Inicio rápido: configure el CRM básico en 10 sencillos pasos

Base CRM es la elección de los editores de PCMag para el software CRM. La serie de videos presentada en este artículo está diseñada para que pueda comenzar a usar Base CRM de manera rápida y sencilla. Lo guía a través de todos los pasos iniciales para configurar, organizar y usar su cuenta. En el artículo, desglosaremos tareas como personalizar los canales de ventas, configurar la gestión de clientes potenciales y configurar acciones automatizadas.

Personalizar notificaciones

Creación y gestión de acuerdos

Personalización de sus canales de ventas

Creación y asignación de tareas

Configurar acciones automatizadas

Paso uno: descripción general del tablero

Aprenda a usar su panel de CRM base en este breve video que incluye una descripción general de la actividad de la cuenta, un resumen de la canalización y opciones de filtrado. Hay tres tipos de perfiles de CRM base, cada uno de los cuales tiene diferentes permisos: usuario, administrador y empresa. El perfil de usuario puede ver solo su propia actividad, el gerente puede ver su actividad y la de sus subordinados directos, y los usuarios empresariales pueden ver la actividad de equipos completos.

De lo contrario, los cuadros de mando tienen el mismo aspecto en todos los perfiles, con la canalización y el resumen del trato en el lado izquierdo, la actividad de la cuenta en el centro y las tareas y citas en el lado derecho. Una nueva adición a la interfaz de usuario (UI) es el botón Agregar universal, que se puede usar para agregar nuevos contactos, clientes potenciales y otros registros desde cualquier pantalla, incluido el tablero.

Puede ver información de nivel superior sobre sus acuerdos, filtrada por canalización, así como la actividad de los últimos 30 días, incluido un recuento de los acuerdos ganados y perdidos o marcados como no calificados. La actividad de la cuenta está organizada por notas, tareas completadas y ofertas. En esta columna, verá cada vez que alguien agrega un nuevo trato, contacto, nota, tarea o cambia el estado o la etapa de un cliente potencial o trato. Finalmente, las tareas y las próximas citas están en el lado derecho; Las tareas atrasadas se muestran en rojo. Mire el video para obtener sugerencias sobre cómo filtrar contenido y personalizar su panel de control para sus necesidades específicas.

Paso dos: personalización de notificaciones

Este video le muestra cómo administrar las notificaciones. Hay tres tipos diferentes de notificaciones en Base CRM: notificaciones preestablecidas, notificaciones personalizadas y notificaciones web.

Las notificaciones preestablecidas incluyen actividades de software, como cuando se le asigna un cliente potencial, trato o tarea, así como recordatorios de citas y tareas. También hay notificaciones del sistema, como cuando se completa una importación o exportación o cuando se crea un nuevo cliente potencial a partir de un formulario de captura. Para cada uno de estos, puede optar por una alerta web, una alerta por correo electrónico o desactivar las notificaciones.

Los usuarios pueden crear notificaciones personalizadas relacionadas con clientes potenciales, contactos y ofertas. Para cada uno, primero elige un filtro, como clientes potenciales que pertenecen a equipos o usuarios particulares o un trato que se encuentra en una etapa determinada. Luego eliges un disparador. Por ejemplo, es posible que desee recibir una alerta cuando se agregue una tarea a un nuevo acuerdo o cuando se cambie la etapa de un acuerdo en el proceso. Las notificaciones pueden tener más de un disparador. Puede recibir alertas web, por correo electrónico y móviles.

Por último, los usuarios que se han registrado en Base Voice, o que se han integrado con algún otro proveedor de servicios de voz empresarial, pueden registrarse para recibir notificaciones web sobre llamadas entrantes y mensajes de texto. Base Voice incluye un número de teléfono único y registra automáticamente llamadas y mensajes a clientes potenciales y contactos.

Si es nuevo en CRM, es posible que tenga cierta confusión cuando se trata de clientes potenciales y contactos. En Base CRM, un cliente potencial es una persona principal, una empresa o una oportunidad comercial que aún no forma parte del proceso de ventas. Estos incluyen personas y empresas que ha descubierto a través de la creación de redes pero con las que aún no ha llegado a un acuerdo comercial. Los leads tienen que ver con el potencial. Una vez que un cliente potencial muestra interés en un producto o servicio, se puede convertir en un contacto. Un contacto también puede ser alguien con quien ha hecho negocios en el pasado y es probable que ofrezca negocios repetidos.

Las pestañas Cliente potencial y Contacto en Base CRM se ven y funcionan de manera similar, con una variedad de filtros de búsqueda. Los clientes potenciales se clasifican de tres maneras: nuevos, en funcionamiento y no calificados. Los contactos se dividen entre prospectos y clientes. Los contactos se pueden asociar a una o más ofertas. Tanto para clientes potenciales como para contactos, puede ver las tareas y citas relacionadas en su entrada, así como los documentos asociados. Los clientes potenciales se pueden convertir en contactos, pero esa acción no se puede revertir.

Paso cuatro: creación y gestión de acuerdos

Las ofertas son oportunidades de ventas relacionadas con un cliente potencial o un contacto. Se mueven a través de su canal de ventas, que representa su proceso de ventas. Cada canal termina en una de las tres etapas cerradas: ganado, perdido o no calificado. Ganados y perdidos se explican por sí mismos; marcar un trato como no calificado significa que no fue un rechazo total. Las razones no calificadas pueden ser sobre el tiempo, el presupuesto, la reorganización de la empresa o cualquier elemento que esté fuera de su control. Estos tres grupos de ofertas facilitan el seguimiento de su éxito y apuntan mejor a su equipo de ventas.

