Organícese: cómo empezar a organizarse más

? wmode = transparent “¿Qué desea saber sobre cómo organizarse?”

Esa es una pregunta que les hago a mis colegas y amigos de vez en cuando para obtener ideas para esta columna. La última vez que pregunté, más de una persona respondió: “¿Cómo puedo empezar?”

Si tuviera que escribir una guía para principiantes para organizarse, comenzaría con un consejo absolutamente esencial: Divida sus proyectos en partes más pequeñas.

Dividir una meta en objetivos más pequeños y tareas diarias es crucial para el éxito. Todas las personas organizadas lo hacen, pero no todos los artículos de consejos lo hacen explícito. Creo que debe ser explícito. Es tan importante que no debes pasarlo por alto.

El verdadero secreto para organizarse es descubrir cómo lograr que usted mismo realice las acciones necesarias para que la organización se lleve a cabo y continúe avanzando. Tienes que ser capaz de definir las acciones, y de eso se trata romper una meta.

Dónde empezar a organizarse

Antes de poder organizarse, debe tener una meta.

Organizarse

“Quiero ser más organizado” no es un objetivo. Trate de imaginarse qué es lo que realmente quiere. Trate de ponerlo en palabras. Y trate de hacer esas palabras positivas y prácticas, en lugar de negativas.

Digamos que siente que su correo electrónico está fuera de control. Quieres organizar el correo electrónico.

Objetivo definido negativamente: “Mi correo electrónico es un desastre y ya no lo quiero así”.
Objetivo definido positivamente: “Quiero siempre poder encontrar un correo electrónico rápidamente cuando lo necesite”.

El objetivo positivo y factible se centra en lo que desea poder hacer (“encontrar correos electrónicos rápidamente”). El objetivo visto a través de una inclinación negativa simplemente reafirma el problema de que su correo electrónico está desordenado y no está satisfecho con él.

Aquí hay otro ejemplo:

Objetivo definido negativamente: “Tengo demasiados papeles. Están abarrotando mi escritorio y causan distracciones, y lo odio”. (Observe que no hay una imagen clara de lo que quiere que suceda o cómo quiere que cambie la situación).
Objetivo definido positivamente: “Quiero un espacio de trabajo minimalista que me ayude a concentrarme. Quiero aprovechar mi computadora y el poder de OCR y la búsqueda para ser más eficiente en la búsqueda de documentos importantes”. (Observe el énfasis en palabras positivas, como “enfoque” y “eficiente”).

Literalmente, tienes que imaginar qué es lo que quieres y ponerlo en palabras positivas, concretas y procesables. (Vea más consejos sobre cómo establecer y alcanzar metas).

Cómo deconstruir una meta

Una vez que tienes una meta y la has expresado con palabras, tienes que deconstruirla.

Una manera fácil de deconstruir una meta es pensar en lo que escribiría en una lista de tareas diarias para lograr la meta.

Nunca pondría en una lista de tareas pendientes “Crear un espacio de trabajo minimalista que favorezca la concentración”. Más bien podrías escribir:

  • limpiar tazas y tazas del escritorio
  • escanear papeles en la bandeja de entrada
  • triturar papeles escaneados
  • enderezar los cables de la computadora

(Si está un poco perdido en qué tipo de cosas pertenecen a una lista de tareas pendientes en primer lugar, tengo un repaso sobre cómo crear mejores listas de tareas pendientes).

Ejemplo: cambio de imagen de la organización de fotos
Quiero darles un ejemplo más extenso de cómo dividir un gran proyecto organizacional en partes más pequeñas para descubrir completamente cómo sucede.

He estado trabajando con una colega, Stephanie, en un cambio de imagen total de la organización de fotografías digitales (sobre el que escribiré extensamente en una columna futura). Tiene miles de fotos repartidas en varias computadoras y servicios de almacenamiento en línea, y solo quiere que estén organizadas.

1. Defina el objetivo. La primera vez que nos sentamos juntas para discutir el proyecto, le pregunté: “¿Qué es lo que quieres? ¿Cuál es tu objetivo?” La detuve antes de que pudiera responder. “Déjame reformular eso. ¿Qué quieres poder hacer con tus fotos que no puedas hacer ahora?”

Stephanie esencialmente dijo que quiere poder encontrar fotos fácilmente, sin importar qué dispositivo esté usando.

2. Comprenda el problema. Mi pregunta de seguimiento fue esta: “Ahora mismo, cuando buscas una foto, ¿cómo te ves? ¿Recuerdas la fecha o las personas en la imagen o un evento cuando se tomó la foto?”

Lo que realmente se estaba preguntando era: “¿Qué tipo de solución deberíamos diseñar para que se ajuste a sus necesidades?”

Dijo que por lo general recuerda sus fotos aproximadamente por fecha, como “en la universidad”, pero también a veces por las personas de la foto.

Consideramos algunas posibles soluciones, pero todavía no nos decidimos por nada. A menudo, es útil seguir adelante con algunas piezas de un proyecto de organización, así que vea si su definición de la meta cambia cuanto más aprende sobre el problema.

3. Asigne pequeñas tareas. Basado en nuestra reunión, Stephanie salió con una breve lista de tareas. Se veía algo como esto:

  • hacer un inventario: enumere los lugares donde se guardan las fotos, tanto a nivel local como en línea
  • encienda Photostream (Stephanie usa varios dispositivos de Apple, por lo que la consolidación de fotos a través de Photostream parecía un paso lógico y simple para hacer desde el principio)
  • recuperar las contraseñas de los sitios de fotos que no se utilizan en un tiempo
  • descargar fotos y datos de Facebook.
  • Estas cuatro tareas fueron el alcance de los “próximos pasos” de Stephanie. Observe que su lista tiene solo un par de elementos. Podía hacer fácilmente todas estas tareas en un día si se abrochaba el cinturón, o menos de una semana si hacía una por día.

    4. Establezca plazos. La forma de realizar tareas sencillas y breves es establecer plazos. Me gusta usar una aplicación de administración de tareas, como Awesome Note o Any.do, para realizar un seguimiento de mis tareas pendientes. y asignarles plazos. Con el proyecto de Stephanie, no sé si se está dando fechas límite, pero tiene fechas límite flexibles basadas en cuándo decidimos que nos reuniremos para continuar con el proyecto. Mi suposición es que nuestra próxima reunión se asoma en su calendario y la hace sentir responsable de hacer lo que dijo que haría.

    Es el hacer lo difícil
    No todo el mundo se siente responsable de sí mismo. Sin embargo, creo que todos tenemos estrategias para hacernos sentir responsables, como contarle a alguien más nuestros planes o apostar dinero a que haremos o no haremos algo. No es difícil recordar una tarea. Simplemente envíe un recordatorio en su teléfono inteligente. Es el haciendo eso es difícil. Si tiene pequeñas tareas que son muy específicas, al menos está aumentando sus posibilidades de cumplirlas.

    El adagio “todo viaje comienza con un solo paso” es totalmente cierto. O si lo prefiere, “Aparecer es la mitad de la batalla” habla de la misma intención. Tienes que darte cosas claras y viables para hacer y una cantidad de tiempo razonable para hacerlas. De lo contrario, ni siquiera empezará.

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