Organícese: cómo pasé a trabajar en la nube

Después de años de trabajar en un sistema híbrido, donde algunos archivos eran locales y otros estaban en la nube, recientemente hice el cambio para trabajar completamente en línea. Elegí usar Google Drive, pero podría haber sido fácilmente cualquier servicio similar, como Microsoft Office Online.

Así es como migré al nuevo entorno, algunas de las ventajas y desventajas de trabajar completamente en línea y consejos si también está pensando en cambiar.

Por qué migré a Google Drive

Hace mucho que utilizo Google Drive, incluidos Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Pero nunca lo usé exclusivamente para todo mi trabajo hasta hace poco.

Organizarse

Mi configuración anterior tenía algunos archivos almacenados localmente en mi computadora (con una copia de seguridad, por supuesto) y solo un puñado de archivos que vivían como Google Docs y otros archivos en línea. Principalmente, usé Google Drive para archivos que eran colaborativos, como un documento para planificar unas vacaciones con amigos.

Una de las principales razones por las que decidí pasar por completo a la nube fue porque he estado usando muchos dispositivos diferentes, muchos más que nunca. En un día cualquiera, es posible que desee trabajar desde cualquiera de los cinco dispositivos diferentes, dependiendo de si estoy en casa, en una reunión, viajando o en otro lugar. Tengo una Mac de escritorio, una Chromebook Pixel que es portátil pero no ideal para reuniones, un teléfono inteligente y una computadora portátil. Y de vez en cuando trabajo en la computadora de otra persona.

Google Drive

Siempre que sea posible, prefiero hacer notas y ediciones directamente en mis archivos, en lugar de hacer una nota separada en una aplicación para tomar notas sobre lo que debo hacer más adelante en el archivo. Trabajar en la nube satisface esa necesidad, y Google Drive también satisfizo la mayoría de mis otras necesidades, como la compatibilidad con los formatos de archivo de Microsoft Office, una gran cantidad de almacenamiento y la compatibilidad con todos los dispositivos que tengo.

Cuando todo su trabajo está en la nube, tiene acceso a los archivos directamente. Siempre que tenga una conexión a Internet (y a veces incluso cuando no la tenga), puede editar los archivos. Google Drive tardó algunos años en llegar a este punto, pero ahora que está aquí, lo estoy usando con excelentes resultados.

Consejos para migrar a la nube

Cuando decida mantener todo su trabajo en la nube y no almacenar nada localmente, se enfrentará a un gran desafío: averiguar qué hacer con todos sus archivos antiguos. Mi consejo es que no se preocupe demasiado por los archivos antiguos. No pierda el tiempo tratando de migrar o reorganizar perfectamente todos sus datos antiguos, que de todos modos nunca volverá a ver.

En su lugar, concéntrese en cómo organizará o almacenará nuevos datos en el futuro. En mi caso, comencé a usar Google Drive para todos mis documentos nuevos de inmediato. Creé nuevas carpetas en Google Drive en línea que reflejaban el mismo sistema organizativo que solía usar en mi escritorio. Cuando comencé un nuevo archivo, lo convertí en un documento de Google. Le presté más atención al presente que al pasado.

Tenía algunos archivos que no clasificaría como antiguos ni nuevos, sino “en curso”. Un archivo en curso es uno que creé hace mucho tiempo, pero que todavía es relevante y está en uso hoy. En mi caso, suelen ser hojas de cálculo en las que registro el trabajo a medida que lo completo. Por ejemplo, tengo un archivo en curso en el que hago un seguimiento de los artículos que escribo, las fechas de publicación y otros metadatos. Lo estoy agregando continuamente, y siempre es útil y relevante, aunque lo creé hace años.

Para migrar estos archivos en curso, simplemente los subí a Google Drive, uno por uno, y los convertí a archivos con formato de Google. Los archivos de Excel se convirtieron en Hojas de cálculo de Google. Fácil.

La razón por la que los hice uno por uno fue para verificar y asegurarme de que se abrieran y que el contenido no estuviera distorsionado. Afortunadamente, todo se transfirió sin problemas. Aún así, guardé esas copias originales de los archivos de gran valor en mi computadora durante aproximadamente un mes, por si acaso, lo que me lleva a otro consejo: Conserve las copias originales de sus archivos importantes durante un período de superposición.

