Organícese: cómo colaborar en Microsoft Office en 5 sencillos pasos

La mayor característica nueva de Microsoft Office 2016 (en Amazon) es que permite la edición colaborativa en tiempo real. Permitir que más de una persona trabaje en un archivo al mismo tiempo y que todas las partes vean los cambios a medida que los colaboradores los realizan ha sido durante mucho tiempo un punto de venta de las suites de oficina rivales, a saber, Google Drive con sus Documentos, Hojas de cálculo y otros en línea. aplicaciones de productividad. La coautoría en vivo en Office es una adición bienvenida, si está atrasada, a las aplicaciones de Office. El uso de las funciones de edición colaborativa requiere un poco de configuración y algunos conocimientos técnicos. Estos cinco pasos lo ayudarán a comenzar.

1. Verifique su nombre

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¿Cómo sabrá la gente quién es usted cuando inicie sesión en sus archivos y comience a editar? Abra una aplicación, como Word o Excel, y vaya a Archivo> Opciones, y luego en la pestaña General verá un encabezado llamado “Personalice su copia de Microsoft Office”. Los usuarios de Mac encontrarán esta opción en Preferencias> Usuario. Aquí puede actualizar su nombre, iniciales y otra información de identificación. Es probable que vea algunos detalles ya completados en función de su cuenta de Microsoft o cualquier información proporcionada por el administrador de su cuenta corporativa.

Organizarse

En cualquier caso, actualizar el nombre y las iniciales es útil si las personas lo conocen por algo que no sea su nombre legal o el nombre ingresado. La elección de iniciales identificables también ayuda si comparte un conjunto de iniciales con sus colaboradores. Por ejemplo, cambié mis iniciales muy comunes, JD, a JED.

2. Guardar archivos en la nube

Nadie puede trabajar con usted en un archivo si el archivo no está guardado en un espacio compartido. Le resultará más fácil realizar un seguimiento de sus archivos si los guarda en un espacio compartido desde el principio, en lugar de esperar a que Office 2016 le solicite que haga una copia en un espacio compartido (lo que hará siempre que lo desee). intente compartir un archivo guardado localmente).

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Vaya a Archivo> Guardar como y elija una ubicación en OneDrive (los usuarios domésticos elegirán esta primera opción), OneDrive para la Empresa o SharePoint.

3. Invite a colaboradores

Para invitar a colaboradores, necesitará el menú Opciones para compartir, que se encuentra en la esquina superior derecha. Busque el icono de “persona con el signo más”. Desde aquí, puede elegir “Invitar personas”.

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Invitar personas abre un cuadro justo en la misma ventana donde ingresa direcciones de correo electrónico, agrega un mensaje opcional y comparte el archivo por correo electrónico. En la versión Mac de Office 2016 para Mac (en Amazon), el botón Compartir también ofrece la opción Copiar enlace y Enviar archivo adjunto, que los usuarios de Windows pueden encontrar en el panel Archivo> Compartir. En la parte inferior del panel Compartir hay una opción “Obtener un enlace para compartir”, que copia un enlace al archivo en su portapapeles, que puede pegar en cualquier plataforma de comunicación o colaboración que desee.

4. Cuando no aparezcan las ediciones en tiempo real, actualice para ver los cambios

Si usted y todos sus colaboradores usan la misma ubicación de OneDrive (gratis en Microsoft Store) para empresas o SharePoint para guardar archivos, y todos usan la misma versión de Office 2016, debería poder ver los cambios en su archivo a medida que ocurren. con la mecanografía de cada persona señalada por un color y un conjunto de iniciales o una imagen de identificación.

Pero, si sus colaboradores acceden al archivo que ha compartido de una manera diferente, como a través de la versión en línea de Word, como hizo mi colaborador durante la prueba, es posible que no vea los cambios en tiempo real. Tuve que actualizar o actualizar mi archivo manualmente.

En la parte inferior de la ventana, busque una línea que diga “actualizaciones disponibles”.

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Actualice el documento haciendo clic en ese texto y aparecerán los cambios de sus colaboradores.

5. Bloquear contenido para evitar cambios

A veces invitas a colaboradores para que te ayuden a editar un documento, pero hay contenido que no deberían cambiar. Puede bloquearlo con la herramienta Bloquear autores, que no tiene un nombre tan intuitivo. Parece que revocará los privilegios de edición, cuando en realidad simplemente bloquea el contenido que selecciona para que no se edite.

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Resalta el contenido que deseas bloquear. Vaya a Revisar> Bloquear autores. La sección resaltada ahora tendrá un icono junto a ella que indica que nadie más que usted puede cambiarla.

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