Cómo acabar con el correo electrónico con el software de gestión de proyectos adecuado

El correo electrónico aumenta el estrés, genera trabajo innecesario y hace que las personas se sientan abrumadas. Nadie puede ser la mejor versión de sí mismo en el trabajo en estas condiciones. En los últimos años, las organizaciones han comenzado a alejarse del correo electrónico en favor de las aplicaciones de mensajería en equipo, como Slack y otras herramientas de comunicación en el lugar de trabajo. Encontrar la herramienta adecuada, o el conjunto de herramientas, afecta si su equipo podrá renunciar a sus bandejas de entrada tradicionales. Para muchos equipos, el software de gestión de proyectos debería ser parte de la solución.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

Organícese Bug Art

El software de gestión de proyectos, también llamado aplicaciones de gestión de proyectos, son herramientas en línea que los equipos utilizan para realizar un seguimiento del trabajo. En el sentido más amplio, una aplicación de gestión de proyectos podría ser cualquier cosa, desde un software complejo para gestionar el trabajo, como Microsoft Project, hasta una aplicación básica de tareas pendientes. Las aplicaciones más robustas incluyen otras herramientas comerciales para administrar recursos, rastrear el tiempo dedicado a la tarea o incluso facturar.

A menudo, distinguimos diferentes tipos de herramientas de colaboración de las aplicaciones de gestión de proyectos para que sea más fácil recomendar la aplicación adecuada para el propósito correcto. Dicho esto, esas dos categorías y algunas otras (como las aplicaciones de tablero kanban y las aplicaciones de gestión del trabajo) se superponen sustancialmente. Entonces, aunque a veces defiendo que aplicaciones como Asana, Trello, Airtable y Basecamp no estrictamente aplicaciones de gestión de proyectos, podemos incluirlas aquí.

Detalles de la tarea de Asana

¿Qué hace en software de gestión de proyectos?

Cada aplicación de gestión de proyectos es un poco diferente, pero la mayoría de ellas le permiten ver varios aspectos del trabajo de su equipo sin necesidad de que pregunte a sus colegas sobre ellos.

Cuando inicias sesión, ves todas las tareas que debe completar tu equipo y los plazos. Puede ver quién fue asignado a qué tarea, si la completaron y cuándo, y si tenían algún comentario al respecto. Si uno de sus colegas sale inesperadamente, puede iniciar sesión en la aplicación de administración de proyectos y verificar si tenían algo urgente asignado hoy que otro miembro del equipo debería recoger. Si actualmente usa el correo electrónico para decirle a alguien que una tarea está terminada, hacer preguntas sobre una tarea o enviar algo para su aprobación, probablemente se beneficiaría de una aplicación de gestión de proyectos.

Hay más que eso. A medida que usted y sus colegas usen una aplicación de gestión de proyectos, la aplicación lleva el recuento del trabajo realizado. ¿Cuántas tareas se completaron a tiempo? ¿Está el proyecto en general todavía en camino de completarse antes de su fecha límite? Las robustas aplicaciones de gestión de proyectos vienen con todo tipo de tablas y gráficos para ayudarlo a vigilar este tipo de cosas. De esa manera, si el proyecto comienza a fallar, puede detectarlo temprano y trabajar para prevenirlo. Pero no nos apartemos. Vamos a centrarnos en cómo las aplicaciones de gestión de proyectos ayudan a las personas a comunicarse.

Detalles de la tarea de GanttPro

¿Qué hace un director de proyecto?

Un proyecto es una serie de tareas. Un director de proyecto es la persona que sabe cuáles son todas esas tareas, o al menos las supervisa. A veces, el director del proyecto reparte las tareas o las pone en un grupo para que la gente las reclame. Luego, el gerente del proyecto vigila las tareas y las personas que las realizan hasta que están terminadas.

No todos los equipos tienen un director de proyecto per se, pero la mayoría tiene a alguien que está a cargo. Podría ser el propietario de un negocio, un gerente o un líder de equipo. Quien sea su persona de contacto o su tomador de decisiones diario, ese es su gerente de proyecto.

Por qué el correo electrónico es malo para los proyectos

El correo electrónico es correo electrónico, lo que sé que suena obvio, pero quédate conmigo aquí. El correo es una vía horrible para asignar trabajo. Imagínese si sus asignaciones le llegaran por correo postal. Es casi ridículo. Sin embargo, el correo electrónico no es tan diferente del correo normal, excepto que es más rápido.

Piense en qué correo electrónico es bueno para proporcionar:

  • comunicación asincrónica con un rastro de papel
  • entrega de documento

Ahora piense en lo que necesita saber un director de proyecto cuando gestiona una serie de tareas:

  • quien esta disponible
  • cuánto trabajo le ha asignado actualmente cada trabajador y cuándo debe hacerlo
  • el progreso del trabajo que ya está asignado (por ejemplo, “Juan tiene dos tareas asignadas y ambas están terminadas en un 90 por ciento”)
  • un calendario de plazos
  • la capacidad de priorizar y volver a priorizar las tareas en función de las necesidades del proyecto

Hacer ese tipo de trabajo por correo es ridículo.

