Organícese: 11 trucos para aumentar su productividad

Es normal querer aprovechar al máximo su tiempo. Vivimos en una cultura obsesionada con la productividad y es difícil culpar a alguien por soñar con una vida más eficiente. Algunas personas quieren terminar su trabajo rápidamente para poder dejarlo todo atrás cuando regresen a casa. Otros quieren dominar el arte de la gestión de proyectos para poder ganar suficiente dinero para pagar las facturas mientras ahorran algo de tiempo y energía para perseguir su pasión, ya sea la escritura creativa, el diseño de videojuegos o la horticultura.

Ser más productivo se trata de aprovechar al máximo el tiempo que tiene.

“Hay 168 horas en una semana. Si trabajas 50 y duermes 8 por noche (56 horas por semana en total), eso deja 62 horas para otras cosas”, escribe la autora y experta en gestión del tiempo Laura Vanderkam su último libro. El tiempo esta ahí. Todo depende de cómo lo uses.

Estos 11 consejos te ayudarán a incrementar tu productividad tanto a corto como a largo plazo.

¿Sabes cómo gastas tu tiempo? Si no es así, ¿cómo espera sacar más provecho?

Controle su tiempo durante una semana. No tiene que ser preciso al minuto, pero observe cuándo llega y sale del trabajo, los descansos, las horas de comida, el tiempo en familia, las actividades, el tiempo libre, etc. Instale la aplicación RescueTime si desea obtener más detalles sobre cómo gasta su tiempo en la computadora. Realiza un seguimiento de los programas que utiliza y los sitios que visita, así como el tiempo que pasa fuera de la computadora.

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(Se muestra: un resumen de productividad mensual).

Cuando revise su registro, busque las horas que está usando “mal” (como sea que lo defina). Una vez que se dé cuenta de cómo gasta sus horas, puede aumentar la cantidad que obtiene de ellas.

2 Primero revise su calendario y sus tareas pendientes

Es una pesadilla de productividad tener todo el día secuestrado por una reunión que olvidó por completo que estaba en el calendario. No dejes que eso suceda. Revise su calendario y lista de tareas a primera hora cada mañana. Tarda menos de un minuto y no se desviará del rumbo más tarde. La aplicación de administración de tareas Any.do tiene una configuración que le recuerda todas las mañanas que revise sus planes para el día.

3 Proteja sus horas más productivas

Pregúntele a cualquier persona creativa exitosa cómo encuentra tiempo para escribir guiones de películas, pintar retratos, tocar música o cualquier esfuerzo que logren, y lo más probable es que le diga la regla del culo en la silla: comience por poner su trasero en la silla.

Por supuesto, no es tan simple como sentarse. El momento también importa. Para la mayoría de las personas, la parte más productiva del día es por la mañana, no inmediatamente después de despertarse, sino antes de la hora del almuerzo. Utilice esas horas para el trabajo que más le importe. Entonces, no programe reuniones. No revise el correo electrónico. No te pongas al día con las redes sociales. Si eres un noctámbulo, protege tus últimas horas de la misma manera. Entonces pon tu trasero en la silla …

Escribe una lista de tareas pendientes. Haga que cada entrada sea concreta y factible. Solo escriba las cosas que se harán en un día específico, no las tareas que demoren varios días en completarse. Cuando su lista parezca demasiado ambiciosa para el día actual, mantenga las tareas más importantes y lleve a otros días las que pueden esperar. No intente asumir demasiado a la vez.

Las aplicaciones de listas de tareas cuestan un centavo la docena, así que elija una que le guste. ¡Y no tengas miedo de rechazar una aplicación si no te gusta cómo se ve! El diseño importa. Si odias cómo se ve, te molestará mirar tu lista de tareas pendientes, y eso no es bueno.

Configure las preferencias de fecha y hora de su computadora para anunciar la hora. Cada vez que suceda, consúltelo. ¿Sigues concentrado? ¿Deberías tomarte un descanso?

