Organícese: Cómo deshacer el envío en Outlook

A veces, la mejor manera de ser productivo en el correo electrónico es no enviar ningún mensaje, especialmente si su contenido es incorrecto o está mal considerado. Después de probar su botón Deshacer envío entre un grupo de usuarios de Gmail de suscripción voluntaria durante años, Google ha puesto esta característica querida a disposición de todos. Deshacer el envío es una función de seguridad que le da hasta 30 segundos para cancelar el envío de un correo electrónico. Es el tiempo suficiente para jadear, sacar el pie de la boca y asegurarse de que ese mensaje nunca vea la luz del día. No todo el mundo se da cuenta de que Microsoft Outlook también tiene una serie de configuraciones y opciones para recuperar un mensaje, retrasar el envío de un mensaje, etc., quizás porque no son fáciles de encontrar o comprender. Hay una opción que es similar al botón Deshacer enviar de Gmail, pero no es intuitivo de encontrar o usar. Así es como funciona y cómo configurarlo.

Cómo funciona Deshacer envío
Para comprender cómo funciona deshacer envío en Outlook, es útil comprender primero cómo funciona en Gmail. Para obtener el botón Deshacer envío en Gmail, debe habilitar la función y seleccionar la cantidad de tiempo que le gustaría darse para poder detener el envío de un mensaje. El tiempo máximo es de 30 segundos y es la opción que recomiendo.

Organizarse

Cuando habilita la configuración, lo que realmente está haciendo es crear un bloqueo o retraso automático para cada mensaje enviado, lo que a su vez crea una ventana de oportunidad para que lo cancele. Entonces, realmente no estás deshaciendo nada. Simplemente detiene una acción antes de que comience. Por supuesto, “deshacer el envío” es más conciso y más fácil de entender que “retrasar el envío con una oportunidad de cancelación por tiempo limitado”.

Microsoft, en su típica falta de garra, ofrece lo mismo en Outlook, excepto que es un proceso de dos pasos y requiere más trabajo para configurarlo.

Cómo configurar el envío de deshacer en Outlook
Como dije, configurar el equivalente al botón Deshacer envío de Gmail en Outlook es un proceso de dos pasos. Primero, tienes que crear una regla que retrase todos los mensajes de ser enviado. Resumiré las instrucciones aquí:

  1. Vaya a Archivo> Administrar reglas y alertas> Nueva regla.
  2. Aquí, busque en Comenzar desde una regla en blanco. Elija “Aplicar regla a los mensajes que envío”. No agregue ninguna otra regla (es decir, deje las casillas de verificación en blanco).
  3. En la lista de acciones, elija “diferir la entrega unos minutos”. Puede retrasar la entrega hasta 120 minutos, pero eso es demasiado. Recomiendo 1 minuto, así que ingrese “1” (o los minutos que desee) donde dice “varios”.
  4. Siga las instrucciones para guardar y nombrar la regla, y asegúrese de seleccionar la casilla de verificación “Activar esta regla” antes de salir.

El siguiente paso es el que toma cuando accidentalmente presiona Enviar en un mensaje y desea detenerlo antes de que desaparezca.

Su mensaje estará en su bandeja de salida. Ahí es donde se cuelga durante el retraso de un minuto.

La forma más rápida de asegurarse de que no vaya a ninguna parte es presionar el botón Trabajar sin conexión (debajo de la pestaña Enviar / Recibir). Ahora puede arrastrar el mensaje a su carpeta de borradores para editarlo un poco más, o hacer clic con el botón derecho en el mensaje y eliminarlo.

¿Quién puede usar Deshacer envío?
Desafortunadamente, la función Deshacer envío de Outlook no está disponible para todos. La aplicación Outlook para Mac simplemente no lo tiene. Sin embargo, está disponible en Outlook para Windows 2016, 2013 y 2010.

Mencioné anteriormente que Outlook tiene otras opciones para “recuperar” mensajes. ¿Por qué no usar eso en lugar del método de demora y eliminación? Hay algunas respuestas muy buenas.

Primero, no todos los usuarios de Outlook tienen funciones de recuperación disponibles. Con las cuentas de Microsoft Exchange, el administrador debe hacer que las opciones estén disponibles. Muchas organizaciones optan por omitirlo y, en su defensa, es una característica bastante confusa. En segundo lugar, solo puede recordar los mensajes enviados a otras personas de su organización, por lo que, de todos modos, no funciona en todos los ámbitos. En tercer lugar, si los destinatarios ya han abierto el mensaje, no tiene suerte. En cuarto lugar, los destinatarios pueden habilitar su propia función que esencialmente deshabilita la recuperación.

Con suerte, ese asunto confuso de los mensajes recuperados es suficiente para persuadirlo de que habilite la función de mensaje de retraso y la use en su beneficio. ¡Es la mejor opción y podría ahorrarle mucho dolor!

Para obtener más consejos sobre el correo electrónico, también puede leer 5 formas de enviar un mejor correo electrónico, Cómo eliminar el correo electrónico con la aplicación de gestión de proyectos adecuada y Dejar de luchar contra el correo electrónico con más correo electrónico.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.