Más importante aún, la forma en que la mayoría de los trabajadores de oficina usan el correo electrónico crea interrupciones. Cuando llegan nuevos mensajes de correo electrónico con dings o notificaciones emergentes, los trabajadores suelen comprobar para asegurarse de que el mensaje entrante no sea urgente. Luego vuelven a lo que estábamos haciendo hasta la siguiente interrupción. La gente hace esto todo el día, revisando y escaneando su correo electrónico. Varios estudios muestran que el uso del correo electrónico ocupa alrededor del 30 por ciento del día de un trabajador del conocimiento y que el tiempo se distribuye de manera uniforme a lo largo del día, en lugar de hacerlo en porciones discretas. En otras palabras, el correo electrónico nos interrumpe constantemente.

Las interrupciones suelen tener un efecto negativo neto, aunque puede que no sea de la forma que supone. Las interrupciones hacen que las personas se sientan más estresadas y como si tuvieran una carga de trabajo mayor de la que realmente tienen. Las personas también sienten mayor frustración y presión de tiempo.

La forma en que las personas interactúan con el correo electrónico también conduce a una pérdida de tiempo. Perdemos tiempo cuando tenemos que volver a leer el mismo correo electrónico que escaneamos al principio del día porque hemos olvidado lo que decía. Si olvidas cuál es la fecha de una entrega clave, sacarla del correo electrónico lleva tiempo. ¿Y si el correo electrónico que desenterró es antiguo y la fecha se ha adelantado una semana?

Todo esto es para decir que el correo electrónico no fue diseñado para administrar tareas. Es la herramienta incorrecta para ese trabajo.

Chat de Zoho Projects

Comunicación con un servicio de gestión de proyectos

La gestión de proyectos implica hacer malabares con las personas y los recursos, vigilar el tiempo y redistribuir o cambiar las prioridades de las tareas a medida que cambia la situación. El software de gestión de proyectos fue diseñado para manejar ese tipo de problemas y otros que surgen comúnmente durante el curso de un proyecto.

¿Qué se siente al comunicarse en una aplicación de gestión de proyectos en comparación con el correo electrónico? Es como la diferencia entre ver algo con tus propios ojos y leer una descripción. En el primer escenario, tienes control sobre lo que quieres ver y cuándo. En el segundo, confía en otras personas para escribir mensajes que le dicen qué ellos pensar es lo más importante o, peor aún, lo que creen que usted quiere escuchar.

Las diferentes aplicaciones de gestión de proyectos tienen diferentes herramientas para comunicarse. Casi todos admiten menciones @, por ejemplo. Dado que Slack y otras aplicaciones de mensajería para equipos se han vuelto tan populares, a menudo puede conectarlas a su aplicación de gestión de proyectos, lo que agiliza sus conversaciones en un solo lugar. Si aún no tiene una aplicación de chat en equipo, puede omitirla y buscar una aplicación de gestión de proyectos que incluya un cuadro de chat en la aplicación. Zoho Projects y ProofHub lo ofrecen.

Digamos que el proyecto en cuestión tiene muchos elementos visuales, y el equipo que trabaja en él necesita discutirlos. Su vida será mucho más fácil si tiene herramientas de marcado de imágenes en su aplicación de gestión de proyectos. De esa manera, puede garabatear electrónicamente en una imagen y adjuntar comentarios, lo que facilita que todos los miembros de su equipo den y comprendan los comentarios. Volerro es un ejemplo de una aplicación de gestión de proyectos con herramientas de marcado.

Como se mencionó, las aplicaciones de administración de proyectos manejan todas las cosas básicas que necesita para hacer malabarismos y realizar un seguimiento, como tareas, fechas límite, progreso y asignados. Toda esa información es visible para quienes la necesitan. En ese sentido, hay menos necesidad de comunicarse sobre este tipo de asuntos. Nunca es necesario enviar un correo electrónico a alguien y CC a media docena de personas para saber si casi han terminado con una tarea cuando puede iniciar sesión en el sistema y ver que está marcado como 75% completado. Muchas de las cosas que requieren que lea entre líneas cuando usa el correo electrónico para la administración de tareas de repente se vuelven claras cuando usa software de administración de proyectos.

Marcado de Volerro

Menos tiempo de envío de correos electrónicos significa más tiempo de trabajo

Los beneficios de sacar a un equipo del correo electrónico y entrar en una aplicación de gestión de proyectos para comunicarse pueden ser enormes. La reducción en el correo electrónico por sí sola seguramente hará felices a todos, pero eso palidece en comparación con el valor agregado de tener una mayor visibilidad de quién está haciendo qué, qué más están haciendo y el estado de cada tarea. Hace que sea mucho más fácil tener información precisa a mano mientras trabaja, para que los responsables de la toma de decisiones puedan tomar buenas decisiones.

Para obtener consejos más específicos sobre cómo trabajar con una aplicación de gestión de proyectos, consulte 7 formas de simplificar la gestión de proyectos en proyectos de trabajo en equipo y 5 funciones de Zoho Projects para organizar su negocio.

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