Organícese: cómo copiar sus contactos de una aplicación a otra

¿Dónde están tus contactos? ¿Están en un software de gestión de relaciones con el cliente (CRM), una cuenta de correo electrónico, su teléfono o una aplicación de marketing por correo electrónico, como MailChimp? Sus listas de contactos pueden estar esparcidas por todo el lugar. Oye, pasa. A veces es necesario limpiarlos, fusionarlos o simplemente copiar su base de datos de personas y su información de contacto de un lugar a otro.

En general, hay tres formas de copiar contactos de un lugar a otro.

Organícese Bug Art

1. Sincronización. Primero, puede sincronizar sus contactos, que es, con mucho, la opción más fácil cuando está disponible. El resultado es que tiene dos bases de datos de contactos que son exactamente iguales, para siempre hasta que deje de sincronizarlos.

2. Utilice una aplicación de contactos. Hay algunas aplicaciones y servicios de contactos en el mercado, como Contactos + (antes Full Contact), que absorben datos de contacto de una variedad de fuentes (Facebook, Gmail, LinkedIn), los cotejan y luego los escupen dondequiera que se encuentre. lo quiero. Con estas aplicaciones, tenga en cuenta tanto su privacidad como la de sus contactos. No querrás ingresar voluntariamente toda tu información de contacto en una aplicación que solo la venderá.

3. Exportar / Importar seguido de la sincronización opcional de nuevos cambios. El segundo método consiste en realizar una transferencia masiva de contactos. Podemos llamar a esto el método de exportación / importación. Aquí, descarga toda su información de contacto de una fuente en masa y luego la carga en una nueva fuente. Es una transferencia única. Opcionalmente, puede agregar un paso para que de aquí en adelante, todos nuevo la información de contacto que crea o cambia en la primera base de datos se actualiza en la segunda.

Analicemos estas opciones para ver qué implican.

¿Cuáles son algunos ejemplos sencillos de dónde y cómo se pueden sincronizar los contactos? Si usa iCloud, puede sincronizar contactos entre su iPhone, iPad y dispositivos Mac. Fácil, ¿verdad? Puede parecer que se trata simplemente de tener la aplicación Contactos de Apple en todos sus dispositivos, pero de hecho, también debe habilitar la sincronización a través de iCloud para que funcione. Si no habilita la sincronización, la información en sus aplicaciones de Contactos será diferente en cada dispositivo.

Ese primer ejemplo usa una aplicación. Aquí tienes un ejemplo con dos aplicaciones. Hay una opción de sincronización entre MailChimp y Eventbrite que puedes habilitar para traer tu información de asistentes de Eventbrite a MailChimp para que puedas crear campañas de correo electrónico para ellos fácilmente. Lo configura eligiendo los grupos que desea sincronizar, y desde ese punto, hasta que lo desactive, todos los datos elegidos serán los mismos entre las dos aplicaciones.

Cuando desee sincronizar contactos, buscar una integración suele ser la mejor opción. Hay muchos de ellos. Por ejemplo, puedes integrar Outlook y Salesforce para sincronizar la información de contacto entre esas dos aplicaciones, y puede sincronizar los contactos de Gmail con muchos CRM.

Pantalla de contactos + actualizaciones

Hay muchas aplicaciones de contactos en el mercado que extraerán datos de una variedad de fuentes, los recopilarán y fusionarán, y te ayudarán a entenderlos. Si tiene información de contacto en varias cuentas de correo electrónico, LinkedIn, Twitter y otras ubicaciones que desea fusionar rápida y fácilmente, una aplicación de contactos hará exactamente eso. Estas aplicaciones a menudo sincronizan los datos resultantes donde quieras. Entonces, por ejemplo, si obtiene información de iCloud, Contactos de Google, LinkedIn y Facebook, puede sincronizarlo todo con Contactos de Google e iCloud, por ejemplo.

Como se mencionó, asegúrese de tener en cuenta la privacidad al buscar aplicaciones de contactos. PCMag no ha revisado muchos de ellos y algunos de los que tenemos ya no funcionan. Contactos + es el único que he usado hasta cierto punto y me siento cómodo recomendando, pero ciertamente hay otros. Lea sobre ellos al menos un poco antes de confiar en ellos.

Exportar / Importar Plus, opcionalmente, sincronizar nuevos cambios

No siempre tiene la opción de sincronizar completamente los contactos entre dos sistemas. En esos casos, descargue o exporte sus contactos de una aplicación, cárguelos en la otra y, opcionalmente, sincronice todos los cambios futuros de una a otra.