Si algo sale mal con su migración, querrá los originales. Es como cuando deposita un cheque en papel de forma remota utilizando una aplicación móvil y el banco le envía un mensaje que dice: “¿Por qué no se queda con ese cheque hasta que se pague?”

Otro consejo es probar que el servicio funciona en todos sus dispositivos. Abra diferentes archivos. Ahora apague el Wi-Fi e intente abrirlos. ¿Es posible, es decir, tenía copias sin conexión de los archivos que esperaba tener (más sobre el acceso sin conexión en un momento)? ¿Puedes editar? ¿Necesita instalar alguna aplicación o complemento para hacer el trabajo que desea hacer? Es más difícil de lo que piensa tomarse el tiempo para ejecutar estas pruebas, pero seguro que es mejor que aparecer en algún lugar y no poder hacer nada de lo que había planeado.

Una vez que comencé a trabajar con mi nuevo sistema de trabajo completamente en Google Drive (pero aún durante ese período de superposición antes de borrar todos mis datos almacenados localmente), instalé el componente de sincronización de Google Drive en mi computadora y realicé una copia de seguridad de los últimos dos años. valor de los datos a la nube. No probé todos los archivos para asegurarme de que se convirtieran limpiamente a Google Drive, como lo hice con mis archivos importantes en curso, pero me sentí mejor sabiendo que había extraído gran parte de mis datos antiguos por si alguna vez los necesitaba. El consejo en ese frente: haga una copia de seguridad de los archivos antiguos, pero no le dedique demasiado tiempo.

Al sopesar los riesgos y las recompensas, las comodidades y los inconvenientes, sentí que hacer una copia de seguridad de mis datos antiguos, que probablemente no necesitaré nunca más, en Google Drive y dar por terminado el día fue suficiente para mí.

También hay otros pros y contras. Tenga en cuenta que no estoy enumerando todos los pros y los contras, sino solo algunos que son relevantes para usar Google Drive exclusivamente para archivos de trabajo.

Trabajar en la nube: ventajas

Copias de seguridad automáticas. Sé que la mayoría de las personas que no hacen una copia de seguridad de sus datos ahora no van a empezar pronto. Cuando trabaja en Google Drive, no tiene que pensar en realizar copias de seguridad. Sucede automáticamente y con frecuencia.

¡Tanto espacio! Google Drive viene con un generosa cantidad de espacio. Todos los que tienen una cuenta de Google obtienen al menos 15 GB, pero comprar más es barato. Además, hay otras lagunas que te dan mucho más espacio. Por ejemplo, los archivos que crea en Google Drive, como Google Docs, no cuentan para su límite de almacenamiento. Eso es enorme.

Compatible con Office. Aunque creo y edito archivos exclusivamente en Google Drive, no todas las personas con las que colaboro lo hacen. Mucha gente todavía usa Microsoft Office. Con Google Drive, puede exportar cualquier tipo de archivo de Google a un formato de Microsoft. Con solo unos pocos clics, puedo convertir un documento de Google en un archivo .docx de Word.

Descargas de Google Drive

Colaboración. Para colaborar en tiempo real, nada supera a Google Drive. Puede compartir archivos con otros usuarios, administrar quién puede verlos y editarlos, e incluso tener una conversación con sus colaboradores mientras trabajan juntos en un archivo.

Sincronización local. Como mencioné, pude hacer rápidamente una copia de seguridad de mis archivos antiguos en Google Drive porque tiene un componente de sincronización local. Esta función permite que Google Drive realice una doble función como un paquete de oficina colaborativo en línea y un programa de copia de seguridad y sincronización de archivos.

Precio. Google Drive es gratis. Microsoft Office cuesta alrededor de $ 100 al año. ¿Necesito decir mas?

Trabajar en la nube: contras

Problemas de privacidad y seguridad. Las personas que no quieren utilizar un servicio en la nube casi siempre están preocupadas por la privacidad y la seguridad. Alguien más está almacenando sus datos en una ubicación que probablemente no pueda identificar. Google cifra los archivos almacenados en Drive de forma predeterminada, pero la empresa también administra las claves por usted, lo cual es una señal de alerta para algunos. Si no confía en la empresa que almacena sus archivos, o si sus archivos contienen información muy confidencial, es posible que la migración a la nube no sea para usted.

