Organícese: Cómo crear documentos clave de emergencia para el hogar y la empresa en menos de una hora

Si administra una oficina, ¿tiene un plano de planta guardado en línea, en caso de que haya un desastre o alguna otra razón por la que personas que no están familiarizadas con el espacio tengan que ingresar? Si alquila una propiedad de vacaciones o incluso solo habitaciones en su hogar, ¿brinda a sus invitados la información de emergencia adecuada? ¿Dónde está su mapa de salida de emergencia para su familia y cualquier invitado que pueda quedarse con usted?

Pensar en la preparación para emergencias nunca es divertido, pero planificar con anticipación y estar preparado es mucho mejor que desear haberlo hecho. después un desastre golpea. Aquí hay un proyecto simple para ayudarlo a estar mejor preparado: cree mapas de salidas de emergencia, planos de planta y otros documentos que necesite, y hágalo en aproximadamente una hora.

Organizarse

El secreto para que este proyecto sea breve es utilizar aplicaciones de diagramación que están disponibles gratuitamente en línea y son muy fáciles de usar. Igual de importante, estas aplicaciones vienen con plantillas para todo tipo de diagramas, mapas, gráficos, etc.

Cuando trabaja con estas plantillas, todo lo que tiene que hacer es reorganizar los muebles, por así decirlo. No tienes que dibujar nada desde cero.

Emergencia

¿Qué aplicación de diagramación usar?

Suponiendo que no sabe nada sobre software de diseño o dibujo vectorial, hay dos aplicaciones que recomiendo usar para hacer planes de salida de emergencia, mapas de piso y otros documentos clave para su hogar, propiedad de vacaciones y negocio. Son Lucidchart (9,95 por mes en Lucidchart) y SmartDraw.

En mi experiencia con estas aplicaciones, Lucidchart es un poco más fácil de usar, pero SmartDraw tiene más plantillas para la preparación para emergencias. Sin embargo, ambos son extremadamente útiles. Ambos tienen un nivel de servicio gratuito, por lo que no tiene que pagar nada para crear estos archivos críticos. Y ambos tienen una aplicación web, por lo que puede usar la aplicación directamente en su navegador sin instalar ningún software.

Documentos de preparación para emergencias

Quiero proporcionar algunos ejemplos de documentos de preparación para emergencias porque a menudo no sabe cuáles necesita hasta que tiene la oportunidad de explorar algunas de las opciones. Algunos comunes son:

  • Plano / mapa de evacuación del piso,
  • Plan / mapa de evacuación del edificio, incluido un punto de encuentro seguro,
  • Plan / mapa de evacuación domiciliaria, incluido un punto de encuentro seguro,
  • Plan de negocios continuo,
  • Lista de contactos de emergencia (cada hogar debe tener uno en un refrigerador o colocado en algún lugar muy visible),
  • Árbol telefónico de emergencia,
  • Cuadros de información de primeros auxilios y RCP, y
  • Consejos sobre incendios forestales, inundaciones, terremotos y refugio en el lugar.

Podría seguir y seguir, pero espero que esta lista desencadene algunas ideas para documentos y diagramas que sean adecuados para su ubicación y circunstancias particulares. No todos los documentos son apropiados para todos los hogares o empresas, por supuesto. Algunos de estos documentos están disponibles para imprimirlos simplemente, como los cuadros de primeros auxilios y RCP. Otros son tan simples y sencillos de hacer que incluso podría redactarlos rápidamente en una aplicación de procesamiento de texto. Incluso podría tener la tentación de escribirlos a mano. Sin embargo, recomiendo pasar a la tecnología digital, porque entonces es más fácil mantener las copias digitales guardadas en la nube. Tener copias digitales en la nube significa que 1) puede actualizarlas fácilmente y 2) puede obtener la información incluso si no está frente a la hoja de papel que imprimió.

Cómo hacer documentos de emergencia

Usar una de esas dos aplicaciones que mencioné anteriormente, SmartDraw o Lucidchart, hará que este proyecto sea rápido y eficiente. Incluso puede disfrutar usando las herramientas.

Empiece por mirar las plantillas que proporciona la aplicación. En software de diagramación, “plantilla” significa documento de muestra, por lo que obtendrá mucho más que un archivo con el formato adecuado. Tomemos el ejemplo de un mapa de evacuación de oficinas. La plantilla en realidad tiene un plano de muestra y una ruta de evacuación ya dibujados en él (en lugar de darle un lienzo en blanco y una biblioteca de objetos apropiados para colocarlo). Todo lo que tienes que hacer, tanto literal como metafóricamente, es mover los muebles. Arrastra y suelta objetos que representan puertas, ventanas, escritorios, sillas, plantas en macetas, enfriadores de agua, baños, armarios, etc. hasta que el plano de planta de muestra se transforma en una representación de tu espacio de oficina real. Asimismo, se mueve y gira, alarga o acorta las flechas rojas que apuntan a las salidas más cercanas.

Árbol del teléfono

Es posible que no pueda encontrar la plantilla exacta que desea, pero siempre puede utilizar otros diagramas similares para su propósito. Por ejemplo, un organigrama vertical no es tan diferente, esquemáticamente hablando, de un árbol telefónico.

Tómese una hora para estar mejor preparado

Las aplicaciones de diagramación simplifican la producción de algunos documentos de preparación para emergencias que debería poder eliminar muchos de los más importantes que necesita en aproximadamente una hora. Tome cualquier viernes por la tarde en la oficina cuando se sienta agotado por hacer otro trabajo, o un sábado por la mañana en casa para buscar documentos personales, y obtenga algunos archivos importantes.

Por supuesto, esto es solo la punta del iceberg cuando se trata de planificar lo peor. ¿Qué harás si se corta la luz? ¿Qué pasa si sus computadoras son atacadas por ransomware? ¿Todos sus datos están respaldados en la nube? Cuando el tiempo lo permita, debe leer sobre cómo proteger su negocio de desastres, lo que incluye información sobre planificación, ejecución y capacitación de preparación para desastres.

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