En la página Ofertas, puede ver cuántas ofertas hay en cada etapa del proceso. Al igual que los clientes potenciales y los contactos, también puede filtrar ofertas por cualquiera de los campos que esté utilizando. En una entrada de negocio, puede ver qué contacto, cliente potencial o empresa está conectado a él, la actividad reciente y su valor y porcentaje de probabilidad. También se muestran todas las tareas o citas relacionadas. También puede cambiar la etapa del trato aquí.

Paso cinco: personalización de sus canales de ventas

Las canalizaciones de ventas se componen de etapas. Base CRM tiene seis etapas listas para usar, pero puede agregar más o eliminar cualquiera que no planee usar. También puede cambiar el nombre y reordenar las etapas según los procesos de su empresa. Hay dos tipos de etapas: activa y cerrada. Si bien puede cambiar el nombre de cualquiera de las tres etapas cerradas, que por defecto son ganadas, perdidas y no calificadas, puede eliminarlas o agregar más.

Si tiene varios canales de ventas, puede personalizar cada uno con diferentes etapas. Por lo tanto, si vende productos y servicios, puede tener tuberías que se adapten a cada proceso.

Paso seis: agregar campos personalizados

Los clientes potenciales, los contactos y las ofertas tienen una multitud de campos predeterminados, pero eso no siempre es suficiente. Los campos personalizados le permiten recopilar y almacenar información adicional sobre sus prospectos que son exclusivos de sus negocios. Base CRM tiene una variedad de opciones de campos personalizados. Puede crear campos para una sola línea de texto, un párrafo de texto, casilla de verificación, menú desplegable, menú de selección múltiple, fecha, correo electrónico, teléfono, dirección y URL. Puede agregar tantos campos personalizados como desee, y para el menú desplegable y de selección múltiple, hasta 500 opciones.

Paso siete: programar citas

Base CRM viene con una función de calendario y también puede integrar uno o más calendarios de Google con su cuenta. Debe elegir un calendario como predeterminado, que es el único que puede editar. Las citas de los calendarios no predeterminados se muestran en gris. Cuando crea una cita, puede asociarla con un cliente potencial, un trato o un contacto. Simplemente comience a escribir el nombre y Base CRM le sugerirá cualquier registro que coincida.

Esas citas aparecerán en la entrada del cliente potencial, contacto o trato. Guardar una cita la agrega a su calendario y envía invitaciones a otros asistentes. Puede cargar el logotipo de su empresa para que se muestre en todas las invitaciones. También puede agregar citas desde las páginas de clientes potenciales, contactos o acuerdos. Cuando ve una cita, puede ver qué asistentes aceptaron y rechazaron su invitación.

Paso ocho: creación y asignación de tareas

En Base CRM, todas las tareas están asociadas con acuerdos. Puede agregar tareas desde la pestaña Calendario o Tarea o directamente desde un cliente potencial, contacto o entrada de negocio. Las tareas tienen fechas límite y recordatorios opcionales, que se pueden enviar una semana, un día, una hora, 30 minutos, 15 minutos o cinco minutos antes de la fecha de vencimiento o en la hora exacta de la fecha de vencimiento. Las tareas atrasadas se muestran en rojo. Dependiendo de sus permisos, puede asignarse tareas a usted mismo oa otros usuarios.

Paso nueve: integración de su correo electrónico

Base CRM tiene una herramienta de correo electrónico, pero también se integra con Gmail y otros proveedores de correo electrónico. La integración de su cuenta de correo electrónico significa que las comunicaciones con clientes potenciales y contactos se registran automáticamente, lo que le deja tiempo para trabajos más importantes. Su cuenta de correo electrónico se sincronizará de dos maneras: los correos electrónicos que envíe en Base CRM aparecerán en su cliente de correo electrónico y viceversa. Base CRM le enviará un correo electrónico una vez que finalice la sincronización inicial del correo electrónico.

Su correo electrónico se divide en cuatro carpetas: Bandeja de entrada, Correos electrónicos sin seguimiento, Enviados y Archivados. Su bandeja de entrada contiene correos electrónicos que están conectados a clientes potenciales, contactos y ofertas en su cuenta. Los correos electrónicos sin seguimiento son aquellos que no están asociados con su cuenta. Desde esa carpeta, puede agregar un correo electrónico como cliente potencial o contacto. En la carpeta Enviados, puede ver si se ha visto un correo electrónico y cuántas veces se ha visto, de esa manera puede identificar los mensajes que pueden haberse olvidado o que se han enviado a una dirección de correo electrónico incorrecta. Puede eliminar mensajes o archivarlos una vez que ya no sean importantes.

Paso 10: Configurar acciones automatizadas

Si se encuentra haciendo la misma tarea una y otra vez, ¿por qué no automatizarla? Base CRM tiene varias opciones para crear tareas automáticamente basadas en ciertos eventos. Debe ser un usuario de nivel de administrador que sea un administrador de cuenta para crear acciones automáticas. Los ejemplos incluyen la creación de tareas cuando un trato pasa a una nueva etapa o la actualización de un campo personalizado cuando se crea un nuevo trato. Primero, selecciona el evento que desencadenará la acción. Las opciones incluyen: cuando se crea un nuevo cliente potencial, cuando se crea un nuevo contacto, cuando se crea un trato o cuando un trato se mueve a una etapa diferente. Algunos de estos eventos tienen opciones más granulares, como el filtrado por empresa, canalización o etapa de negociación.

A continuación, usted decide cuál debe ser la tarea, asígnela a un usuario y, opcionalmente, agrega una fecha de vencimiento. Puede crear varias tareas por acción automatizada.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.