Vcard de exportación de contactos de Google

La información práctica precisa para exportar sus contactos desde una aplicación variará según la aplicación que sea. Para aplicaciones de correo electrónico como Gmail y Outlook, exportar sus contactos es bastante sencillo. La pregunta más urgente suele ser qué tipo de formato de archivo desea utilizar, CSV o vCard. Así que analicemos las diferencias antes de seguir adelante.

¿Qué es un archivo CSV?

CSV significa valores separados por comas y es el formato de archivo más comúnmente aceptado para los datos de la libreta de direcciones. Son los mismos valores separados por comas que obtiene al exportar una hoja de cálculo a un archivo de procesamiento de texto. Cada línea de datos de la hoja de cálculo se traduce en una línea de texto, con el contenido de la celda separado por comas. Los CSV son legibles por humanos, flexibles y livianos en el sentido de que el tamaño del archivo nunca será enorme. Entonces, ¿por qué no usarlo? Bueno, exportar a CSV puede resultar en la pérdida de datos, incluida la foto, el apodo, el sitio web de sus contactos y, a veces, el campo de “notas”. Los CSV son malos para manejar caracteres especiales, por lo que si tiene información de contacto en otro guión o conoce personas con tildes en sus nombres, estos desaparecerán o serán confusos.

¿Qué es una vCard?

vCard es un formato de tarjeta de presentación electrónica. Es un formato de exportación más completo para la información de contacto, lo que significa que el archivo resultante probablemente será más grande que un CSV. Una vCard exportada no pierde tantos datos y admite más (pero no todos) caracteres especiales y alfabetos extranjeros. Sin embargo, seguirá perdiendo apodos, sitios web y datos AIM al exportar a vCard. La vCard tiende a estar asociada con aplicaciones OS X e iOS, aunque Outlook y algunos otros programas de correo electrónico que también se ejecutan en Windows también pueden usarla.

Receta IFTTT guardar nuevos contactos de iOS en GoogleVolver a exportar / importar y, opcionalmente, sincronizar. Una vez que averigüe qué formato desea usar y verifique que funcionará con cualquier aplicación y base de datos que tenga en mente, puede descargar sus contactos de uno y cargarlos en otro. No es una mala idea verificar algunos de los contactos resultantes para asegurarse de que funcionó correctamente.

Ahora que ha copiado los contactos de una aplicación a otra, ¿desea que los nuevos cambios que realice en una de las aplicaciones aparezcan automáticamente en la otra? Si es así, necesitará una herramienta de terceros para el trabajo. Algunos ejemplos son IFTTT, Zapier y Microsoft Flow. A veces se denominan colectivamente herramientas de automatización.

Las herramientas de automatización pueden conectar aplicaciones que no necesariamente se integran por sí mismas. En otras palabras, tiene aplicaciones A y B, y ninguna de ellas creó una integración de un toque con la otra. La herramienta de automatización intervino y creó una integración entre A y B para usted, y ahora puede ayudarlo a configurar y administrar el flujo de datos entre esas dos aplicaciones.

Con las herramientas de automatización, a menudo no puede copiar una gran cantidad de información existente de una aplicación a otra de la misma manera que puede hacerlo cuando exporta / importa por su cuenta. Hay algunos soluciones furtivas que involucran Hojas de cálculo de Google, pero pueden ser frustrantes de crear y difíciles de hacer bien. Sin embargo, puede utilizar una herramienta de automatización para configurar una regla de modo que todos nuevo los cambios en una aplicación se copian en la otra, que es el método que recomiendo.

Por ejemplo, puede configurar una regla para que cuando la herramienta de automatización detecte una actualización en sus contactos de iCloud, recoja el cambio y lo copie en, por ejemplo, Contactos de Google. O viceversa. Puede configurarlo entre dos aplicaciones que sean compatibles con su herramienta de automatización.

El verdadero truco es asegurarse de que comprende lo que sucede y lo que no sucede cuando configura la automatización. Debe asegurarse de saber en qué dirección se produce la sincronización y si hay un retraso entre el momento en que realiza el cambio y el momento en que aparece en la segunda aplicación.

No más copiar y pegar

Copiar datos de contacto entre dos aplicaciones es completamente posible, y no depende de que presione ctrl-c, ctrl-v una y otra vez. Tiene múltiples opciones, dependiendo de lo que quiera hacer, y todas son bastante simples.

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