Organícese: 5 formas en las que está saboteando su productividad

Paso mucho tiempo leyendo investigaciones sobre organización y productividad, y paso mucho tiempo saliendo con entusiastas de la tecnología. A medida que encontré teorías y mejores prácticas sobre cómo maximizar la productividad y mantenerse organizado, también he notado hábitos comunes entre las personas que aman la tecnología que sabotean directamente su capacidad para funcionar de la mejor manera.

La gente habla mucho sobre productividad, pero rara vez dedica mucho tiempo a discutir de qué se trata. Para mí, la productividad es muy personal, pero, en última instancia, se trata de lograr objetivos.

Organizarse

Una meta puede ser cualquier cosa, desde maximizar las ganancias en una empresa, hasta hacer un trabajo de nueve a cinco más rápido para que le queden algunos recursos mentales y físicos para perseguir sus intereses personales. Algunas personas quieren salir de la oficina más rápido cada día para pasar más tiempo con su familia. Algunas personas quieren dedicar dos horas de trabajo cada noche a escribir un guión de película.

No importa lo que quieras hacer, ser tu yo más productivo significa:

1. pensando en lo que aspira a hacer,

2. averiguar qué puede hacer si crea un entorno óptimo, y

3. Seguir adelante con la creación de un entorno óptimo y completar sus tareas o lograr sus objetivos.

Por supuesto, el seguimiento suele ser el problema. Permítanme señalar algunas de las formas más comunes en las que veo a los entusiastas de la tecnología en particular saboteando su productividad.

1. Salto de aplicación

Si te encanta la tecnología, probablemente también te gusten las aplicaciones. Siempre estás descargando la última aplicación. Estás orgulloso de ser uno de los primeros en adoptar. Sin embargo, se está saboteando a sí mismo si utiliza aplicaciones de productividad. Las aplicaciones de productividad son cualquier aplicación y servicio que le ayude a realizar su trabajo, incluidas listas de tareas pendientes, aplicaciones de gestión de tareas, servicios de sincronización de archivos, aplicaciones para tomar notas, calendarios y paquetes de oficina.

Con cualquier aplicación nueva, habrá una inversión de tiempo para la migración y aprender a usar el sistema. Agregue personalización y perderá mucho tiempo que podría haber dedicado a ser productivo. Además, le llevará un tiempo desarrollar nuevos hábitos para usar estas aplicaciones que probablemente usa a diario. Eso es más tiempo perdido y, a menudo, más “trabajo sobre el trabajo”.

Dicho esto, debe deshacerse de cualquier aplicación o servicio que no satisfaga sus necesidades. Pero esa decisión debe basarse en si sus herramientas existentes hacen lo que necesita, no si cree que el césped podría ser más ecológico con otra aplicación.

Consejo: elija una aplicación para cada una de sus necesidades de productividad y apéguese a ella.

2. Caer en el agujero negro del correo electrónico

La mayoría de los entusiastas de la tecnología saben que no deberían perder demasiado tiempo en el correo electrónico y, sin embargo, son absorbidos por él durante horas todos los días. ¿Qué tan grave es su problema con el correo electrónico? ¿Sabes siquiera cuánto tiempo estás perdiendo?

Una forma de medirlo es usar RescueTime, una herramienta freemium que funciona de manera invisible en segundo plano para registrar cuánto tiempo pasa en cada aplicación y sitio web que usa, incluido el correo electrónico.

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RescueTime puede abrirle los ojos a la gravedad de su problema de correo electrónico, pero no puede evitar que lo use. El complemento Stayfocusd puede hacerlo si usa correo electrónico basado en web. Agregue su sitio web de correo electrónico a la lista de dominios a los que no podrá acceder, luego configure las horas en las que se deben aplicar las limitaciones. StayFocusd lo bloqueará del sitio.

Hablando de veces, otra forma de frenar un problema de correo electrónico es crear nuevos hábitos para cuando revisa el correo electrónico. Los expertos generalmente están de acuerdo en que una de las peores formas en que las personas sabotean su productividad es abriendo el correo electrónico tan pronto como llegan a sus escritorios. Es mejor comenzar el día con una tarea altamente productiva y guardar el correo electrónico para más tarde.

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“Pero”, protestas, “¿qué pasa si hay un correo electrónico importante en el que debo actuar urgentemente?” Si el correo electrónico es un collar para perros alrededor de su cuello, revise el correo electrónico del trabajo en su teléfono inteligente y solo tome medidas en asuntos urgentes. Adquiera el hábito de revisarlo solo en el teléfono, lo que facilitará el cierre de la aplicación de correo electrónico y el trabajo real. Realice al menos 45 minutos de trabajo real antes de iniciar el correo electrónico en su computadora. Puede que te veas atrapado en esa importante tarea e ignores el correo electrónico hasta mucho más tarde, y ese es un gran hábito para desarrollar.

