Cómo no sentirse abrumado por Slack en el nuevo mundo del trabajo desde casa

La aplicación de mensajería empresarial Slack hace que la comunicación dentro de un equipo sea mucho más fácil que usar el correo electrónico. Una nueva actualización de la interfaz, que comienza a implementarse hoy para las aplicaciones web y de escritorio, mejora su capacidad para convertirla en un espacio de trabajo limpio y organizado. Por ejemplo, un botón de redacción universal le da la opción de escribir y editar un mensaje en una ventana grande, y solo cuando haya terminado, elija dónde publicarlo. Otro cambio le permite organizar la barra lateral de su canal en un grado mucho mejor que antes.

Los cambios ayudan a quienes son nuevos en Slack, y especialmente a las personas sin experiencia en programación y desarrollo tecnológico, a comprender cómo usar la herramienta más fácilmente, según Ilan Frank, vicepresidente de productos empresariales de Slack. Si no ve una actualización inmediata de su interfaz de Slack con la nueva interfaz, sepa que llegará pronto. El lanzamiento ocurrirá en fases durante las próximas semanas. Una actualización de la interfaz móvil, dijo Frank, ocurrirá en una fecha posterior.

Las mejoras, combinadas con algunos trucos y cambios existentes que puedes realizar en tu cuenta de Slack, te permiten crear una interfaz organizada que es más eficiente que la predeterminada. Prueba estos consejos para limpiar Slack. Harán que sea más fácil y menos estresante para usted comunicarse con sus colegas y mantenerse al día con la información importante.

El cambio que más me emociona ver en la nueva interfaz son las secciones de la barra lateral del canal. Esta función le permite crear grupos de canales y mensajes directos, y nombrar el conjunto como desee. Por ejemplo, puede crear una sección para su equipo, departamento o proyecto, y juntar todas las conversaciones relevantes.

Una vez que tenga la nueva actualización de Slack, puede crear una sección yendo al encabezado Canales en la barra lateral izquierda y haciendo clic en los tres puntos. Elija Crear nueva sección. Ingrese un nombre para la sección o elija uno de los nombres sugeridos. Opcionalmente, también puede poner un emoji de su elección junto al nombre de la sección. Haga clic en Crear y listo.

Además de organizar sus canales y mensajes con secciones, también puede reducir la cantidad de elementos que ve en su barra lateral. Una forma es con estrellas. Agrega una estrella a los canales y mensajes directos que usas con más frecuencia. Eso hace que se ubiquen en la parte superior bajo el título Destacados, lo que le permite centrar su atención en esta lista seleccionada.

Configuración de la barra lateral en Slack

Si su cuenta de Slack está seriamente desordenada, considere también cambiar su configuración para mostrar solo los mensajes destacados y los no leídos. Vaya a Preferencias> Barra lateral> Configuración de la barra lateral> Apariencia y elija Conversaciones no leídas y destacadas.

2.Hacer que los mensajes de Slack sean más compactos

Dos configuraciones reforzarán su interfaz de Slack para que sea más ágil.

Vaya a Preferencias> Mensajes y medios:

    En Tema, elija CompactRight debajo de él, elija Solo mostrar nombres

Configuración de pantalla en Slack

Juntos, estos ajustes eliminan el exceso de caracteres, imágenes de iconos y espacios en blanco de Slack. Te permiten ver mucha información sin tener que desplazarte demasiado. Si te gusta, depende de ti y siempre puedes volver a cambiarlo. Vale la pena probarlos si desea que su espacio de Slack se vea más ordenado y menos ocupado.

3. Elimina el desorden de imágenes

Si su principal queja sobre Slack es que sus colegas publican demasiados gifs animados, emojis y enlaces con enormes imágenes de vista previa, simplemente puede suprimirlos en su vista. Busque en Preferencias> Mensajes y medios. Hacia la parte inferior hay casillas de verificación que le permiten ocultar diferentes tipos de imágenes.

