Organícese: cómo mejorar la comunicación para una mejor gestión de proyectos

Durante cualquier proyecto, es fundamental saber cómo comunicarse, así como cuándo utilizar un servicio de gestión de proyectos para la comunicación. La comunicación con todos los interesados ​​es el factor más importante para el éxito de la gestión de proyectos, según un informe del Project Management Institute. Con demasiada frecuencia, las malas comunicaciones son la causa de otros problemas que desvían un proyecto o lo hunden por completo.

¿Qué significa una comunicación clara, abierta y eficaz en términos de gestión de proyectos y cómo se hace? La columna Organícese de la semana pasada analizó cómo comenzar a administrar un proyecto. Las conclusiones clave fueron la definición del proyecto (y asegurarse de que es un proyecto en lugar de un trabajo en curso) y sus requisitos, alcance, entregables, hitos y actores, incluidos los interesados. Si aún no lo ha leído, le recomiendo que lo haga antes de abordar este artículo.

Cómo la mala comunicación afecta la gestión de proyectos

Los tres problemas principales que impiden que un proyecto sea exitoso son los cambios en el alcance, la estimación deficiente en la fase de planificación y las metas y objetivos mal definidos, según una encuesta de PricewaterhouseCooper. Pero Jason Westland, director ejecutivo de ProjectManager.com, ve todos esos problemas como problemas que surgen de una raíz diferente: la mala comunicación.

“Si un gerente de proyecto no tiene el alcance establecido o si los jugadores no conocen el cronograma, las cosas se derrumban o lo que se entrega no cumple con los requisitos”, dijo Westland cuando hablé con él recientemente sobre las mejores prácticas de administración de proyectos. .

Organizarse

Westland, quien también escribió El ciclo de vida de la gestión de proyectos, agregó, “Lo que suele ocurrir es que el gerente de proyecto no tiene un control real sobre el alcance del proyecto. El equipo no sabe realmente lo que está entregando. Nadie sabe realmente cuáles son las fechas de finalización de los hitos o Los entregables clave son. Y durante el transcurso del proyecto, nadie los mantiene informados de la visión general, la razón por la que lo están haciendo. Y las cosas simplemente se deslizan “.

Westland creció en Nueva Zelanda. Compartió conmigo una analogía entre pastorear ovejas en el terreno de su tierra natal y administrar un proyecto.

Imagine a un niño que tiene que mover 300 ovejas de un potrero a otro usando solo unos pocos perros. “Estás en constante comunicación con tus perros a través de un silbato”, dijo. “Los perros se mueven constantemente para dividir grupos [of sheep] o fusionar grupos “. El trabajo puede parecer difícil de manejar para un niño y algunos perros, pero si nunca hay una interrupción en la comunicación y el niño sigue recordándose a sí mismo cuál es su objetivo, se puede hacer.

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Durante la reunión de inicio de un proyecto, todos los actores que estarán trabajando en el proyecto deben salir de la reunión con una descripción clara de lo que comprenderá el proyecto final. En otras palabras, todos deberían tener no solo una visión, sino también detalles escritos.

Imagine un proyecto que tarda un año en completarse. A los pocos meses de iniciado el proyecto, es muy posible que la visión en la mente de alguien haya cambiado un poco desde el primer día. El gerente de proyecto debe recordar a todos la descripción del proyecto final, y debe hacerlo con frecuencia. Este tipo de comunicación de la visión puede ocurrir durante una reunión programada regularmente (más sobre eso en un momento), o al traer al cliente del proyecto de vez en cuando para recordarle al equipo en qué están trabajando.

Además, todos los miembros del equipo del proyecto son responsables de comunicar cuando una tarea o una serie de tareas se desvían del próximo entregable o de la descripción final del proyecto. Cuando surge una tarea que no está dentro del alcance, los trabajadores deben hablar y los gerentes de proyecto deben escuchar. La comunicación es una calle de dos vías. Del mismo modo, si un equipo cree que no llegará a una fecha límite, debe informar al gerente del proyecto cuando está en peligro, no después de que sea demasiado tarde. Un director de proyecto que escucha comunicaciones de este tipo puede tomar decisiones en consecuencia. Y, como habrás adivinado, el director del proyecto debe informar al equipo de cualquier cambio que se realice y solicitar comentarios.

Preste atención a los detalles finos

Además de volver a la visión con frecuencia y mantener el alcance bajo control, los gerentes de proyecto deben conocer todos los detalles. “Durante el proyecto, es realmente importante que el director del proyecto esté plenamente consciente de cada tarea y cuál es el estado de esa tarea”, dijo Westland.

