Cómo utilizar Microsoft Teams de forma más productiva

Microsoft Teams puede ser una herramienta fundamental para trabajar desde casa. Sin embargo, su eficacia depende de cuántas funciones clave conozca y utilice, así como de cuántos trucos conozca para navegar por esta enorme herramienta y mantenerla organizada.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una de las aplicaciones de videoconferencia y mensajería en equipo más utilizadas, lo que permite que grupos de personas se comuniquen entre sí mediante el chat de texto grupal, el chat de texto uno a uno, las videollamadas y el intercambio de archivos. En Teams, puede crear de forma colaborativa una wiki para un proyecto o departamento, así como conectarse a otras aplicaciones de Microsoft. Cualquiera puede utilizar Microsoft Teams de forma gratuita. Aprender a usar las funciones principales de la aplicación, como unirse a un canal y publicar un comentario, es bastante fácil, especialmente porque recibe breves tutoriales la primera vez que usa Team.

En cambio, miremos lo que es menos obvio. Lo que sigue es una colección de diez trucos y consejos simples y poderosos que lo ayudan a mantenerse organizado, mantener las herramientas clave al alcance de la mano, desactivar algunas notificaciones para reducir las distracciones y, en general, tener una experiencia más productiva con esta aplicación. Para obtener más información sobre Microsoft Teams, lea en qué se diferencia de Slack, así como algunas de las alternativas a estas dos aplicaciones de mensajería populares.

1. Personalice las notificaciones a nivel de la aplicación

Las notificaciones de las aplicaciones de chat en equipo te ayudan a estar al tanto de las conversaciones importantes, pero las que no son importantes pueden ser distracciones terribles. Por eso es importante personalizar las notificaciones. En Teams, puede hacerlo a nivel de aplicación, nivel de canal y nivel de conversación.

Notificaciones de nivel de aplicación de Microsoft Teams

En el nivel de la aplicación, puede personalizar las notificaciones de menciones, mensajes y otros cambios en la cuenta, como cuando alguien se une o se va. El único que no puede deshabilitar por completo es @ menciones.

Para llegar allí, haga clic en el icono de su perfil en la esquina superior derecha, elija Configuración y luego seleccione Notificaciones.

2. Personalizar notificaciones a nivel de canal

A nivel del canal, puede personalizar las notificaciones para todas las publicaciones nuevas, todas las respuestas y menciones del canal, es decir, cuando alguien etiqueta el canal para hablar de ello. Puede ser útil deshabilitar (desactivar) cualquier canal al que se haya unido para divertirse y socializar, o cualquier canal que vea o escuche pasivamente. Incluso después de desactivar las notificaciones del canal, el nombre del canal seguirá en negrita cuando haya nueva actividad, lo que le permitirá saber que puede acercarse y ponerse al día, pero solo cuando sea el momento adecuado para usted.

Notificaciones de nivel de canal de Microsoft Teams

Para llegar allí, pase el cursor sobre el nombre del canal hasta que aparezcan tres puntos. Haga clic en los puntos y seleccione Notificaciones del canal.

3. Personalice las notificaciones a nivel de conversación

En el nivel de conversación (también conocido como hilo), puede desactivar las notificaciones por completo, lo cual es útil cuando un hilo se descarrila.

Notificaciones de nivel de conversación de Microsoft Teams

Para llegar allí, coloque el cursor sobre la esquina superior derecha de la publicación original hasta que vea una cadena de reacji y tres puntos. Haga clic en los tres puntos y elija Desactivar notificaciones. Incluso con las notificaciones desactivadas, seguirá recibiendo una alerta si alguien @ lo menciona.

4. Envíe un chat privado sin salir de un canal

Microsoft Teams mantiene los canales y los chats separados entre sí. Eso no es útil cuando necesita enviar un mensaje rápido a alguien en privado mientras está en el centro de una conversación de canal. Sin embargo, hay una forma de hacerlo.

Chat rápido de Microsoft Teams

Haga clic en el perfil de la persona a la que desea enviar un mensaje. Aparece un cuadro con algunas opciones para comunicarse con ellos, incluido un campo de mensaje que no es más que una forma rápida de enviar un chat.

5. Convierta un chat en una llamada de audio o video

Microsoft Teams tiene llamadas de audio y video integradas. Esto significa que puede convertir cualquier chat con un colega en una llamada telefónica o videollamada utilizando los altavoces, el micrófono y la cámara de su computadora. Hay varias formas de llamar a sus colegas, incluido hacer clic en la imagen de perfil de alguien y seleccionar el icono de llamada (consulte la imagen en el consejo anterior). Otra forma es pasar de un chat privado a una llamada. Esta opción es conveniente cuando el chat de texto no es tan eficiente como le gustaría.