Acceso sin conexión. Trabajar en la nube significa que necesita una conexión a Internet. Navegar por las reglas y configuraciones en línea versus fuera de línea puede ser una verdadera molestia. A veces las cosas salen mal o no como esperabas.

Con Google Drive, es posible trabajar sin conexión, lo cual es genial, excepto que hay muchas advertencias y, francamente, no las tengo memorizadas. Sé que necesito usar el navegador Chrome para que funcione, pero con frecuencia olvido los detalles. Descubrí que cargar los archivos en los que quiero trabajar antes de salir de un área con Wi-Fi es una buena solución, pero nuevamente, solo si estoy ejecutando Chrome. Entonces puedo trabajar en estos archivos con facilidad (siempre que no cierre la pestaña accidentalmente).

Pero puede ensuciarse.

Cuando termine de editar sin conexión, todavía necesito conectar el dispositivo a Internet para obtener los cambios en la nube. A veces causa problemas. Digamos que trabajo sin conexión en una computadora portátil mientras estoy en un avión. El avión aterriza, me subo a un taxi y luego recuerdo otro cambio que quiero hacer. Si abro mi teléfono y cargo el archivo usando una conexión de datos, veré la copia anterior antes de todos los cambios que hice en el avión porque aún no los he sincronizado. Digamos que olvido ese punto y hago algunos cambios por teléfono. Cuando finalmente conecte mi computadora portátil a Internet, Google me dirá que algo está fuera de lugar. Hay soluciones, pero ninguna es limpia o sencilla. Prepárate para copiar y pegar.

La búsqueda funciona, excepto cuando no lo hace. Cuando almacena sus archivos con Google, el primer nombre en la búsqueda de Internet, tiene grandes expectativas para la herramienta de búsqueda. Encontrar archivos en Google Drive ha sido impredecible para mí. Cuando busco por nombre de archivo, es probable que encuentre lo que necesito, pero no siempre. Los guiones bajos en los nombres de archivo, en particular, parecen poner a Google en un bucle. Tengo un archivo llamado 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, pero cuando busco “Colaboración”, la imagen de abajo muestra lo que aparece.

Búsqueda de Google Drive

Google busca el contenido de sus archivos, lo que ayuda, pero aún puede ser necesario un poco de prueba y error para encontrar lo que necesita. Cuando otros colaboradores comparten archivos contigo, esos son los que a menudo tengo más dificultades para encontrar, con o sin búsqueda. Termino confiando en los archivos marcados con una estrella (favoritos), así como en la lista de archivos recientes que Google Drive ofrece bastante.

Distracciones online. Para trabajar en Google Docs, debe tener una ventana del navegador abierta y, para algunas personas, estar en línea es una pendiente resbaladiza. Para mí, no es un gran problema. Utilizo varias herramientas y trucos para aumentar la productividad y minimizar las distracciones. Pero para otros, simplemente estar en línea es una invitación a navegar por la Web y no hacer un trabajo real. Si es mejor para hacer el trabajo cuando se desconecta de Internet, probablemente trabajar en la nube no sea para usted.

¿Debería pasar a la nube?

Trabajar exclusivamente en la nube tiene sus beneficios, pero también conlleva algunas frustraciones. Como dije, trabajar en línea no significa necesariamente usar Google Drive, pero muchas de las ventajas y desventajas serán las mismas en soluciones similares. Algunas preguntas que debe hacerse antes de pasar a la nube son:

  • ¿Tengo acceso a Internet confiable la mayor parte del tiempo?
  • ¿Estoy dispuesto a aprender las reglas de trabajo en línea y fuera de línea?
  • ¿Trabajar en la nube me dará acceso a archivos de una manera que no tengo ahora y que realmente usaré?
  • ¿Estoy dispuesto a organizar dónde se almacena mi trabajo para poder encontrarlo fácilmente?
  • ¿Podré resistir las tentaciones de navegar por la Web si siempre estoy conectado?

Para obtener más consejos, consulte 30 consejos de Google Drive.

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