Los proyectos pueden tener fácilmente miles de tareas, que es una gran cantidad de información que cualquier gerente de proyecto debe recordar. Es por esa misma razón que un servicio de gestión de proyectos es tan valioso. Dos ejemplos son Zoho Projects (prueba gratuita en Zoho Projects) y Teamwork Projects (visite el sitio en Teamwork), aunque hay docenas en el mercado para equipos de varios tamaños y complejidad.

Cuando los equipos utilizan plataformas de gestión de proyectos, todas las tareas se registran en el sistema y son visibles para todos los que necesitan verlas (o, a veces, son visibles para todos, según la herramienta). Cada tarea tiene un asignado y una fecha de vencimiento. Por lo general, también hay información adicional que describe si la tarea aún no está en el plato de nadie, si está activa o completada. Algunas plataformas monitorean con mayor detalle el nivel de porcentaje de finalización de cada tarea. Entonces, un gerente de proyecto puede verificar una tarea en cualquier momento para ver su estado sin tener que caminar hacia el escritorio de alguien, tocar a esa persona en el hombro y preguntar. Cambia por completo la naturaleza de la comunicación.

Las herramientas de gestión de proyectos centralizan la información y permiten que todos tengan acceso a ella. Al final, la documentación es solo otra forma de comunicación.

Peter Clarkson, director de Maestro Development, que fabrica la plataforma de gestión de proyectos Maestro Project Office, es un ex director de proyectos que ha gestionado miles de proyectos. “Hice muchas auditorías de proyectos malos. Me conocían como un artista de rescate”, me dijo. “Invariablemente, [the project’s problem] ligado a la falta de metodología y al desconocimiento de lo que sucedió en el proyecto: no documentar las reuniones, los problemas, las acciones “.

Cuando Clarkson describe su día como gerente de proyectos, se hace evidente la importancia de la comunicación y que el gerente de proyectos esté conectado a cada parte de la comunicación. “Como gerente de proyecto, siempre dije que era vago porque nunca me asigné nada”, dijo. “Todo lo que hice fue caminar y hablar con la gente, o leer informes, o revisar la base de datos sobre problemas que se estaban gestando y se estaban registrando, pero nadie estaba haciendo nada con ellos. Leí las actas de varias reuniones que no hice ‘ en realidad voy a “. Dijo que pasaba fácilmente un tercio de su jornada laboral en cualquier herramienta de gestión de proyectos y base de datos que usaran los equipos.

Seguir teniendo reuniones

La mayoría de proyectos y equipos de proyectos se basan en reuniones hasta cierto punto. Como explica Westland, “Antes de las herramientas en línea, los gerentes de proyectos solían organizar una reunión semanal en la que todos simplemente indicaban en qué tareas estaban trabajando, qué tareas habían completado y el estado de otros entregables o tareas”. Pero con una plataforma de gestión de proyectos implementada, donde toda esta información se registra y se hace visible, ¿todavía tiene sentido tener reuniones?

Actualmente, si. Si bien las herramientas en línea mejoran enormemente la comunicación, las reuniones siguen siendo beneficiosas. “No es que todavía no tengas stand-ups; es solo que el propósito cambia. En lugar de un stand-up semanal basado en tareas, puede convertirse en una reunión quincenal en la que el gerente de proyecto reafirma la visión y se asegura de que todos sabe a dónde deben ir, o trae al cliente para hablar sobre la razón por la que se está entregando el proyecto. Se convierte más en una sesión de estrategia que en una sesión de ejecución “, dijo Westland.

Planificar para las autopsias

La comunicación es clave para el éxito de cada proyecto, no solo en la fase de planificación y la reunión de lanzamiento, sino también durante el transcurso del proyecto, e incluso después de su finalización. Las reuniones post mortem brindan a los miembros del equipo una última oportunidad para comunicar lo que salió bien y lo que salió mal en un proyecto.

Los miembros del equipo deben ser honestos y abiertos con sus comentarios, pero lo que es más importante, el gerente del proyecto debe escuchar los comentarios, registrarlos y consultarlos la próxima vez que surja un proyecto similar.

Las plataformas de gestión de proyectos también pueden ser una gran fuente de material de referencia una vez finalizado un proyecto. La mayoría de los equipos se benefician al revisar los informes y el historial de sus proyectos para tener una mejor idea de lo que sucedió cuando algo salió mal.

Para obtener más consejos sobre cómo aprovechar al máximo los dos servicios de gestión de proyectos Editors ‘Choice de PCMag, puede leer 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y 5 funciones de Zoho Projects para organizar su negocio.

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