Cuando todo lo demás falla, me gusta repetir este mantra: no me pagan por responder correos electrónicos.

Nota: Es posible que deba cambiar el mantra si de hecho le pagan por responder el correo electrónico.

Consejo: utilice RescueTime para cuantificar su problema de correo electrónico. Nunca abra su aplicación de correo electrónico a primera hora en su estación de trabajo. Trate de completar al menos 45 minutos de trabajo real antes de ingresar al correo electrónico.

3. Creer que la multitarea es improductiva

Personas que leen sobre tecnología, cultura tecnológica y productividad. saber que la multitarea es improductiva.

Bueno, lo siento, pero eso no es cierto.

La investigación sobre la multitarea muestra que es muy productiva, pero solo hasta cierto punto (ver el trabajo de Diwas KC y Narayan, por ejemplo). Cuando se grafica, el valor de la multitarea tiene una forma de U invertida. Un poco es bueno, pero demasiado es tan malo como nada.

La investigación también sugiere que el valor de la multitarea varía según el individuo y el tipo de trabajo que se realiza. Francamente, creo que la mayoría de la gente sabe cuál de sus

las tareas son adecuadas e inadecuadas para la multitarea. ¿Estás atrapado en una reunión que no es realmente relevante para ti? ¡Continúe y póngase al día con el correo electrónico! ¿Redactando una propuesta de un millón de dólares? Será mejor que te concentres solo en esa tarea.

Consejo: deje de decirse a sí mismo que la multitarea es mala y aprovéchela para las tareas adecuadas. Sin embargo, no lo presiones.

4. Creación de cuentas duplicadas involuntariamente

¿Cuántas veces se ha registrado para obtener una cuenta en línea y luego se da cuenta de que ya tenía una vinculada a una dirección de correo electrónico diferente? Es un problema común entre los primeros usuarios que se enorgullecen de registrarse en nuevos sitios y servicios en línea tan pronto como estén disponibles.

Tener más de una cuenta puede ser un problema si perdió tiempo para configurar la cuenta inicial. También es un problema si almacenó datos en esa primera cuenta que podría necesitar tener nuevamente.

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La forma más sencilla de evitar la creación de cuentas duplicadas es utilizar un administrador de contraseñas. Los administradores de contraseñas administran sus nombres de usuario y contraseñas y, como beneficio adicional, también realizan un seguimiento de si ya tiene una cuenta con alguna aplicación, sitio o servicio.

Yo personalmente pruebo software y servicios en línea como parte de mi trabajo, y como resultado, tengo más de 450 cuentas en línea. Nunca podría realizar un seguimiento de mis inscripciones en línea sin un administrador de contraseñas. Utilizo Dashlane, que es una elección de los editores de PCMag. Hay otras dos opciones de los editores: LastPass Premium y Sticky Password Premium.

Consejo: use un administrador de contraseñas para evitar crear cuentas duplicadas sin saberlo.

5. Programar reuniones cuando esté más listo

Te gusta ser agudo durante las reuniones, ¿verdad? Desafortunadamente, a menos que las reuniones sean el núcleo de su trabajo, programar reuniones cuando está en su mejor momento es muy improductivo.

Al igual que el correo electrónico, las reuniones se consideran “trabajo sobre el trabajo”. El verdadero trabajo es lo que haces después de la reunión. Por lo tanto, es mejor programar reuniones durante las horas del día en las que normalmente está deprimido, generalmente por la tarde, y proteger sus horas importantes para cuando pueda abordar las cosas difíciles.

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¿Qué tiene esto que ver con ser un entusiasta de la tecnología? Bueno, compañeros geeks, si están muy conectados y utilizan las últimas soluciones de calendario y herramientas de programación conectadas, como Garabatear, entonces quizás sus colegas y socios puedan ver cuándo está libre y cuándo está ocupado. Es fácil para cualquiera sugerir una reunión por la mañana si ese es el primero hora del día, cronológicamente hablando, en que todos son libres.

Por lo tanto, bloquee en su calendario la hora del día en la que esté en su mejor momento. Para la mayoría de las personas, son las primeras horas de la jornada laboral. Etiquete este tiempo como “trabajo de enfoque” o márquelo como privado para que la gente pueda ver que está ocupado pero que no saben lo que está haciendo. Bloquear horas productivas también lo alejará de programar otras cosas improductivas en este momento, como citas médicas. Guarde esas cosas para los momentos del día en que esté agotado.

Consejo: no programe reuniones o citas durante sus horas de máxima productividad. Bloquee ese tiempo libre en su calendario para trabajar.

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