Cómo compartir archivos de Google Drive

Ha creado un archivo en Google Drive que desea compartir con otras personas. No hay problema. Uno de los puntos fuertes del software es su capacidad para jugar bien con los demás.

De hecho, hay tantas formas de compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google que el proceso puede resultar confuso. ¿Quiere que otras personas puedan editar su archivo o simplemente verlo? ¿Necesita darles acceso a la versión en vivo o estática del documento? Sus opciones para compartir variarán según las respuestas a esas preguntas.

Google Drive consta de varios programas, incluidos Docs para procesamiento de texto, Sheets para hojas de cálculo y Slides para presentaciones. El proceso para compartir dentro de cada programa es bastante similar; a continuación, nos centraremos en Google Docs.

Puede acceder a Google Docs de dos formas: Sitio web de Google Docs en su navegador; el programa Google Backup and Sync en tu ordenador; o las aplicaciones de Google Docs para iOS o Androide.

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Compartir un documento en vivo

Compartir un documento en vivo

Acaba de crear y completar un documento y ahora desea compartirlo. En este caso, le gustaría compartir el documento en vivo con una o más personas. Haga clic en el botón Compartir en la esquina superior derecha (o haga clic en el menú Archivo y seleccione Compartir).

Agregar recipientes

Agregar recipientes

Escriba un contacto de Google o la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el archivo; puede compartir un archivo con hasta 200 personas o grupos. Haga clic en la flecha desplegable y elija si desea que la persona o las personas puedan editar el documento, insertar comentarios en él o solo verlo. También puede agregar una nota a la invitación por correo electrónico. Haz clic en Enviar.

Si la persona tiene una cuenta de Google, se envía su correo electrónico. Si su destinatario no tiene una cuenta de Google, se le presentan dos opciones. Puede enviar una invitación, en cuyo caso la persona tiene 14 días para iniciar sesión con una cuenta de Google para editar, comentar o ver el documento.

Alternativamente, puede crear y enviar un enlace a su documento, en cuyo caso su destinatario puede ver el documento sin una cuenta de Google pero no editarlo ni comentarlo.

Recibir una invitación

Recibir una invitación

En el otro extremo, su destinatario abre su correo electrónico y hace clic en el botón Abrir en Documentos. Si la persona tiene una cuenta de Google, se le pedirá que inicie sesión para editar, comentar o ver su documento en Google Docs.

Si la persona no tiene una cuenta de Google y elegiste la opción de enviar el enlace, el documento se abre en Google Docs, donde la persona puede leerlo pero no comentarlo ni editarlo. Esa persona no puede solicitar comentarios o editar acceso a menos que tenga una cuenta de Google.

Si la persona tiene una cuenta de Google y accede al documento con permiso para editarlo, puede hacer clic en el botón que dice Editar en la esquina superior derecha y cambiar la opción a Sugerir o Ver. Si la persona accede al documento con permiso para comentar en él, puede hacer clic en el botón que dice Sugerir y cambiar la opción a Visualización.

Obtener enlace para compartir

Obtener enlace para compartir
Para distribuir un enlace directo al documento en lugar de enviar invitaciones, vuelva a hacer clic en el botón Compartir y luego haga clic en la opción “Obtener enlace para compartir”. Esta opción es útil si desea compartir el documento con varias personas en cualquier momento, como colocarlo en un canal de Slack.

Elija permisos

Elija permisos

Haga clic en el menú desplegable “Cualquiera que tenga el enlace puede …” para elegir los permisos adecuados. Aquí, puede dar a los destinatarios la posibilidad de editar, comentar o ver.

Copiar enlace para compartir

Copiar enlace para compartir

Haga clic en el botón para copiar el enlace. Ahora puede pegar el enlace en otra aplicación para compartir el documento. Los destinatarios solo deben hacer clic en el enlace para obtener acceso al documento, pero nuevamente, deberán iniciar sesión con una cuenta de Google dentro de los 14 días para editar o comentar.

Sin inicio de sesión de Google

Sin inicio de sesión de Google

¿Qué sucede si desea que las personas puedan editar o comentar en el documento sin tener que iniciar sesión en Google? Haga clic en el botón Compartir nuevamente. Haga clic en el menú desplegable “Cualquiera con el vínculo puede …” y haga clic en Más.

Opciones para compartir enlaces

Opciones para compartir enlaces

Ahora puedes jugar con tres opciones para compartir enlaces. La primera opción para Público en la Web permite que cualquiera pueda acceder a su documento en la Web a través del enlace correcto. Puede establecer permisos para limitar a otros usuarios a editar, comentar o simplemente ver el documento. Según los permisos que elija, los destinatarios pueden editar, comentar o ver el documento sin tener que iniciar sesión en Google.

La segunda opción para Cualquiera con el enlace permite que las personas accedan a su documento si conocen su URL. Esta opción es una poco más seguro que el primero, dependiendo de cuánto anticipa que se compartirá el enlace.

La tercera opción para Desactivar deshabilita el uso compartido de enlaces para que solo las personas a las que invite directamente puedan acceder al documento.

Opciones avanzadas para compartir

Opciones avanzadas para compartir

A continuación, ¿cómo puede compartir más fácilmente el enlace a su documento o eliminar el uso compartido por completo? Haga clic en el enlace de Avanzado.

Opciones para compartir y permisos

Opciones para compartir y permisos
Aquí, puede compartir el enlace a través de Gmail, Google+ (por ahora), Facebook o Twitter. Puede revisar los permisos de cualquier persona con la que haya compartido el archivo o eliminar a cualquier persona del intercambio de archivos por completo. También puede marcar una opción para evitar que los editores cambien el acceso y agreguen nuevas personas, y deshabilite las opciones para descargar, imprimir y copiar para los comentaristas y lectores.

Publicar en la Web

Publicar en la Web

Aún no hemos terminado. Hay más trucos para compartir bajo la manga de Google. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Publicar en la Web.

Configuración para publicar

Configuración para publicar

En la ventana Publicar en la web, haga clic en la flecha hacia abajo para Configuración y contenido publicado. Puede decidir si desea que su documento público se actualice cada vez que realice un cambio. De forma predeterminada, su documento se publicará como su propia página web dedicada. Haga clic en Publicar y responda sí cuando Google le pregunte si está seguro.

También puede optar por incrustar el documento, si desea generar un código que le permita incrustarlo dentro de una página web existente. Luego copia el código incrustado.

Página web publicada

Página web publicada

Su documento se publica como una página web accesible para cualquier persona que tenga el enlace.

Dejar de publicar

Dejar de publicar

Para desactivar el documento como página web, haga clic en el botón que dice Dejar de publicar.

Correo electrónico como archivo adjunto

Correo electrónico como archivo adjunto

Finalmente, puede enviar su documento por correo electrónico en cualquiera de varios formatos. Haga clic en el menú Archivo y seleccione Enviar por correo electrónico como archivo adjunto.

Cambiar formato de archivo

Cambiar formato de archivo

En la ventana Enviar por correo electrónico como archivo adjunto, haga clic en el menú desplegable Adjuntar como. Puede optar por enviar su documento como PDF, documento de Word, archivo de texto enriquecido, página HTML, archivo de texto sin formato o documento abierto. También puede optar por insertar el documento dentro del propio correo electrónico.

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