Cómo comprar un servicio de videoconferencia

Su empresa ha decidido trasladar algunas de sus comunicaciones a vídeo. Ha oído hablar de jugadores importantes como ClickMeeting, RingCentral, Skype y Vonage, pero realmente no conoce la diferencia entre ellos. También ha oído hablar de herramientas centradas en el consumidor como Facetime y Google Hangouts, pero no está realmente seguro de que sean adecuadas para uso empresarial.

En nuestro resumen de las mejores soluciones de videoconferencia, analizamos las diferencias entre las principales herramientas del mercado con una comparación característica por característica. Aunque ese resumen podría ser útil para los compradores que entienden qué hacen estas funciones y cómo pueden beneficiar a su negocio, podría ser demasiado avanzado para los equipos que recién están comenzando el proceso de compra de la solución de videoconferencia.

Para ayudar, hablamos con Brian Gilman, vicepresidente de marketing de productos de Vonage ($ 19.99 por mes en Vonage), sobre los factores que los principiantes deben considerar al elegir una solución de videoconferencia. Hablamos de todo, desde el intercambio de contenido y la calidad de las llamadas hasta el análisis de back-end. Armado con el conocimiento proporcionado en este artículo, debería poder regresar a nuestro resumen de la mejor solución de videoconferencia con una mejor idea de lo que necesita y qué proveedor puede proporcionárselo.

Anuncio publicitario

1. UC o videoconferencia

UC o videoconferencia
La videoconferencia en sí misma brinda a los usuarios muchas características y opciones diferentes. Sin embargo, en esencia, la videoconferencia es simplemente una forma de que un usuario se comunique con otro usuario a través de una transmisión de video en vivo. Las soluciones más avanzadas permiten cosas como transmisiones de video de uno a muchos, compartir pantalla e incluso funciones de transmisión por Internet que pueden sondear a los miembros de la audiencia y recopilar datos de los espectadores (pero nos estamos adelantando).

Las comunicaciones unificadas (UC) toman las videoconferencias y las agregan a un conjunto más amplio de herramientas de comunicaciones. Podrás enviar mensajes de texto y chat a tus compañeros de trabajo. Podrás crear flujos de trabajo de gestión de proyectos. Podrá crear documentos y ejecutar ediciones simultáneas en ellos como lo haría con una plataforma como Google Drive.

Quizás el aspecto más importante de una plataforma UC es su capacidad para integrarse con soluciones de terceros para ayudarlo a obtener y exportar mejor los datos de una herramienta a otra. Por ejemplo, si necesita llamar a un cliente y desea acceder a sus registros para mejorar sus comunicaciones, la integración entre su cuenta de Salesforce y su herramienta de UC lo hace increíblemente fácil. Desde su panel de Salesforce, podrá iniciar la llamada, ver el historial de interacción del cliente y agregar notas sobre lo que se dice durante la llamada.

“Tener una plataforma unificada es claramente algo que sería de interés”, dijo Gilman. “Una plataforma singular para la movilidad, la colaboración y la voz es algo que la mayoría de las empresas buscan hoy”.

Gilman advierte que construir una plataforma de comunicaciones a través de proveedores individuales tendría un costo prohibitivo. Además, es posible que los datos no se transfieran de un sistema a otro tan fácilmente como lo haría dentro de una plataforma de un solo proveedor. Además, si algo se rompe, deberá determinar el motivo hablando con varios representantes de soporte de varias empresas, lo que parece una pesadilla.

2. Facilidad de uso

Facilidad de uso
Todas las formas de software empresarial vienen con un espectro de usabilidad. Algunas herramientas de marketing por correo electrónico están tan bien diseñadas que hacen que parezca que cualquiera puede despertar y convertirse en un comercializador de correo electrónico sin tener ninguna formación formal. Otras herramientas son tan complicadas y técnicas que incluso los especialistas en marketing más avanzados se encuentran presionando el botón de soporte.

La videoconferencia no es diferente. Algunas herramientas ofrecen interfaces de usuario (UI) limpias e intuitivas que le permiten hacer clic en el nombre de una persona e iniciar una llamada directamente. Algunos le permiten programar reuniones con anticipación haciendo clic en el calendario de un colega y escribiendo su nombre. Existen herramientas que le permiten crear una sala de conferencias virtual, enviar un enlace e invitar a cientos o miles de personas a esa sala sin ningún requisito previo para ninguno de sus invitados. Estos son los tipos de soluciones que querrá considerar al realizar su compra.

“Durante mucho tiempo, las videoconferencias tienen muchos matices porque en la actualidad se utilizan muchos protocolos diferentes”, dijo Gilman. “Te encuentras con desafíos al incorporar plataformas heredadas, traer a terceros que están fuera del sitio… ese ha sido el desafío durante años. La capacidad de enviar un enlace a una plataforma de terceros y acceder a esa llamada tan fácilmente como una llamada telefónica es fundamental para el éxito “.

Básicamente, si abre su software de videoconferencia y siente que debería haber obtenido un título en ingeniería, probablemente esté trabajando con la herramienta incorrecta.

3. Colaboración e intercambio

Colaboración e intercambio
Incluso si opta por no comprar una plataforma de UC, es posible que desee una herramienta de videoconferencia que pueda compartir documentos y pantallas de forma básica. Estas funciones permiten a sus usuarios enviar archivos a cualquier persona en la sala de conferencias o mostrar un documento de un sitio web en su pantalla para una demostración.

“La necesidad de colaboración e intercambio de contenido es importante”, dijo Gilman. “Para que se lleve a cabo una reunión eficaz, compartir contenido es casi tan importante como verlo cara a cara. Puede ser tan simple como compartir documentos para que los usuarios puedan compartir en qué están trabajando en tiempo real. Ese es un componente fundamental para cualquier entorno colaborativo “.

Tener estas características también le permite usar su herramienta de videoconferencia de formas que no había imaginado anteriormente. Todo el mundo piensa en las videoconferencias para las reuniones de equipo, pero ¿qué pasa con las reuniones de clientes, las llamadas de posibles compradores o las llamadas de socios? “Cuando empiezas a considerar cómo el video puede transformar la forma en que las empresas pueden hacer negocios, es cuando la adopción se vuelve mucho más generalizada”, dijo Gilman.

5. Administración de back-end

Administración de back-end
Ya que es usted quien elige el sistema, ¿por qué no elegir uno que le dé el control de todo? Las herramientas de video empresarial le brindan acceso a funciones como la grabación de llamadas con un solo clic, estadísticas que le indican quién realiza la mayor cantidad de llamadas, cuánto tiempo permanecen las personas en las llamadas, cuándo las personas abandonaron las llamadas y mucho más. También puede controlar quién tiene permisos administrativos para grabar su propia llamada, quién puede ingresar o transferir llamadas a otros usuarios y quién puede examinar la calidad de la llamada para asegurarse de que el sistema esté entregando imágenes claras.

“Los administradores sofisticados querrán saber cómo fue la pérdida de paquetes [that contributed to poor call quality]”, Dijo Gilman. “¿Fue en el otro extremo [or on the company network]? Si era local, entonces tienes que mirar la red. [to determine where the problem was]. ”

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.