Organícese: Cómo ponerse al día con sus informes de gastos antes de fin de año

Se acerca el final del año. Trabaja en silencio en su escritorio cuando llega un nuevo correo electrónico del departamento de contabilidad. Jadeas en voz alta ante la línea de asunto y todos tus compañeros de trabajo se vuelven para ver qué pasa. Sus mejillas se sonrojan al admitir que hasta este mismo momento, se había olvidado por completo de presentar un informe de gastos. El correo electrónico dice que la fecha límite es hoy. El calor de tus mejillas se transforma en una sensación de pavor que recorre tu pecho hasta la boca del estómago. Su empresa le debe unos cientos de dólares y, en esta época del año, realmente podría usarlos. ¡Que no cunda el pánico! Estos sencillos pasos pueden ayudarlo a controlar sus gastos.

Organizarse

Algunas organizaciones facilitan mucho el envío de informes de gastos, incluso si llegan tarde. Tener tarjetas de crédito de la empresa vinculadas a un sistema de informes de gastos ayuda enormemente, por ejemplo, pero no todo el mundo tiene ese lujo. Así que respire hondo y siga estos pasos para enviar sus informes de gastos vencidos lo antes posible.

Tenga en cuenta que gran parte de este artículo también se aplica a los autónomos que tienen que buscar recibos al final del año para reclamar las deducciones fiscales por gastos comerciales.

1. Pregunte cuándo es la fecha límite real y si puede presentar tarde

Dependiendo de cuándo su organización establece su año financiero y cómo maneja las acumulaciones, es posible que la fecha límite para presentar los informes de gastos ya haya pasado. Pero eso no significa necesariamente que sea demasiado tarde para enviar sus recibos. Las personas inteligentes rellenan los plazos. Si alguien le dice que la fecha límite es el viernes al final del día, es muy probable que la fecha límite real sea el lunes por la mañana o más tarde.

Pídale a alguien en contabilidad oa su jefe detalles claros sobre la fecha límite real para los informes de gastos y si hay algo que pueda hacer si no lo ha hecho. A menudo lo hay. Si puede presentar la solicitud tarde, sea amable y cortés con las personas que lo ayudan a hacerlo, y haga todo lo posible para entregar exactamente lo que le piden. Sea detallado. Recuerda que te están haciendo un favor. Haga todo lo posible por devolverlo facilitando su trabajo.

2. Consulte las reglas para los recibos

Si ha presentado informes de gastos antes, probablemente conozca las reglas básicas para enviar recibos. ¿Pero conoces los pequeños detalles? Al presentar un informe de gastos mucho después de haber incurrido en los gastos, es posible que haya perdido algunos recibos. Averigüe si existe una política, como solicitar recibos solo para gastos superiores a $ 10. También pregunte si puede mostrar un comprobante de pago proporcionando un extracto de la tarjeta de crédito con el artículo resaltado. Estos detalles pueden marcar una gran diferencia en el tiempo que le toma preparar un informe de gastos.

3.Haga un esquema de elementos y fechas

Una vez que sea el momento de comenzar a crear un informe de gastos vencidos, haga una lista aproximada de los principales gastos que debe reclamar, como los artículos que compró, los viajes y la hospitalidad del cliente. Si solo está solicitando un artículo o un viaje, omita este paso.

Si un elemento de su lista es un evento, como la visita de un cliente o una conferencia, anote las fechas. Luego, debajo del evento, cree una entrada para cada día, como esta:

Conferencia X: 1-3 de junio
1 ° de Junio
2 de junio
3 de junio

4. Visualice sus gastos

Al juntar los gastos relacionados con viajes o eventos, encuentro que es útil enumerar primero los gastos más grandes (vuelos, hotel y tarifas de asistencia, por ejemplo) y luego tratar de recordar o volver a imaginar cada día para cubrir los gastos más pequeños. Haga esto debajo de la entrada de cada día.

Me gusta hacer un bosquejo aproximado de los posibles gastos, luego completarlo como los recuerdo (los pasos 5-7 incluyen algunos trucos para llenar los vacíos cuando falla la memoria). El esquema debe incluir tantos de estos puntos como sean relevantes para sus fechas:

  • Lugar de inicio. ¿Dónde dormiste? ¿Tuviste algún gasto en este lugar, como cargos por Wi-Fi?
  • Viaje Local. ¿Fuiste a algún lado y, de ser así, cómo llegaste (automóvil, taxi, servicio de automóvil, transporte público)? Como regresaste Si reclamaba una tarifa por milla por conducir, ¿cuál era la distancia?
  • Comidas. ¿Dónde desayunaste, almorzaste y cenaste? ¿Compraste alguna bebida, incluso agua embotellada y café, o bocadillos?
  • Suministros. ¿Necesitaba comprar algo esperado o inesperado durante su día?
  • Ubicación final. ¿Dónde terminaste tu día? ¿Qué pagaste allí?

A menudo, el simple hecho de hacerse estas preguntas le ayuda a recordar gastos que de otro modo podría haber olvidado.

5. Hojee sus recibos

Si tiene una pila de recibos, hojee ahora y combínelos con el esquema que creó. Hay una razón por la que no hago este paso primero. A veces, los recibos remodelan nuestra memoria de una manera que deja fuera parte del día. Por ejemplo, digamos que mira sus recibos y ve que tomó un desayuno rápido en una cafetería y luego almorzó en el lugar de una conferencia. Ahora tiene un recuerdo vívido de esos dos eventos y está listo para pasar al siguiente recibo. Pero su memoria puede haber omitido el viaje en Uber de $ 15 entre las dos ubicaciones simplemente porque no tenía un recibo físico para activar la memoria. Es fácil olvidar los detalles cuando no tenemos desencadenantes.

6. Escanee su calendario

Un calendario puede contener más recordatorios que le ayudarán a crear un informe de gastos preciso. A medida que completa su día, abra su calendario y escanéelo para verificar las fechas de viaje y eventos importantes. Ciertas entradas pueden despertar su memoria sobre los gastos, así como la falta de gastos. Por ejemplo, si un socio comercial le envió una invitación de calendario para cenar un día en que viajaba y ella pagó, entonces no tiene que preocuparse por buscar un recibo por su comida esa noche.

7. Examine la menta

Otro gran lugar para buscar gastos faltantes es Mint. Mint es una aplicación de finanzas personales que consolida todas sus transacciones financieras en un sitio web y una aplicación de búsqueda. Con Mint, puede filtrar todos los gastos de su tarjeta de crédito y débito por fecha, lo que podría ayudarlo a descubrir los gastos que olvidó. En ese ejemplo que di anteriormente sobre un recibo de Uber, puede encontrar la información buscando la fecha en Mint, lo que facilitará encontrar el recibo verdadero en su correo electrónico.

También puede agregar etiquetas en Mint a las transacciones de artículos de línea, y si lo ha hecho durante todo el año para gastos comerciales, puede encontrar fácilmente todos los gastos que necesita reclamar.

Mencioné anteriormente que si no puede encontrar un recibo, puede preguntar si puede enviar una copia de un estado de cuenta de la tarjeta de crédito destacando la línea de un gasto. Nuevamente, Mint lo ayudará aquí, porque le dirá qué tarjeta de crédito utilizó.

8. No olvide las propinas y el estacionamiento

Dos categorías de gastos que son fáciles de pasar por alto son las propinas y el estacionamiento. Las pequeñas propinas pagadas en efectivo, como las del personal de limpieza del hotel y los botones, nunca vienen con recibos. Los pagos de estacionamiento también pueden ser en efectivo sin recibo. Pero se suman y vale la pena reclamarlos si los hiciste.

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