Cómo cifrar un documento almacenado en Google Drive

Si desea mantener sus archivos a salvo de miradas indiscretas, el cifrado es su mejor opción, especialmente si va a almacenar esos archivos en la nube, donde las violaciones de datos y otros problemas de seguridad pueden exponerlos al mundo exterior.

Hay varias formas de mantener sus documentos enlazados a la nube protegidos con una contraseña. Desafortunadamente, Google aún tiene que agregar una verdadera función de protección con contraseña a Google Docs. Hay scripts de terceros que prometen “piratear” la protección con contraseña en el servicio, pero es un proceso bastante complicado que no está garantizado (y tiene fallas en lo que respecta a la seguridad).

También hay extensiones de navegador que afirman tener un propósito similar, aunque no recomendamos confiar sus archivos confidenciales a desarrolladores de extensiones desconocidos y aleatorios. Sin embargo, hay algunas cosas que puede hacer para bloquear los documentos que ha almacenado en Google Drive.

Mantenga sus dispositivos seguros

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Es posible que los documentos de Google Docs, Sheets y Slides no tengan una opción para la protección con contraseña individual, pero aún están protegidos en los servidores de Google. A menos que los haya compartido, otros usuarios no pueden ver sus archivos sin el nombre de usuario y la contraseña de su cuenta de Google.

Para proteger sus documentos de personas externas, asegúrese de que su cuenta sea lo más segura posible: use una contraseña segura, habilite la autenticación de dos factores y, para obtener mejores resultados, use una llave de seguridad de hardware como Titan o YubiKey para proteger sus cuentas. Con estos en su lugar, es muy poco probable que alguien pueda acceder a su cuenta.

Si le preocupa que alguien espíe en su computadora portátil o teléfono, querrá proteger esos dispositivos con una contraseña o PIN si aún no lo ha hecho, y cifrar el almacenamiento integrado. Es probable que su teléfono ya esté encriptado, pero en su computadora portátil, asegúrese de habilitar BitLocker (Windows) o FileVault (Mac) en la configuración de su computadora para mantener alejados a los ladrones.

Con estas precauciones de seguridad implementadas, puede sentirse bastante seguro de que sus amigos, familiares o ladrones de computadoras portátiles no podrán acceder a cualquier documento de Google que haya almacenado en línea. Sin embargo, no lo protege si los servidores de Google son pirateados o sus empleados se vuelven entrometidos.

Cifrar documentos con Word o Acrobat

cifrar palabra

El almacenamiento en la nube más seguro es el que usted controla o, al menos, aquel en el que controla el cifrado. Sin embargo, hasta que Google agregue su propia función de protección con contraseña, lo mejor que puede hacer es agregar una capa adicional de cifrado a su documento antes de cargarlo.

Si tiene Microsoft Office instalado en su PC, su función de cifrado incorporada es probablemente la opción más sencilla. Abra el documento en cuestión y diríjase a Archivo> Proteger documento> Cifrar con contraseña. Elija una contraseña para el archivo y asegúrese de recordarlo (si lo olvida, ese archivo se perderá para siempre), luego cárguelo en Google Drive. (Lamentablemente, esto no funcionará en otras suites de oficina como LibreOffice).

contraseña de acróbata

Si tiene un plan Acrobat pago, puede proteger con contraseña un PDF en Archivo> Proteger con contraseña y luego habilitar una contraseña. De lo contrario, existen varios servicios en línea gratuitos que pueden hacer el truco.

Google no podrá leer el archivo, así que diga adiós a la edición en línea, pero probablemente valga la pena el compromiso si solo tiene unos pocos documentos verdaderamente confidenciales. Si necesita ver o editar el archivo, aún podrá descargarlo y abrirlo en cualquier PC con Microsoft Office o Adobe Acrobat instalado. Descifre el archivo, realice las modificaciones necesarias, vuelva a cifrarlo y reemplácelo en Google Drive.

Cifrar documentos con Boxcryptor

boxcrypter

Si necesita cifrar documentos que no son de Office o no posee una copia de Microsoft Office, Boxcryptor es una opción más versátil. Es muy similar a Dropbox, Google Drive y otros servicios de almacenamiento en la nube, aunque en lugar de usar su propio servicio en la nube, se conecta a los programas de sincronización en la nube que ya están instalados en su PC.

Entonces puede instalar Boxcryptor, habilitar Google Drive en la configuración de Boxcryptor y luego acceder a Boxcryptor desde la barra lateral del Explorador de archivos. Haga clic con el botón derecho en cualquier archivo que desee proteger, elija Boxcryptor> Encriptar y observe cómo la casilla de verificación se vuelve verde. Seguirá viendo los archivos en Google Drive, pero no podrá acceder a ellos a menos que tenga Boxcryptor instalado e iniciado sesión.

(Tenga en cuenta que Boxcryptor es gratuito para sincronizar un servicio de almacenamiento en la nube entre dos PC, pero si desea utilizar varios servicios, o más dispositivos, necesitará un plan pagado por $ 48 por año.)

Cifrar documentos con Veracrypt

veracrypt

Si quieres algo completamente gratis que puedas usar con cualquier servicio de almacenamiento en la nube y cualquier dispositivo, Veracrypt es increíblemente poderoso. Está disponible para Windows, macOS y Linux y puede crear un contenedor cifrado en el que puede guardar los archivos que desee y luego guardarlos en cualquier lugar.

No es el programa más fácil de usar para principiantes, pero funcionará sin costo alguno. Simplemente instale el programa, cree un nuevo contenedor de archivos cifrados dentro de su carpeta de Google Drive y monte ese archivo desde la ventana principal de Veracrypt.

Aparecerá como si fuera un disco duro externo; luego puede arrastrar sus archivos confidenciales allí, desmontar el volumen y el contenedor cifrado se almacenará de manera segura en su cuenta de Google. Solo sepa que necesitará Veracrypt instalado en cualquier PC que use para acceder a los documentos dentro de ese contenedor.

Es lamentable que Google todavía no haya agregado una función simple de protección con contraseña a Google Docs, pero por ahora, al menos tiene algunas opciones diferentes.

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