Cómo hacer una lista de tareas familiares y un calendario

¿Cómo se mantiene organizado con otras personas de su hogar o familiares cercanos? Si uno de ustedes va a la tienda, ¿es fácil para los demás agregarlo a la lista de compras? Si uno de ustedes planea tomarse unas vacaciones y pone las fechas en su calendario, ¿pueden verlas los demás? La vida es mucho más fácil y organizada cuando puedes compartir tu lista de tareas y calendario con las personas adecuadas, ya sea un compañero, un familiar que depende de ti, un hijo adulto o un compañero de cuarto.

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¿Cómo compartes una lista de tareas pendientes y un calendario con los demás? Es sorprendentemente fácil cuando elige las herramientas adecuadas. La mayoría de los calendarios en línea ofrecen una función de “compartir calendario”. Solo necesita saber cómo configurar el uso compartido y asegurarse de que todos los demás entiendan cómo funciona. A continuación, se incluyen instrucciones sobre cómo configurar calendarios compartidos en Google Calendar y Apple Calendar. Si usa otro calendario, las instrucciones deberían ser muy similares.

Para compartir una lista de tareas pendientes, debe elegir una aplicación que ofrezca específicamente colaboración. Algunos ejemplos son Todoist, TickTick, Remember the Milk y Microsoft Todo. Después de probarlos, Todoist es la elección de los editores de PCMag, y es mi aplicación de lista de tareas preferida para la colaboración. En las instrucciones a continuación, me referiré a Todoist, pero nuevamente debería ser similar en otras aplicaciones.

Cómo compartir un calendario

Cuando compartes un calendario con otra persona, esta puede ver todo lo que le agregas. No es necesario que los invite a cada evento nuevo que cree.

Antes de compartir un calendario con su familia, debe decidir cuánto desea compartir. Todos los calendarios en línea importantes, como Google Calendar y Apple Calendar, le permiten crear varios calendarios. Puede tener uno para el trabajo, uno para eventos personales, etc.

Si solo desea compartir eventos seleccionados, debe comenzar creando un nuevo calendario y nombrarlo Familia o Hogar, y luego usarlo solo para los eventos que desea que otros vean. Si tiene más sentido compartir un calendario que ya ha configurado, ciertamente puede hacerlo en su lugar. Sin embargo, tenga en cuenta que todas las personas con las que lo comparta podrán ver todo lo que contiene.

Paso 1.Haga o elija un calendario

Cree un nuevo calendario para sus eventos compartidos o elija un calendario existente para compartir.

Organízate: crea un calendario en Google

En Google Calendar, busque en la esquina inferior izquierda Otros calendarios y un signo más.

Organízate: crea un calendario en Apple

En Apple Calendar, vaya a Archivo> Nuevo calendario y elija la ubicación donde desea guardarlo.

Paso 2. Comparta y elija el nivel de permiso

Ahora que tiene un nuevo calendario (o ha elegido uno existente), compártalo haciendo clic en él y eligiendo la opción de compartir.

En Google Calendar, coloque el cursor sobre el nombre del calendario en el lado izquierdo. Cuando aparezcan tres puntos apilados, haga clic en ellos y elija Configuración y uso compartido.

En Apple Calendar, haga clic con el botón derecho en el calendario y elija Configuración para compartir. Si solo usa un iPhone o iPad, puede compartir su calendario siguiendo estas instrucciones.

En cualquier caso, invite a las personas a unirse a usted por correo electrónico o escribiendo su nombre. Esta opción es mejor para un caso de uso doméstico que hacer público el calendario y dar el enlace.

Ahora debe elegir algunas configuraciones de nivel de permiso. Según el calendario que utilice, es posible que puedan ver eventos; ver, editar y crear eventos; o ver, editar y crear eventos y administrar la configuración para compartir. Decide lo que es mejor para ti.

Organícese: comparta los permisos del calendario en Google

Aquí están las opciones de permisos en Google Calendar.

Organízate: comparte permisos de calendario en Apple

La imagen de arriba muestra las opciones de permisos en Apple Calendar.

Paso 3. Ayude a otros con la configuración

Compruebe que las personas con las que ha compartido el calendario puedan verlo. Si es la primera vez que trabaja con un calendario compartido, es posible que se sientan confundidos sobre cómo hacerlo visible o invisible en su propia aplicación de calendario.

Cómo compartir una lista de tareas pendientes

Hay algunas aplicaciones de listas de tareas pendientes que le permiten compartir listas de tal manera que varias personas pueden agregar tareas pendientes y marcar tareas también. Para este ejemplo, uso Todoist.

Paso 1. Crea un nuevo proyecto

La lista de tareas pendientes que va a compartir se llama proyecto. Crea un nuevo proyecto que quieras compartir o elige uno existente. Haga esto presionando el signo más junto a Proyectos. Dale un nombre y asígnale un color.

Paso 2. Comparte el proyecto

Ahora, pase el cursor sobre el nombre del proyecto hasta que aparezcan tres puntos horizontales. Haga clic allí y elija Compartir proyecto. Ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir la lista y haga clic en Invitar.

Paso 3. Aprenda las cuerdas

La lista que compartiste ahora es visible para todas las personas que invitaste. Pueden colaborar plenamente contigo. Puede asignarles tareas individuales. Pueden agregar nuevas tareas y asignarle tareas. Puede marcar las tareas que crearon y ellos pueden hacer lo mismo. Cuando alguien en la lista compartida marca una tarea como completada, recibe una notificación.

Asegúrese de que todos los que comparten la lista comprendan que todos los demás pueden ver todas las tareas que crean y editan.

Manténganse organizados juntos

En entornos empresariales, hablamos mucho sobre la aceptación cuando se trata de software de colaboración. Las personas deben creer que la aplicación les funcionará bien antes de comprometerse a usarla. Con entornos colaborativos, todos también deben ponerse de acuerdo sobre cómo usarlos y la etiqueta para ellos.

Lo mismo ocurre cuando colaboras con personas en un entorno personal. Al compartir una lista de tareas pendientes y un calendario, todos deben conocer las reglas, tanto explícitas como implícitas. Si incluyo un artículo en la lista de compras, ¿significa que lo necesitamos ahora o es algo que me gustaría si estuviera disponible? Puede tomar algún tiempo averiguar cuáles son estas reglas. Sea paciente y perezca en el lado de la comunicación excesiva si no está seguro. En poco tiempo, es de esperar que vea los beneficios de compartir su calendario y lista de tareas pendientes con las personas adecuadas para organizar su vida.

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