¿Cambiar Microsoft Word por Google Docs? 8 consejos sencillos que le ayudarán a empezar

Microsoft Word puede ser el procesador de texto más conocido, pero Docs, basado en la nube de Google, está eclipsando constantemente el venerable software de Redmond entre los usuarios de Internet que cuidan su presupuesto. No solo es gratis, sino que Google Docs ofrece opciones para compartir sin problemas y es accesible desde cualquier computadora o dispositivo móvil con una conexión web.

El éxito de Google llevó a Microsoft a ofrecer versiones basadas en Internet de su suite Office, así como una versión reducida y gratuita de Microsoft Word para la web. Y aunque Google Docs ya no ofrece almacenamiento ilimitado de forma gratuita, 15 GB son muchos documentos. Si ha cambiado Word por Google Docs, siga leyendo para conocer algunos trucos ocultos.

Descubrir Plantillas

galería de plantillas de google docs

¿No sabes por dónde empezar? Consulte las plantillas incluidas. Acceda a ellos desde el página principal de Documentos colocando el cursor sobre el ícono más en la parte inferior derecha y haciendo clic en el ícono Elegir plantilla que aparece. O haga clic en Archivo> Nuevo> Desde plantilla dentro de un documento existente.

Las plantillas se clasifican por propósito e incluyen muestras formateadas para propuestas de proyectos, boletines informativos, varios documentos legales, cartas de ofertas de trabajo, currículums, informes escolares y más. Otros pueden estar disponibles instalando complementos específicos.

Desbloquear la edición sin conexión

edición sin conexión

La única complicación con los servicios basados ​​en la nube es el acceso cuando no tiene una conexión a Internet, pero Google Docs admite la edición sin conexión. Vaya a Archivo> Hacer disponible sin conexión, y la versión más reciente del documento se podrá ver y editar cuando no esté conectado. Cuando se restablece una conexión, todos los cambios se sincronizarán automáticamente. Vuelva a Archivo> Hacer disponible sin conexión para deshabilitarlo en cualquier momento.

Ver historial de versiones

historial de versiones

A todos nos gusta realizar un seguimiento de los cambios en un documento, especialmente si es uno utilizado por varias personas. Debe poder retroceder en el tiempo si alguien eliminó algo accidentalmente o simplemente cambió de opinión. Aquí es donde entra en juego el historial de versiones de Google.

En su documento, haga clic en el enlace La última edición fue hace X días / horas en la parte superior, abra Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones, o use el acceso directo Ctrl + Alt + Shift + H para ver una lista de los cambios registrados por fecha y hora . Si se realizaron varios cambios el mismo día o en poco tiempo, estas versiones se agrupan como subentradas en una sola entrada.

Para mayor claridad, las versiones pueden recibir nombres específicos. Haga clic en el interruptor en la esquina superior derecha para mostrar las versiones del documento que ha nombrado.

Crear una tabla de contenido

ejemplo de una tabla de contenido con números de página en google docs

Tabla de contenido con números de página

Para documentos extensos que se beneficiarían de alguna organización, vaya a Insertar> Tabla de contenido y seleccione uno de los dos formatos (con número de página o con enlaces azules).

Docs buscará texto con estilo como encabezado y lo organizará en la parte superior de la página, con enlaces que le permitirán saltar a esa sección. ¿Cómo le aplicas el estilo como título? Resalte su texto, haga clic en el cuadro Estilos y seleccione Encabezado 1, Encabezado 2, Encabezado 3, etc. (O vaya a Formato> Estilos de párrafo).

Si crea títulos después de colocar el cuadro de TOC en su documento, haga clic en el icono circular Actualizar junto a su TOC para que los cambios surtan efecto. También puede ver el TOC en el panel lateral.

Google de Docs

el cuadro de búsqueda que aparece al hacer clic en el botón explorar

Google Docs facilita la búsqueda desde una sola ventana. Si necesita encontrar un archivo o información de Google Drive en la web, haga clic en el botón Explorar (el que parece un cuadro con un diamante en el interior) en la esquina inferior derecha del documento.

Esto abrirá un nuevo panel con una barra de búsqueda, donde buscará en la web o en sus documentos existentes. Este último está etiquetado como Cloud Search en las cuentas comerciales de Workplace y Drive en las cuentas personales. En Workplace, coloque el cursor sobre la entrada y haga clic en el ícono más para agregar un enlace al documento o insertar una imagen. Para agregar una cita de una búsqueda web a su documento, coloque el cursor sobre él y haga clic en el ícono de comillas.

insertar una nota al pie en un documento de Google desde una cuenta personal de Google

permisos de enlace

Para compartir un documento, haga clic en el botón azul Compartir en la parte superior derecha e ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Para enviar un enlace directo al documento, haga clic en Copiar enlace para obtener el enlace que se puede compartir, pero solo aquellos que se agreguen a la lista Compartir podrán abrirlo.

Cambie los permisos haciendo clic en Compartir> Cambiar a cualquier persona que tenga el enlace, lo que permite que cualquier persona con la URL vea el documento, incluso si no ingresó específicamente su dirección de correo electrónico. Luego, especifique si esas personas son espectadores, comentaristas o editores. Para bloquearlo más tarde, cámbielo a Restringido.

Una vez que se hayan tomado todas las decisiones, haga clic en Copiar enlace de esta página para obtener el enlace que se puede compartir.

Agregar nuevas fuentes

agregar fuentes

Google Docs admite más de 30 fuentes en la barra de herramientas desplegable de fuentes, pero hay más escondidas a la vista. Haga clic en el menú de fuentes y seleccione Más fuentes en la parte superior. Esto abrirá un menú de otras fuentes que deben agregarse a Docs antes de que puedan usarse.

Haga clic en el menú Mostrar: todas las fuentes y seleccione Mostrar para obtener una vista previa de las fuentes. Haga clic en una fuente para agregarla a la lista de fuentes activas en Mis fuentes. Haga clic en Aceptar para guardar las nuevas fuentes en su lista activa.

Insertar caracteres especiales

dibujar un personaje especial para que Google pueda sugerir uno

Hay algunas formas de ingresar caracteres especiales en Google Docs. Abra Insertar> Caracteres especiales para una base de datos llena de objetos que puede insertar, incluidos símbolos, emoji, signos de puntuación, caracteres y acentos que no se pueden hacer fácilmente con un teclado estándar. ¿Sabe lo que necesita pero no sabe cómo se llama? Dibuja y Google Docs te dará los resultados.

Una forma más fácil de hacer esto puede ser a través del menú Sustituciones, donde puede escribir una cosa y Google Docs mostrará algo más. Vaya a Herramientas> Preferencias> Sustituciones y puede agregar caracteres en la columna Reemplazar que serán reemplazados por el carácter en la columna “Con”, como cuando escribe (c) para crear un símbolo ©.

el menú de sustituciones donde escribe algo y google sugiere otra opción

El único inconveniente es que la pantalla Sustituciones no le permite seleccionar directamente un carácter especial, pero al menos puede agregar uno al documento y copiarlo. Por ejemplo, si desea crear fácilmente un Ĉ, puede crear una sustitución en la que escribir “c ^” se convierta en el carácter que necesita.

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