Ahorre tiempo con la función de transcripción incorporada de Microsoft Word

Microsoft anunció recientemente una nueva función en Word que transcribe automáticamente archivos de audio, específicamente conversaciones entre dos o más hablantes. Para las personas que graban entrevistas, charlas y otras conversaciones con regularidad, esta nueva herramienta de transcripción les permite obtener texto escrito de sus archivos de audio con muy poco trabajo y sin costo adicional, lo que es un impulso de productividad.

Le di una vuelta a la nueva función y tengo que admitir que, incluso con algunos problemas por primera vez, me ahorró entre una y dos horas para una grabación de 22 minutos. Además, gracias a la forma en que se implementa la función, es fácil escuchar el archivo de audio y hacer correcciones en el texto al mismo tiempo. Encontré que la función de transcripción de Word es un ahorro de tiempo increíblemente útil. Esto es lo que necesita saber al respecto, cómo obtenerlo y cómo usarlo.

Cómo obtener Transcribe para Word

Transcribe for Word está disponible actualmente en la versión web de Microsoft Word y debe estar suscrito a Microsoft 365 para obtenerlo. También debe utilizar el navegador Chrome o Microsoft Edge para acceder a esta función. Para encontrar la herramienta, vaya a la barra de herramientas de Inicio y busque Dictar en el extremo derecho. Haga clic en él y busque la opción Transcribir en el menú desplegable corto (es la segunda opción).

Al momento de escribir este artículo, Transcribe solo está disponible para inglés americano, aunque, en el futuro, funcionará con cualquier idioma que establezca como su preferencia en Word. No hay límite en el tamaño del archivo que puede cargar. Finalmente, necesita una conexión a Internet para que la función funcione.

Microsoft Word transcribe audio

¿Qué es transcribir y en qué se diferencia de dictar?

Transcribe es una nueva función que transcribe un archivo de audio a texto. Puede grabar audio directamente en Word o cargar un archivo de audio que grabe en otro lugar.

¿En qué se diferencia de la función Dictar? El dictado interpreta a una persona hablando. Transcribe maneja varios hablantes. Dictar es algo que haces en lugar de escribir, pero por lo general mientras sigues pensando en cómo convertir tus palabras en un escrito final. Cuando use la herramienta Transcribir, probablemente desee concentrarse en la conversación y guardar sus pensamientos sobre cómo usará esas palabras en la pieza final para más adelante.

Seguridad y privacidad con Microsoft Transcribe

¿Cómo convierte Microsoft el audio en texto? ¿Es privado y seguro? Según una rueda de prensa, la empresa utiliza inteligencia artificial en lugar de humanos para transcribir el audio. Cualquier archivo que cargue o grabe se guardará en su cuenta de OneDrive. Busque una nueva carpeta llamada Archivos transcritos en OneDrive. Estos archivos están protegidos por la misma política de privacidad que otros archivos que guarde en OneDrive.

Cuando comparte un documento de Word con alguien y contiene un archivo transcrito, el destinatario puede ver todo en el panel Transcribir. En otras palabras, pueden ver el texto transcrito original completo en bloques de texto con marcas de tiempo. Sin embargo, no pueden reproducir el archivo de audio.

Transcripción completa de Microsoft Word

¿Cómo funciona Microsoft Transcribe?

Como se mencionó, puede grabar conversaciones desde Word o cargar un archivo de audio para transcribirlo. Probé la función cargando un archivo de 22 minutos y me tomó unos 30 minutos transcribirlo. Sin embargo, si graba en tiempo real usando Word, la aplicación envía fragmentos de su audio al transcriptor de IA a medida que avanza, lo que significa que obtiene la transcripción final mucho más rápido.

En términos de controles de reproducción, puede escuchar el archivo de audio directamente en la ventana de Word, así como pausar, saltar hacia adelante o hacia atrás en incrementos de cinco segundos.También puede saltar hacia adelante o hacia atrás en cualquier parte del archivo haciendo clic en el audio. línea de reproducción del archivo. Cuando navega a un nuevo lugar en un archivo de audio que ya está transcrito, la aplicación salta automáticamente al texto correspondiente a continuación. Puede ralentizar la reproducción a la mitad de la velocidad, o puede acelerarla 1,25, 1,5 y 2,0 veces.

En mi archivo de prueba, y en otras demostraciones que vi de Microsoft, la aplicación era bastante buena para diferenciar voces. Mi archivo de prueba tenía dos hablantes mujeres. La aplicación inicialmente decidió que había tres personas. Etiqueta a las personas como Altavoz 1, Altavoz 2, etc. Al final, la aplicación solo identificó erróneamente una línea como de un tercer hablante, por lo que fue muy fácil de corregir.

La transcripción final aparece en un panel a la derecha de su documento, en lugar de en el documento en sí. De esa manera, puede optar por incluir la transcripción completa o solo algunas citas.

Consejos y trucos para Microsoft Transcribe

A continuación se ofrecen algunos consejos para trabajar de forma productiva con la nueva herramienta Transcribe.

  1. Cambie el nombre del altavoz 1, primero el altavoz 2. Antes de realizar cualquier otra edición, debe cambiar el nombre de Speaker 1, Speaker 2, etc. en el panel Transcribe. Puede hacerlo una vez y luego elegir corregir todas las instancias. Si tiene más de dos oradores, probablemente debería verificar las comillas que usa escuchando el audio y asegurándose de que la voz esté alineada con el nombre, ya que aún puede salir mal.

  2. Agregue texto a su documento pieza por pieza o todo a la vez. Cada bloque de texto transcrito tiene un signo más en su bloque. Cuando hace clic en ese signo más, agrega el texto a su documento donde sea que esté el cursor. Alternativamente, puede agregar todo el texto a su documento eligiendo la opción en la parte inferior del panel que dice Agregar todo al documento.

  3. Preste atención a las marcas de tiempo. Cada bloque de texto transcrito tiene una marca de tiempo. Esos son útiles cuando desea hacer una copia de seguridad del audio para escuchar nuevamente y asegurarse de que la IA transcribió el texto correctamente.

  4. Compruebe las mayúsculas al azar. Uno de los errores más comunes que vi fue el uso de mayúsculas al azar en las palabras. Preste atención mientras edita su copia final.

  5. Las malas palabras se escuchan. Mi transcripción de prueba contenía la frase “piss pouring” y la transcripción salió como “**** pouring”. Dependiendo de cómo pretenda utilizar su documento final, es posible que desee buscar palabras con pitidos.

Potenciador de productividad

La próxima vez que tenga que transcribir una entrevista o desee una grabación y la transcripción mecanografiada de una reunión, puede usar Word para hacerlo sin costo adicional (siempre que sea un suscriptor de Microsoft 365) y con mucho menos esfuerzo. que hacerlo a mano.

Para los grupos que transcriben audio a granel, un servicio de transcripción puede ser una mejor opción. Algunos de estos servicios son incluso gratuitos. Office 365 no es gratuito, pero para el usuario adecuado, tener una función de transcripción incorporada que está tan estrechamente integrada con Word es un cambio de juego.

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