Si desea la mejor experiencia de Slack ordenada, configúrelos de esta manera:

Configuración de emoji en Slack

4. Personalizar notificaciones

Recibir demasiadas notificaciones las convierte en ruido. Personaliza las notificaciones que recibes en Slack en tres pasos.

Primero, silencia los canales donde la mayoría de los mensajes nuevos no son importantes. Vaya al canal, haga clic en el icono de engranaje junto a la barra de búsqueda y seleccione la opción para silenciar ese canal.

Silenciar canales en Slack

En segundo lugar, cambie sus preferencias de notificación a Mensajes directos, menciones y palabras clave solamente o Nada. Si elige Nada, verá insignias que indican nuevos mensajes, pero no recibirá alertas de audio ni otras notificaciones en pantalla.

Configuración de notificaciones en Slack

En tercer lugar, preste atención a las dos últimas opciones que aparecen en esta sección de sus preferencias: Notificarme sobre las respuestas a los hilos que sigo y Usar diferentes configuraciones para dispositivos móviles. Dependiendo de cómo usted y sus compañeros de equipo usen las conversaciones encadenadas, es posible que desee seleccionar la opción para recibir notificaciones de conversaciones. En cuanto a las opciones de dispositivos móviles, elegir tener diferentes preferencias en su teléfono puede ayudarlo a concentrarse. La próxima vez que necesite trabajar sin interrupciones, salga de la aplicación de escritorio de Slack y cierre la sesión de la aplicación web, pero mantenga su teléfono cerca para recibir notificaciones importantes de Slack.

5. Utilice prefijos para agrupar canales Slack similares

Aquí hay un truco que veo a menudo en las cuentas de Slack: cree prefijos para los canales que deben agruparse. Por ejemplo, todos los canales que están destinados a ser utilizados exclusivamente por el equipo de ventas pueden llevar el prefijo “ventas-“. De esa manera, puede tener # contactos-de-ventas, # consejos-de-ventas, # victorias-de-ventas, etc. Los canales que son solo para divertirse pueden llevar el prefijo “fun-” o “watercooler-“.

Canales flojos

El uso de prefijos hace que los canales similares se agrupen automáticamente, tanto en la barra lateral como en la lista completa de canales siempre que necesite explorarlos. Si bien la función de nuevas secciones le permite organizar sus canales y mensajes de una manera que es única para usted, los prefijos ayudan cada Los miembros del equipo exploran y encuentran los canales que son más relevantes para ellos.

Cuando les haga a sus compañeros de equipo una pregunta tipo encuesta, como “¿A qué hora pueden reunirse todos esta tarde?” use una aplicación de votación. Es mucho más fácil y ordenado leer las respuestas a una encuesta que recorrer una serie de comentarios.

Atajos de holgura

Si tiene la nueva interfaz, busque el ícono del rayo que ahora aparece junto al cuadro de redacción para acceder rápidamente a herramientas y aplicaciones, como una aplicación de votación. Polly para Slack es una de las aplicaciones de encuestas y sondeos más conocidas. Instálalo como un complemento de Slack y luego elígelo del ícono de un rayo, o usa un comando de barra inclinada escribiendo “/ polly” siempre que quieras crear una encuesta.

Sondeo en Slack

Una forma aún más sencilla de realizar una encuesta rápida es mediante este sencillo truco: escriba su pregunta y proporcione posibles respuestas con reacji. Tus compañeros de equipo se darán cuenta de que deben agregar el reacji apropiado a la pregunta para mostrar su preferencia. Para las opciones de sondeo que no tienen íconos obvios para coincidir, use números reacji o puntos de colores. Los resultados son precisos, prolijos y fáciles de leer.

7. Crea una etiqueta para los hilos

Los hilos de mensajes son fantásticos para mantener Slack organizado, pero solo cuando los usas de una manera que funcione para tu equipo. Un hilo de mensajes es una conversación que se desarrolla desde el canal principal hacia una barra lateral. Las personas pueden participar en la conversación o mantenerse al margen. En el hilo, usted y sus compañeros de equipo pueden tener una conversación elaborada sobre un tema sin que se interrumpa.

