Organícese: 3 formas de utilizar los nuevos tableros Kanban de Asana

Algunas herramientas de productividad realmente no tienen mucho sentido hasta que las ve en acción. Por lo tanto, si nunca ha usado tableros kanban, es posible que no haya entendido todo el revuelo que rodea al servicio de colaboración y gestión de flujo de trabajo superior Asana que agrega tableros Kanban. Sin embargo, si está interesado en ser más productivo en el trabajo, vale la pena investigarlo, como explicaré.

Para los no iniciados, la aplicación en línea Asana (gratis en Asana) que ha ganado mucha tracción recientemente. Este servicio es básicamente una lista de tareas pendientes con esteroides. Puedes usar Asana con un grupo de personas y es bastante popular en los lugares de trabajo. Lo nuevo en Asana a partir de la semana pasada es una función llamada tableros, basada en tableros kanban. Kanban es un término genérico que describe tanto un tipo de aplicación como un sistema para usar esa aplicación. Una de las aplicaciones de tablero kanban más conocidas es Trello (Visitar sitio en Trello).

Organizarse

Kanban también es bastante popular entre los equipos de TI y los equipos de desarrollo de software. Cuando lo describen, lanzan términos como Scrum y entrega justo a tiempo, esperando que la gente común comprenda lo que significan. Es muy confuso.

Una forma mucho más fácil y clara de entender kanban es ver ejemplos en acción. A continuación se muestran algunos ejemplos de tableros kanban que pueden ser menos comunes en el lugar de trabajo, pero que están diseñados para que tengan sentido para casi cualquier persona.

1. Realice un seguimiento de las tareas personales: por hacer, por hacer, por terminar

Una forma de utilizar un tablero kanban es organizar una lista personal de tareas pendientes y asegurarse de no asumir nunca demasiadas tareas a la vez. Llamemos a esto el tablero To Do, Doing, Done.

En esta configuración, tiene tres columnas etiquetadas por hacer, por hacer y por terminar. También tiene una pila de notas adhesivas, que en kanban se llaman tarjetas. Escribe sus tareas en las notas adhesivas, una tarea por nota, y las pega en la columna Tareas pendientes. Hasta ahora tan bueno.

En este momento, tenemos una lista de tareas en la columna Tareas pendientes y nada en las columnas En curso o Terminado. Sé que puedes ver a dónde va esto, pero no saltes al siguiente paso todavía.

Lo que necesita saber sobre los tableros kanban es que son visualizaciones de información que podría rastrear fácilmente de alguna otra manera. En Asana, puedes ver tus tareas en la vista de lista, usando encabezados dentro de la lista para diferenciar entre diferentes tipos de tareas, como en la imagen a continuación.

Vista de la listaVista de la lista

Pero cuando visualiza la misma información en la vista de tablero, puede tener un efecto psicológico diferente. Con los tableros de tareas pendientes, tareas realizadas, las personas suelen imponer un límite a la cantidad de tareas que pueden estar en su columna de tareas en un momento dado. El propósito es crear un sistema que lo guíe a concentrarse en solo unas pocas tareas activas. Con una vista de lista, es fácil sentir que todas las tareas son de igual importancia y que todas deben completarse. ¡ahora mismo!

El tablero kanban To Do, Doing, Done funciona muy bien para tareas complicadas que tienen muchos pasos. En las imágenes de arriba y de abajo, puede ver que muchas de las tareas son grandes y no se pueden hacer en un solo día. Limitar la lista de tareas a solo dos o tres tareas como máximo te anima a concentrarte en ellas hasta que estén terminadas.

Vista de tablero

Es muy simple aplicar el mismo concepto de limitar el trabajo en progreso (Doing) también a la configuración de un equipo.

2. Distribuya el trabajo a través de una bandeja de tareas compartida

Aquí hay otro ejemplo que es bastante sencillo. Puede utilizar un tablero kanban para que el trabajo esté disponible para que las personas de un equipo lo recojan y lo asignen.

Para que sea más fácil de entender, imaginemos que se trata de una lista de tareas del hogar. Este hogar tiene tres hijos: Andy, Berta y Claudio. La primera columna kanban es Tareas. Las siguientes columnas son Andy, Berta y Claudio. La última columna está lista.

La regla del hogar es que cada niño debe elegir una tarea para hacer todos los sábados. También pueden surgir tareas adicionales de vez en cuando. Los niños tienen autonomía para elegir su tarea según lo que esté disponible. Ellos hacen una selección, colocan esa tarjeta en su columna y, por lo tanto, se responsabilizan por ello. Cuando terminan sus tareas, mueven la tarjeta a la columna Listo.

QuehaceresQuehaceres Es fácil imaginar este arreglo en un entorno de trabajo. Podríamos tener un equipo de trabajadores con un montón de trabajo que todos deben completar colectivamente. En lugar de esperar a que un gerente les asigne trabajo, pueden reclamar una tarea de la bandeja de Trabajo disponible.

Una forma más inusual de utilizar un tablero kanban es mantener listas de contactos según la región o la ciudad. Una vez más, podría ser fácilmente en formato de lista, pero para muchas personas, ver columnas y tarjetas tiene un efecto psicológico diferente (positivo).

Esta vez, bastante simple, el tablero tiene columnas para varias regiones y ciudades. Cada tarjeta es un contacto que tiene su sede en esa región. Cuando el viaje lo lleva a un lugar en particular, puede ver fácilmente una lista de contactos con los que podría comunicarse mientras esté allí. Además, notará muy rápidamente si un número creciente de contactos importantes se encuentran en la misma ubicación, lo que podría significar que debe aumentar la frecuencia de las visitas.

Contactos KanbanContactos Kanban Para automatizar un poco este proceso, puede reenviar correos electrónicos de contactos a un proyecto de Asana directamente. Cambie la línea de asunto por el nombre y la ubicación del contacto para que le resulte más fácil clasificar y etiquetar correctamente posteriormente. Al ver que muchas personas incluyen su información de contacto completa al final de un correo electrónico, también tendrá todo eso guardado en las tarjetas.

Haga más con los tableros Kanban

Con suerte, estos ejemplos hicieron que los tableros kanban fueran un poco más accesibles para los no iniciados. Su uso puede ser mucho más complicado, desde el seguimiento del desarrollo de software que mencioné anteriormente hasta el control de inventario. Los ejemplos más básicos que di están diseñados para ayudarte a comprender por qué podrías usar una pizarra en Asana en lugar de una lista. Sea creativo y use tableros para administrar lo que tenga más sentido para usted.

¿Buscas más información sobre Asana? Puede leer Uso de Asana en los negocios, 7 trucos de Asana para convertirse en uno con los flujos de trabajo comerciales y Slack vs Asana.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.