Microsoft Teams llamando

Desde el chat, simplemente haga clic en el ícono de la cámara de video o en el ícono del teléfono en la esquina superior derecha. La aplicación marcará a la persona o personas en el chat automáticamente.

6. Comparte tu pantalla

Cuando comparte físicamente el espacio de la oficina con otros, es fácil pedirle a un colega que mire por encima del hombro a alguien en la pantalla. Es casi tan fácil mostrar su pantalla a sus colegas cuando se encuentra en un entorno de trabajo remoto. Con Microsoft Teams, puede hacerlo iniciando una llamada con alguien y luego activando la pantalla compartida.

Compartir pantalla de Microsoft Teams

Una vez que inicie la llamada, haga clic en la opción para compartir pantalla cerca de la parte inferior de la ventana. Tenga en cuenta que el administrador de la cuenta debe permitir la pantalla compartida para que funcione.

7. Agregue un fondo virtual a las videollamadas

Tal vez hayas visto todas las divertidas imágenes de fondo que la gente ha agregado a las reuniones de Zoomvirtual. Microsoft Teams también te permite elegir una imagen de fondo para las videollamadas, pero no te ofrece una forma sencilla de crear tu propia imagen. Sin embargo, eso no significa que no sea posible, y Lance Whitney le muestra cómo hacerlo en su tutorial.

Menú de Windows con fondos de reuniones

La versión corta de sus instrucciones es colocar la imagen que desea usar en la carpeta que Microsoft Teams usa para sus opciones de imagen de fondo.

8. Ordena tu barra de canales

Cuantos más equipos y canales haya en su cuenta, más desordenado y desordenado se verá el carril izquierdo de su aplicación. Veamos algunas formas clave de ordenar la barra de canales.

Primero, fije los canales que más usa en la parte superior de esa área. Coloca el cursor sobre el nombre del canal hasta que veas tres puntos. Haga clic en los puntos y elija Fijar.

En segundo lugar, puede expandir y contraer equipos según sea necesario. Cuantos más equipos colapses, más organizada se verá tu barra de canales.

Canales de reorden de Microsoft Teams

En tercer lugar, puede reordenar los equipos arrastrándolos y soltándolos, lo que le permite colocar los equipos más importantes más arriba.

Por último, dentro de cualquier equipo, puede ocultar los canales que no son muy relevantes para usted, excepto el canal General de cada equipo. No puedes deshacerte de ese. Para ocultar un canal, coloque el cursor sobre su nombre hasta que vea tres puntos. Haga clic en los puntos y seleccione Ocultar. Después de ocultar los canales, aún puede acceder a ellos fácilmente navegando hasta la parte inferior de la lista de canales para ese equipo, donde la aplicación le indica cuántos canales ha ocultado para el equipo elegido.

Ocultar Microsoft Teams

9. Pruebe / Comandos

La barra de búsqueda en la parte superior de la ventana de Microsoft Teams también funciona como un lugar para escribir comandos. Los comandos le permiten navegar por la aplicación de manera más rápida y eficiente. Si no es muy conocedor de la tecnología, los comandos pueden parecer desalentadores, pero aquí no lo son.

Intente escribir una sola barra diagonal (/) en la barra de búsqueda. Aparece una lista de posibles comandos, lo que significa que no es necesario que los memorice. Además, la aplicación te ayuda a completar el comando. Por ejemplo, si escribe / chatea, la aplicación le proporciona automáticamente campos para escribir el nombre de la persona a la que desea enviar un mensaje y un campo de texto para escribirlo.

Comando barra de Microsoft Teams

Otros dos comandos útiles son / dnd, que pone su cuenta en modo “no molestar”; y / keys, que muestra una lista de atajos de teclado para conocer más formas de navegar por la aplicación de manera eficiente.

10. Agrega pestañas especiales a tu canal

Cada canal tiene una fila de pestañas en la parte superior. De forma predeterminada, verá Publicaciones, Archivos y Wiki. Puede agregar pestañas especiales que son únicas para cada canal. Las pestañas pueden ser sitios web, archivos específicos que necesita para hacer referencia a la oferta e incluso información de otras aplicaciones, como Trello o Zendesk.

Pestañas de Microsoft Teams

Para agregar una pestaña, haga clic en + en el área de pestañas y una lista de opciones le mostrará qué tipo de contenido puede agregar.

Otras lecturas

Reseñas de mensajes de equipo

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