Sin embargo, cuando hay demasiados hilos, es difícil escanear el canal y ponerse al día con lo que ha estado sucediendo recientemente. Por lo tanto, debe encontrar el equilibrio adecuado entre el uso de hilos y una etiqueta para ello. No hay una regla sobre cómo hacerlo.

Solía ​​trabajar con un equipo que agregaba un carrete de emoji de hilo al final de cualquier mensaje que quisieran desviar del canal principal. Con el tiempo, todos aprendimos las reglas informales sobre cuándo enhebrar mensajes y todos parecían felices de seguirlas.

Agrega un emoji personalizado en Slack

Sugerencia: para agregar un emoji personalizado, como un carrete de hilo, haga clic en su espacio de trabajo en la parte superior izquierda, seleccione Personalizar Slack y cargue una imagen de su elección desde la pestaña Emoji. Tenga en cuenta que los administradores pueden restringir quién puede agregar emojis personalizados.

Si está dispuesto a realizar retoques más avanzados, es posible que también desee aprender a construir un bot slack.

8. Organice sus pensamientos con formato

Slack no siempre fue compatible con el formato de texto enriquecido, pero lo ha hecho durante algunos meses. Eso significa que puede agregar negrita, cursiva, viñetas, subrayado, etc. sin tener que saber cómo codificar.

Un poco de formato es muy útil para ayudar a las personas a leer su mensaje y absorber la información correcta rápidamente. Cuando todos pueden escanear sus canales y ver lo que es importante de un vistazo, la comunicación es clara y todos se mantienen productivos.

Formato flojo

Si bien no hay un botón para ello, los saltos de línea son otra opción de formato que hace que los mensajes largos sean más fáciles de leer. Para crear un salto de línea, use shift + return. (Si presiona retorno sin turno, su mensaje se publicará en lugar de crear un salto de línea).

9. Cree alertas automatizadas

Una alerta automática en Slack es una notificación que recibe automáticamente cuando ocurre alguna acción. Por ejemplo, puede crear una alerta para cuando alguien complete el formulario web de su empresa. Algunas otras ideas: puede tener una alerta cada vez que se cierra una venta en su tienda en línea, cada vez que aparece un nuevo comentario en su sitio web o tan pronto como alguien de su equipo abre o cierra un problema en Github.

Hay varias formas de configurar y controlar las alertas automáticas. La más simple es a través de las integraciones de Slack con otras herramientas en su directorio de aplicaciones. Por ejemplo, conecte Slack a Freshdesk y podrá recibir alertas sobre los tickets de soporte enviados a su equipo.

Otra forma es utilizar el Webhooks entrantes de la aplicación Slack, que requiere un poco de conocimientos técnicos para configurarlo, pero te permite recibir alertas sobre actividades que pueden estar fuera del ámbito de las aplicaciones de Slack. La última opción es utilizar una herramienta de automatización de terceros, como IFTTT, Workato o Zapier. Estos servicios le permiten conectar aplicaciones entre sí y, en el caso de Slack, puede conectar una aplicación incluso si Slack no la admite de forma nativa. Las herramientas de automatización también pueden brindarle más opciones para personalizar la alerta.

Señal contra ruido

Slack prometió ayudar a corregir algunos de los problemas de señal a ruido que son inherentes al correo electrónico. También prometió darles a las personas una forma de comunicarse que fuera más divertida. Se ha convertido en una aplicación que tiene mayor éxito en ambas áreas, pero al hacerlo se ha convertido en un tipo diferente de bestia, una que puede parecer difícil de manejar. Al limpiar su interfaz de Slack, puede reducir significativamente el ruido y crear un espacio más enfocado para comunicarse.

Si todo lo demás falla, siempre puede abandonar el barco buscando estas 17 alternativas a Slack. Si estás comprometido a seguir con la aplicación, asegúrate de aprender algunos consejos y trucos más para Slack.

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