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6 Piense en términos de tomates

Recuerdas el Técnica de tomate? Es una rutina de productividad en la que debe trabajar de manera diligente e ininterrumpida durante unos 25 minutos y luego tomar un breve descanso. El nombre proviene del uso de un temporizador de cocina, en forma de tomate. Con esta técnica, calcula cuántas sesiones de 25 minutos, o “tomates”, necesita para completar una tarea, y luego apunta a hacerlo con breves descansos entre ellas.

En Chrome, Flujo de trabajo estricto es la mejor extensión de temporizador de tomate que he visto.

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Puede ajustar la duración de las sesiones de trabajo y los descansos. Un icono de tomate en la esquina de su navegador se vuelve rojo o verde, dependiendo de si está en modo de trabajo o descanso, y muestra los minutos restantes para el tramo actual. El flujo de trabajo estricto también puede bloquearlo de ciertos sitios que distraen durante sus fases de trabajo.

7 Enciérrese de los sitios que distraen

Otra extensión de Chrome llamada StayFocusd evita que visite sitios que distraen cuando debería estar trabajando. A diferencia del flujo de trabajo estricto, StayFocusd lo bloqueará durante alguna horas que establezca, como de 9:00 a 5:00 todos los días de la semana. Puede evitar que navegues en Facebook o te dejes atrapar por BuzzFeed cuando necesites trabajar o estudiar, o puede limitar el uso de Twitter a solo 30 minutos por día, lo que quieras. Simplemente dígale los dominios que más le tientan y establezca su horario.

8 Oblígate a tomar descansos

Nunca subestimes la importancia de los descansos. Todas las personas verdaderamente productivas saben que los descansos son necesarios para mantenerse eficientes (y los optometristas ciertamente recomiendan también los descansos de pantalla). Time Out Free es una aplicación para Mac que en PCMag amamos. Le bloquea el acceso a toda su computadora en los intervalos que establezca. Los usuarios de Windows y Linux pueden probar el Trabajo rave. Una aplicación de descanso multiplataforma (basada en la web) que enfatiza los descansos oculares, llamada PYV porque “protege tu visión” también es gratis.

Algunos descansos deben ser breves para que pueda volver a trabajar rápidamente. Pero al menos un descanso al día debe implicar levantarse de la silla y caminar un rato. Los investigadores de la Universidad de Stanford han demostrado que caminar promueve la creatividad. Es bueno para su salud y su cerebro y, por lo tanto, para su productividad. Adquiera el hábito de dar un largo paseo durante el almuerzo, o cuando mejor se adapte a su día. Algunos rastreadores de actividad tienen recordatorios de movimiento que hacen que la banda vibre si ha estado inactivo demasiado tiempo. Garmin Vivoactive y Apple Watch ($ 300.00 en eBay) tienen esta función, al igual que muchos otros rastreadores.

10 Recompénsese por completar tareas

Digamos que terminas una tarea media hora antes de lo esperado. Lo más productivo sería pasar rápidamente al siguiente trabajo, ¿verdad? Equivocado.

Cuando termine a tiempo o temprano, recompénsese. Cómprate un café. Tuitea tu éxito. Garabatear. Llama a tu amigo. O simplemente saborea el momento. Aquí tienes la oportunidad de crear el hábito de recompensar el buen comportamiento. Eso es un refuerzo positivo. Verá mejores resultados a largo plazo si se recompensa por un trabajo bien hecho en lugar de castigarse con un trabajo nuevo (y no programado).

11 Ahorre tiempo para dormir y relajarse

Dormir. Dormir bien. Duerme suficiente. Nadie es más productivo o eficiente cuando está privado de sueño.

Además, no reserve cada momento de todos los días. Investigación (gran parte explicada en el libro Escasez) muestra que cuando los recursos se agotan, su ancho de banda mental se ve afectado. Es cierto cuando esos recursos son tiempo, dinero o cualquier otra cosa. Cuando experimentamos escasez, dejamos de operar de la mejor manera posible y nuestras decisiones y acciones sufren. Así que crea algo de holgura. Dale a tu horario suficiente margen de maniobra y deja un tiempo no programado para estar solo.

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