Organícese: 5 formas de enviar un correo electrónico mejor

Hay muchas filosofías y metodologías para usar el correo electrónico de manera más eficiente. Son fundamentales para limitar las distracciones y ser más productivo. Pero también necesita saber qué herramientas están a su disposición para llegar a ese lugar más productivo.

Los proveedores de servicios de correo electrónico y los desarrolladores de aplicaciones de terceros han inventado algunas herramientas excepcionales que hacen que el correo electrónico sea mucho más eficiente. Hay cinco que creo que tienen el mayor efecto y son de aplicación más amplia. Juntos te ayudarán

  • escribe mejores correos electrónicos,
  • convertir los correos electrónicos en tareas,
  • deshacer el envío de correos electrónicos,
  • programar el envío de correos electrónicos, y
  • posponer correos electrónicos.

Organizarse

Escribe mejor
Escribir correos electrónicos innecesariamente largos o poco claros es una pérdida de tiempo. Es posible que el destinatario no tenga tiempo para leerlos en primer lugar, o que pierda el tiempo para releerlos para tratar de entenderlos, o puede que tenga que responder al remitente para obtener una aclaración. Además, está todo el tiempo perdido para escribirlos en primer lugar.

Hay dos aplicaciones que trabajan arduamente para ayudarlo a escribir mejores correos electrónicos porque se enfocan en la escritura en sí: Grammarly y Crystal.

Grammarly es un complemento que funciona como un corrector ortográfico para analizar la gramática y, de hecho, hacer sugerencias inteligentes sobre cómo mejorar tu lenguaje, escribir con claridad y corregir errores comunes. Tiene una capacidad notable para detectar errores de ESL en particular.

Crystal también es un complemento y te invita a adaptar el idioma de tu correo electrónico para atraer al destinatario. Funciona así: Crystal primero encuentra a sus destinatarios en línea (sus cuentas de Twitter, páginas de Facebook, etc.) y observa cómo usan y responden al lenguaje. ¿Son concisos y directos? ¿O tienden a quedar atrapados en largas discusiones? Según los resultados, Crystal guía su escritura.

Crystal - sugerencia de idiomaCrystal – sugerencia de idioma

Si no eres un buen escritor, las indicaciones muy claras de Crystal pueden ayudarte genuinamente a encontrar las palabras para escribir lo que quieres decir. Esa es una propuesta valiosa, pero hay algo en ella que me molesta. Hay una premisa tácita de que estás adaptando tu lenguaje para sacar algo de la otra persona, y eso me parece manipulador. Sin embargo, puede que no le moleste, o incluso puede que sea exactamente lo que está buscando. No se puede negar que es bueno en lo que hace, en cualquier caso.

Convierta los correos electrónicos en tareas
Su bandeja de entrada no es su lista de tareas pendientes, pero probablemente aún reciba tareas asignadas por correo electrónico. La solución es configurar una aplicación conectada para mover de manera eficiente esas tareas a un lugar más apropiado.

En lugar de escribir manualmente una nueva tarea para usted mismo en cualquier aplicación de recordatorio o de tareas pendientes que utilice, conecte la aplicación directamente a su cuenta de correo electrónico o configure el reenvío de correo electrónico y, con uno o dos clics, mueva ese correo electrónico a su lugar adecuado.

Algunas aplicaciones que admiten la capacidad de mover correos electrónicos a otra aplicación, ya sea a través de conexión directa o reenvío de correo electrónico, son Wunderlist, Evernote Plus y Premium, Todoist Premium, Boxer y Newton Mail.

Deshacer envío
Todos presionamos Enviar prematuramente, ya sea porque pasamos por alto un error tipográfico, omitimos información o no nos detuvimos a reconsiderar un correo electrónico escrito en el calor del momento. Sin embargo, no tiene que vivir con el arrepentimiento o la ineficacia de tener que escribir un segundo correo electrónico. Solo necesita poder deshacer el envío.

Deshacer el envío es diferente a recuperar un mensaje. Con deshacer envío, el mensaje nunca se envía. Básicamente, su correo electrónico retiene el mensaje durante unos 10 a 30 segundos, durante los cuales puede cambiar de opinión.

Gmail tiene un botón Deshacer envío (vea el video a continuación para saber cómo configurarlo) que todos los usuarios de Gmail deben habilitar. Newton Mail (que está lleno de funciones completas para correo electrónico en dispositivos móviles) también tiene una que funciona en cualquier cuenta de correo electrónico que admita, y que incluye cuentas de Microsoft Exchange e iMap. Otros proveedores de correo electrónico también lo ofrecen.

Programar envío
“Ahora mismo” no siempre es el momento adecuado para enviar un correo electrónico. Ahí es cuando el envío programado es útil. Esta función de correo electrónico le permite elegir una hora en el futuro en la que se entregará su mensaje. Outlook, Boomerang para Gmail y Newton Mail lo tienen.

Con el envío programado, siempre que el mensaje no se haya enviado todavía, también puede editarlo. Por lo tanto, cubre algo del mismo terreno que la función de deshacer envío.

Siesta
No soy fan de la Bandeja de entrada cero filosofía de tratar de mantener el número de mensajes no leídos en cero. Se necesita demasiado tiempo para administrar y no aborda las necesidades reales de correo electrónico de las personas, ni psicológica ni técnicamente. Sin embargo, soy un fanático de la repetición, que tiene la misma idea de mantener minimizada la cantidad de mensajes en su bandeja de entrada en un momento dado.

La repetición no hace más que ocultar un mensaje de su bandeja de entrada durante un tiempo. ¿Cuánto tiempo? Tú decides. El efecto es que puede concentrarse en los mensajes importantes sin distraerse con los menos importantes. Esos mensajes menos importantes resurgirán en un momento en el que sea mejor para usted lidiar con ellos. Outlook (donde se llama “programación”), Airmail, Sparkmail y Newton Mail tienen un botón de repetición.

Si está interesado en ser más productivo (¿y quién no?), Debería echar un vistazo a mi resumen de Las mejores aplicaciones de productividad. No importa cuáles sean sus problemas de eficiencia en el trabajo, debería haber varias aplicaciones o servicios que lo ayudarán a aprovechar mejor su tiempo.

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