Organícese: Chandoo y los gráficos de la vida en Excel

Purna Duggirala es más conocida como Chandoo. Dirige un sitio web, un boletín informativo, un foro y un podcast en Chandoo.org, dedicado a enseñar a las personas cómo usar Microsoft Excel. A diferencia de algunos expertos en software que se especializan solo en enseñar a los usuarios avanzados los detalles de sus herramientas, el trabajo de Chandoo ayuda a todos, incluso a los principiantes que apenas están aprendiendo a comprender Excel y cómo puede ayudarlos a organizar sus vidas de manera sencilla.

Chandoo cree que Excel también puede ser una herramienta para ayudarnos a comprendernos mejor a nosotros mismos. “A menos que podamos analizar nuestros datos y comprender los patrones”, dijo, “estamos indefensos”.

Comenzó su sitio hace aproximadamente una década cuando era solo un simple blog personal. Después de varios años de ejecutarlo en su tiempo libre, dejó su trabajo para hacer de Chandoo.org el punto focal de su trabajo. Sin embargo, sigue siendo tan personal como siempre, con referencias a sus hijos gemelos, su esposa, su afición al ciclismo y su amor por los Legos, todo mezclado con consejos para dominar Microsoft Excel.

Organizarse

Entrevisté a Chandoo para preguntarle cómo él, como gurú de Excel, usa la herramienta para organizar su vida y su trabajo, y cómo los principiantes que saben poco o nada de Excel pueden comenzar con el software. Me reí cuando vi cuántas de sus respuestas vinieron en forma de viñetas, ilustrativas, quizás, de cómo vivir y respirar en bloques de Excel puede influir en la forma en que uno piensa.

Jill Duffy: Tomó un blog que solía ejecutar en su tiempo libre y lo convirtió en el trabajo de su vida. ¿Cómo gestiona y organiza usted, como gurú de Excel, todo el material que reúne para el sitio? ¿Puede compartir algunos consejos técnicos y principios más amplios que informan cómo lo hace?

Chandoo: Sí, Chandoo.org solía ser un blog personal y un pasatiempo hasta principios de 2010. Luego, en abril de 2010, dejé mi trabajo en una gran empresa de TI para poder trabajar por cuenta propia. Hasta ahora ha sido una experiencia emocionante y enriquecedora.

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El sitio funciona con el software de blogs WordPress. He sido desarrollador web toda mi vida. Así que me gusta jugar con PHP, JavaScript y HTML para hacer que nuestro sitio sea fácil de usar y valioso para nuestra audiencia. Utilizo un montón de herramientas y conceptos para crear y compartir contenido con los lectores de Chandoo.org.

Instrumentos:

  • Camtasia de TechSmith para crear y editar videos
  • Audacity para crear y editar podcasts
  • Paint.NET y Snagit para crear y editar imágenes
  • Excel, por supuesto, para crear libros de trabajo descargables y ejemplos para mi sitio.
  • Excel VBA para generar código HTML para el sitio.
  • Notepad ++ para crear y editar páginas PHP / HTML
  • Cloudberry Explorer y WinSCP para subir archivos a nuestros servidores

Conceptos:

  • Escribe un artículo a la vez. Me concentro en crear contenido excelente para hoy y mañana. Cada vez que publico un artículo, me pregunto: “¿Cómo va a hacer que alguien sea increíble?” La palabra clave es alguien. Si intenta escribir para todos en todo momento, no encontrará muchas ideas. Así que trato de concentrarme en ayudar a una subsección de nuestra audiencia con cada artículo.
  • Mantenlo simple. Escribo en un inglés sencillo y explico los conceptos con claridad, a menudo llenándolos de humor. Excel puede ser un tema monótono, por lo que quiero mantener la discusión animada y relevante. Utilizo varios formatos (imágenes, GIF animados, videos, audios y texto) para llegar a nuestra audiencia.
  • Agrega mi personalidad. Introduzco un poco de mi personalidad en todo lo que publico en Chandoo.org. Comparto hitos importantes en mi vida, mis errores y mis triunfos, con nuestra audiencia para que se sientan conectados conmigo.

JD: ¿Cómo recomiendas a alguien que está usando Excel por primera vez que comience? ¿Hay principios que aprender primero, o importa más cuál es su meta u objetivo al usar Excel?

Chandoo: Si es absolutamente nuevo en Excel, la forma más fácil de comenzar es abrirlo y jugar con él por un tiempo.

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Una vez que esté familiarizado con la interfaz de usuario, diríjase a Pasos de bebé de Excel o Excel para principiantes en nuestro sitio y aprenda sobre los diversos usos diarios.

Una vez que haya pasado la etapa de principiante, la mejor manera de aprender Excel es usándolo todos los días. Hay tantas cosas que puede aprender al tropezar con funciones y botones de menú.

También, suscribirse a un boletín o pódcast para que pueda adquirir valiosas habilidades, escenarios, atajos y consejos.

