Organícese: cómo escanear, guardar y triturar sus documentos fiscales

La organización de sus documentos fiscales es un proceso continuo. Primero, debe hacer algo con cada documento cuando lo reciba, ya sea un recibo por un gasto comercial o un formulario W-2 de un empleador. Puede escanearlo. Puede archivarlo en una carpeta. Hagas lo que hagas con él, debes consultarlo nuevamente cuando hagas tus impuestos, por lo que debes poder ubicarlo. Es posible que también tenga que entregar algunos de estos documentos a otra persona en algún momento, tal vez un contador, pero al menos, al IRS antes de la fecha límite de impuestos. Eventualmente, querrá deshacerse de sus documentos correctamente para proteger su privacidad.

Organizarse

Si desglosa todo el proceso para anticipar cómo usará y hará referencia a los documentos fiscales en una fecha posterior, puede encontrar un método para escanear, guardar y, finalmente, triturar archivos, para que no lo haga sin darse cuenta. haz más trabajo para ti en el camino.

¿Qué documentos fiscales debe guardar?

Debe guardar todo lo que le envíen por correo los empleadores, así como cualquier documento relacionado con bienes raíces, cuentas bancarias, donaciones o inversiones. En otras palabras, guarde los documentos generados por otros y que se le hayan proporcionado para fines fiscales de fin de año.

En cuanto a los documentos generados por usted, consejos en el sitio web del IRS tenga en cuenta que los registros incluyen “facturas, tarjetas de crédito y otros recibos, facturas, registros de kilometraje, cheques cancelados, con imágenes o sustitutos, comprobantes de pago y cualquier otro registro que respalde las deducciones o créditos que reclame en su declaración”.

Escaneo de documentos fiscales

Probablemente tomará todos sus documentos fiscales y los guardará en una caja, cajón o carpeta. Eso está bien, siempre que pueda encontrarlos rápidamente más tarde cuando los necesite.

Una forma más rápida y conveniente de asegurarse de que puede encontrar documentos más tarde es digitalizarlos escaneándolos. El escaneo de sus documentos también le brinda la ventaja de crear una copia de seguridad, de modo que si algo sucede con las copias físicas (incendio, inundación, cuatro años), tendrá un juego de repuesto.

Puede usar un escáner de escritorio grande o una impresora multifunción que tenga un escáner incluido, lo cual es útil si tiene grandes pilas de páginas que necesita escanear. Si solo tiene un puñado de documentos sueltos, es mejor que utilice una aplicación de escaneo móvil.

Muchas aplicaciones de escaneo móvil son gratuitas. Convierten tu teléfono en un escáner. Encuentran los bordes de los documentos automáticamente y convierten imágenes a PDF. Si nunca ha usado uno antes, le insto absolutamente a que lo pruebe. Son muy fáciles de usar.

Guardar y nombrar documentos fiscales

Una vez que escanee sus documentos, lo más beneficioso que puede hacer para ayudarse a sí mismo más adelante es nombrar los archivos de manera inteligente y pegarlos en una carpeta con un nombre muy claro, como “DOCUMENTOS DE IMPUESTOS 2016”.

Utilice tanto el año de declaración de impuestos como las palabras “impuestos” e “impuestos” en la carpeta de su computadora y en los nombres de sus archivos. De esa manera, cuando necesite los archivos más adelante, puede buscarlos incluso si no recuerda exactamente dónde los puso.

Para los nombres de archivo, también incluya el nombre del formulario, como 1099-INT o W-2, e incluya cualquier otro detalle específico que le indique a usted oa otra persona que maneje sus documentos exactamente lo que contiene el archivo. Por ejemplo, un buen nombre de archivo para un 1099-INT 2016 de Duffy Bank sería: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Trituración de documentos fiscales

No está de más guardar copias digitales de sus documentos fiscales por tiempo indefinido, pero, por supuesto, puede deshacerse de las copias en papel de forma segura después de unos años. Como se mencionó, el IRS tiene pautas sobre qué documentos deben guardarse y durante cuánto tiempo. Si prefiere pecar de cauteloso, siete años es el número a recordar, ya que ese es el período de tiempo más largo que requiere el gobierno.

Debido a que presentará la solicitud para 2016 este año, puede triturar de manera segura cualquier cosa de 2009 o anterior. Si tiene una pequeña empresa o tiene muchos documentos confidenciales, tener su propia trituradora es el camino a seguir. No son tan caras, y las mejores trituradoras probadas en PCMag oscilan entre $ 159 y $ 329. El Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder ($ 99.34 en Amazon) es el menos costoso de los modelos mejor calificados.

Presentar electrónicamente sus impuestos

Ahora que comprende cómo manejar sus documentos fiscales, es hora de comenzar a hacer sus impuestos, y cuanto antes, mejor. Si bien técnicamente tiene hasta el 18 de abril para hacerlos, hacer sus impuestos antes es bueno para su tranquilidad. Si obtiene un reembolso, lo obtendrá antes, ¿y quién no quiere eso? Si tiene que pagar, también tendrá más tiempo para averiguar cómo lidiar con eso.

Además, si le falta un documento o uno de ellos resulta ser inexacto, es mucho mejor averiguarlo ahora que cerca de la medianoche del último día. Siempre puede obtener una extensión, por supuesto, pero nadie quiere lidiar con ese tipo de estrés de último minuto si puede evitarlo. Considere también que si necesita comunicarse con el servicio de asistencia en el servicio de presentación de impuestos de su elección, sus posibilidades de comunicarse con alguien son mucho mejores ahora que si presenta sus impuestos electrónicamente en el último minuto.

Tenemos dos servicios favoritos de preparación de impuestos para sus impuestos de 2016 (los que necesita presentar en 2017). TurboTax Self-Employed es la mejor opción para aquellos que desean la interfaz más amigable y el soporte más extenso, incluida la capacidad de realizar videoconferencias con profesionales que pueden ver su declaración en tiempo real. TaxAct Online Premium (41.96 Ahorre 30% de descuento en TaxAct Online Consumer Federal & State Returns. Empiece hoy mismo en TaxAct) es nuestra elección de los editores para hacer sus impuestos con un presupuesto ajustado, si no necesita tanto apoyo. Vea nuestro resumen del mejor software de preparación de impuestos para obtener más información.

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