloTrello

Si tiene un flujo de trabajo documentado, puede mapear fácilmente ese flujo de trabajo en Asana. Es mucho Es más fácil comenzar a usar Asana cuando ya tiene un flujo de trabajo documentado porque significa que ya ha pensado en todo el proceso empresarial o de equipo de arriba a abajo. Adoptar Asana requiere un poco de prueba y error pase lo que pase, pero será mucho más complicado y frustrante si lo haces sin haber documentado antes tus flujos de trabajo.

Mapeo de flujos de trabajo

Con el software de flujo de trabajo, generalmente hay algo que se completa, incluso si todo el proceso está en curso. Todo lo que se puede completar son generalmente sus tareas o subtareas.

La idea de finalización es muy diferente en el software de gestión de proyectos. Un proyecto por definición es algo que se completa y se entrega en una fecha. Pero no todo tipo de trabajo son proyectos. En la editorial de la revista donde trabajaba, un artículo estaría completo cuando se imprimiera. Asimismo, cada número de una revista tenía una fecha de finalización en el momento de su entrega. Pero la edición de copias nunca se completó. Fue un trabajo en curso. Todavía necesitaba ser rastreado. Tenía asignaciones de tareas concretas (copiar, editar este artículo), pero la edición de copia en sí no tenía una fecha de finalización o entregable.

El proceso de mapeo de un flujo de trabajo también implica identificar exactamente qué procesos o procedimientos deben asignarse y seguirse explícitamente. Esta precisión y nivel de detalle es muy importante.

Piense en una receta para cocinar. Las recetas no enumeran todos los pasos porque muchos de ellos están implícitos o se entienden. Las recetas no le dicen que rompa huevos, vacíe su contenido y tire las cáscaras porque “agregar huevos” ya significa eso, y resulta innecesariamente engorroso enumerar todos esos pasos. De manera similar, en un entorno de trabajo, podría entenderse que “editar artículo” significa “verificar el título, verificar el título, copiar, editar el artículo y dejar cualquier pregunta para el autor”.

En algunas situaciones, sin embargo, es posible que deba ser explícito en mayor grado. Una vez trabajé en la publicación de periódicos donde revisar los titulares, las leyendas de las fotos, la fecha en la parte inferior de la página y el número de página deberían haber sido pasos separados de la corrección de estilo porque a menudo se pasaban por alto.

En otras palabras, debe averiguar qué nivel de detalle es necesario. Demasiados pasos, y las personas que usan el software ignorarán el procedimiento. Demasiados pocos y pueden ocurrir errores críticos. Es probable que sea necesario un poco de prueba y error para hacerlo bien, pero debe tomar algunas decisiones antes de comenzar.

Mapeo de mentalidades

Al mapear flujos de trabajo, también dedicará tiempo a averiguar cómo piensa su organización, colectivamente. ¿Cuál es la mentalidad de su organización sobre proyectos, personas o temas de interés? Es relevante en Asana, así como en otras herramientas de colaboración.

Slack es un buen ejemplo. Slack es una plataforma de mensajería que enfatiza las notificaciones pull en lugar de push, por lo que se trata de aceptar los mensajes que desea recibir. Para hacer buenos filtros para esas notificaciones, debe confiar en parte en los canales. Los canales son como grupos y, para que los canales sean eficaces, debe saber cómo su equipo piensa sobre, bueno, todo. ¿Piensas en términos de departamentos o proyectos? ¿Piensas en términos de temas o clientes? Si dirige una empresa de bienes raíces, tal vez piense en términos de vecindarios, umbrales de valor de propiedad o agentes. Debes conocer la mentalidad de tu equipo antes de crear canales para que sean realmente efectivos para facilitar el trabajo en equipo.

Código de coloresCódigo de colores

Las herramientas de colaboración a menudo incluyen más formas de organizar la información, como el uso de códigos de colores, etiquetado y, a veces, incluso etiquetado con códigos de colores. ¿Recuerda esas chaquetas de trabajo codificadas por colores que describí anteriormente? Mismo trato. Cuando se usa correctamente, la codificación por colores es un significante visual que transmite información de manera inmediata y clara. Por esa razón, la codificación por colores aumenta la productividad. Recomiendo encarecidamente utilizar la codificación de colores en una herramienta de colaboración, siempre y cuando primero se asegure de comprender la mentalidad del equipo sobre por qué algo debe codificarse por colores en primer lugar. ¿Qué información debe transmitirse de inmediato y sin palabras? Tienes que entender la mentalidad de tu equipo para poder responder esa pregunta.

Incluyendo Cultura

Es importante documentar los flujos de trabajo antes de asignarlos a una herramienta de colaboración, y es igualmente importante comprender y mapear la mentalidad. La pieza final es cultura.

Las herramientas de colaboración reflejan la cultura de la empresa y viceversa. Es realmente importante establecer reglas generales de participación con respecto a la profesionalidad, el nivel de formalidad y dónde es y no es apropiado salirse del tema.

Desde el punto de vista de un empleado o miembro del equipo, las herramientas de colaboración se utilizan con mucha frecuencia como un lugar para desahogarse. En mi experiencia, las personas expresarán sus quejas independientemente de si las herramientas de colaboración les brindan un espacio dedicado para ello. Algunas organizaciones valoran el debate abierto e incluso las discusiones acaloradas sobre el trabajo, mientras que otras lo ven como una distracción y potencialmente peligroso.

Las herramientas de colaboración por sí solas no pueden dictar si la gente se desahogará y disentirá en los lugares apropiados. Tiene que provenir de la cultura empresarial. Las personas en posiciones de liderazgo deben dejar en claro si quieren que los miembros del equipo expresen sus quejas y argumentos dentro del contexto del trabajo o fuera de él. ¿Quién necesita saber cuando hay un problema? ¿Los miembros del equipo quieren permanecer en el anonimato antes de expresar una inquietud o queja? ¿Las quejas se hacen para catarsis o para resaltar problemas potenciales con el trabajo y los flujos de trabajo? Si va a suceder de todos modos (y lo es), es mejor tenerlo en cuenta y tomar decisiones al respecto en lugar de fingir que no está sucediendo.

Recursos adicionales

Otro recurso que facilita los flujos de trabajo de mapas es el software de mapas mentales; Vea estos consejos sobre cómo un mapa mental puede ordenar su gestión de proyectos. Si está en los primeros días de usar software de gestión de proyectos, estos cuatro consejos para comenzar le ayudarán. Y para una mirada más profunda a Asana, es útil leer algunos consejos para usar Asana.

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