Siempre que aprenda algo nuevo sobre Excel, póngalo en práctica. De esta forma memorizarás mejor los conceptos.

JD: Conozco a mucha gente que se siente desorganizada con su vida digital. ¿Tiene algún consejo, consejo o ejemplo del uso de Excel para organizar otro aspecto de la vida o el trabajo?

Chandoo: Excel es una herramienta poderosa y elegante para administrar todos los aspectos de la vida. Para empezar, Excel es ideal para

  • Seguimiento de presupuestos y gastos
  • Listas de tareas pendientes
  • Seguimiento de objetivos
  • Planificación de proyectos personales o laborales

Comencé a aprender Excel en 2006, cuando obtuve mi primer trabajo como analista de negocios. En esos días, construí varios rastreadores para monitorear mis presupuestos, planificar mis inversiones, tomar decisiones de compra (como automóvil, casa, etc.) y realizar un seguimiento de mis entrenamientos.

Hoy en día, las aplicaciones móviles desempeñan un papel fundamental para satisfacer la mayoría de estas necesidades. Pero un inconveniente de las aplicaciones es que no le brindan la flexibilidad para analizar y comprender sus propios datos como lo hace Excel.

Por ejemplo, hago un seguimiento de mis entrenamientos y duermo con Fitbit, pero no me permite analizar los patrones de sueño durante una semana o comparar cómo es mi ciclismo entre dos días. A menos que podamos analizar nuestros datos y comprender los patrones, estamos indefensos.

Aquí es donde Excel brilla. Puede usarlo para rastrear casi cualquier cosa y analizar una vez que tenga algunos datos.

Gracias a la aplicación móvil de Excel para iOS, Android y Windows, puede ingresar datos fácilmente desde cualquier lugar y procesar la información desde su sofá.

Puede crear su propia aplicación analítica con Excel en cuatro pasos:

1) Estructura tu aplicación analítica en tres grupos: entrada, cálculo y salida.

2) Configure su hoja de trabajo de entrada de la forma más sencilla posible. Comience con pocos campos y estructura sus datos como una tabla de Excel. Esto facilita la adición de datos.

3) Utilice fórmulas (para usuarios avanzados) o tablas dinámicas (usuarios de nivel principiante a intermedio) para procesar los datos.

4) Visualice usando gráficos o minigráficos o formato condicional.

Luego, puede monitorear su progreso desde la aplicación de Excel o usando Excel en su PC o Mac.

JD: ¿Cuáles son otros ejemplos de cómo ha utilizado Excel para trazar su vida personal?

Chandoo: hice un rastreador de alimentación del bebé cuando tuvimos gemelos en septiembre de 2009. Es otra historia que dejé de rastrear después de sentirme abrumada con el ciclo de cambio de pañales, mezclar leche de fórmula, alimentarlos y acariciarlos unos cientos de veces.

Visualizar mi primer paseo en bicicleta de 200 km es otro.

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Hice mi primer paseo en bicicleta de 200 km en julio de 2014. Quería celebrar este logro con mi audiencia. Entonces hice un Libro de Excel con todas las estadísticas sobre el viaje..

Otro es visualizar la séptima victoria de Roger Federer en Wimbledon. Amo el tenis y admiro a Roger Federer. Entonces, cuando ganó el título de Wimbledon por séptima vez, creé una increíble Libro de Excel que representa la coincidencia progreso y estadísticas.

JD: Mucha gente siente que está desorganizada no solo con su tecnología, sino también en cómo manejan el aprendizaje de nuevos conceptos. ¿Qué consejo tienes para aprender algo nuevo de forma organizada y eficaz?

Chandoo: Aprender es una habilidad valiosa. Nos mantiene jóvenes y afilados. A continuación, se muestran algunas formas de aprender una idea nueva:

  • Comienzo. No posponga las metas de aprendizaje. Reserve tan solo una hora por semana para aprender algo nuevo. Puede ser programación, nuevos lenguajes, carpintería o creación de tablas dinámicas.
  • Exprima el aprendizaje en el tiempo libre. Suscríbase a podcasts u obtenga audiolibros y escúchelos durante su viaje y los tiempos de espera.
  • Siempre que aprenda algo nuevo, intente vincular la idea a un concepto existente que conozca bien. Esto fortalece la narrativa y te ayuda a memorizar mejor la idea.
  • No seas codicioso con el conocimiento. Comparta lo que aprenda con los demás. Esto mejora su comprensión de los conceptos y lo convierte en un experto en el campo.
  • Cuando se trata de software (o aplicaciones), somos tímidos. Eso significa que no presionamos un botón o hacemos clic en una opción del menú a menos que sepamos lo que hace. Sea atrevido y presione los botones. Esto puede llevarlo a un interesante agujero de conejo y enseñarle lecciones valiosas. Por supuesto, asegúrese de guardar los archivos.

Para obtener más sugerencias de Excel, consulte Las 12 reglas de Chandoo para hacer mejores hojas de cálculo y 20 consejos de Excel para convertirse en un profesional de hojas de cálculo.

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