7 sencillos pasos para limpiar su Google Drive

(Ilustración: Google.com)

Al igual que en cualquier otro lugar donde guardas tus cosas, Google Drive puede ensuciarse. Crea uno o dos archivos, importa un par de documentos de Gmail, acepta una carpeta compartida y, antes de que se dé cuenta, todo el lugar es un desastre.

Organícese Bug Art

Puede organizar archivos en su Google Drive colocándolos en carpetas y utilizando otras herramientas, tanto conceptuales como reales, para asegurarse de que siempre pueda encontrar lo que necesita. Estos consejos y recomendaciones le mostrarán cómo organizar archivos en Google Drive, y también deberían funcionar bien si usa Google Drive for Work.

1. Configure su vista predeterminada

Puede ver archivos y carpetas en Google Drive de diferentes formas. Por ejemplo, puede mostrar todo en una vista de lista o cuadrícula, así como configurar el interlineado para que sea cómodo, acogedor o compacto. Decida cómo le gustaría ver su Google Drive jugando con la configuración hasta que esté satisfecho. Me gusta la vista de lista con espacios cómodos, así que eso es lo que verá en la mayoría de las capturas de pantalla aquí.

No pase por alto la barandilla del lado izquierdo. Mucha gente se centra en el centro de la pantalla cuando mira Google Drive. Sin embargo, cuando se trata de organizar sus carpetas y archivos, asegúrese de utilizar ese riel izquierdo. Puede ver sus carpetas y subcarpetas fácilmente y reservar el centro de la pantalla para el contenido de cualquier carpeta que elija ver.

Convenciones de nomenclatura de Google Drive

2. Cree un esqueleto de carpetas

Cree un esqueleto de carpetas para usted mismo utilizando la estructura y los nombres que mejor se adapten a sus necesidades. ¿Cómo organizas tus archivos y carpetas en otras aplicaciones? ¿Qué le viene a la mente cuando piensa en algún documento que necesita? La mejor manera de averiguar cómo configurar sus carpetas es responder a esas dos preguntas.

Para muchas personas, lo primero que les viene a la mente es el contenido de su trabajo, por lo que utilizan nombres temáticos como Proyecto X o Trabajo escolar para las carpetas. Personalmente, me aferro a las citas. Cuando necesito encontrar un archivo, ya sea un escrito o una imagen, siempre pienso en cuando Yo lo creé. Como resultado, utilizo las fechas en gran medida en mis convenciones de nomenclatura de carpetas y archivos. Por ejemplo, tengo carpetas para 2019, 2018, 2017, etc. También utilizo números que corresponden a años y meses. Por ejemplo, 1906 significa el año 2019 y el sexto mes, o junio. Cuando miro una carpeta que comienza con algunos números, sé exactamente lo que significan y me ayuda a encontrar los archivos que necesito rápidamente.

He visto a algunas personas en línea recomendando que agregue un emoji a los nombres de sus carpetas para brindarle más pistas visuales. ¡No lo hagas! Los emoji no siempre se convierten bien a otros formatos, por lo que cuando intentas crear un enlace compartido a una carpeta o exportarlo, las imágenes pueden romperlo.

Subcarpetas de Google Drive

3. Cree subcarpetas

Las subcarpetas son una ganancia para la organización. ¡Hazlos y úsalos! Le ayudan a ordenar y clasificar sus archivos en grupos más pequeños y específicos.

Si ha creado carpetas pero está atascado tratando de averiguar qué subcarpetas crear, entonces tal vez no las necesite todavía. También puede crear una carpeta llamada HECHO o VIEJO para que cuando se complete el trabajo o una carpeta esté fuera de uso, pueda arrastrarla y colocarla allí.

Colores de las subcarpetas de Google Drive

4. Usa color

Los colores son una excelente señal visual y Google Drive te permite agregar colores personalizados a tus carpetas. Haga clic con el botón derecho en cualquier carpeta, ya sea desde la barra lateral o desde la ventana principal, y elija Cambiar color. Luego seleccione el color que desee.

Un truco que utilizo es hacer que mis carpetas activas sean verdes. A veces tengo carpetas o subcarpetas que permanecen inactivas durante un tiempo, pero una o dos carpetas entre ellas todavía están en uso. Resalto las carpetas activas en verde y dejo las demás en gris. De esa manera, cuando quiero saltar directamente a mi trabajo, tengo una luz verde que me guía hacia la carpeta que contiene mis trabajos que están en progreso.

Google Drive destacó

5. Agregue estrellas a archivos y carpetas de uso frecuente

Google Drive te permite agregar una estrella a archivos y carpetas. Lo haces de la misma manera que agregas un color: haz clic derecho en el archivo o carpeta y elige Agregar a Destacados.

Recomiendo agregar una estrella a los archivos de uso frecuente. De esa manera, puede obtener una lista de todos los materiales a los que accede con regularidad, sin importar dónde se encuentren en Drive, haciendo clic en el encabezado Destacados en el riel izquierdo.

Guardar en Google Drive para conducir

6. Mover archivos importantes “Compartidos conmigo”

Eche un vistazo al encabezado en el carril izquierdo llamado Compartido conmigo. Haga clic en él y puede aparecer un desorden de archivos y carpetas. No se preocupe demasiado por ellos. Si hay algo importante en ese lote de cosas, hay tres cosas útiles que puede hacer con ellas:

Agrega una estrella. Agregar una estrella a un archivo que se ha compartido con usted hace lo mismo que agregar una estrella a uno de sus propios archivos. Lo hace aparecer en la lista de contenido destacado.

Guardar en Drive / mover a una carpeta. Otra opción es agregar el archivo a su Google Drive y ponerlo en una carpeta. Puede hacer clic derecho en el archivo y seleccionar Mover a. Luego, en la ventana que aparece, navegue hasta la carpeta donde desea guardar este archivo. Otra opción que hace lo mismo es seleccionar el elemento que desea guardar y luego hacer clic en el icono de Google Drive en la parte superior derecha de la pantalla. Luego tiene la oportunidad de moverlo a la carpeta de su elección. De cualquier manera, crea efectivamente un acceso directo al archivo compartido desde la nueva ubicación que elija. El archivo aún se comparte con todos y aún pertenece al propietario original.

Hacer una copia. Si realiza una copia de un archivo que se compartió con usted, la nueva copia será suya. Y es solo eso, una copia. Ya no está conectado al archivo compartido y las mismas personas ya no tienen necesariamente permiso para acceder a él.

Papelera de Google Drive

7. Vaciar la basura

Cuando elimina un archivo o carpeta de Google Drive, se envía a la papelera y permanece allí hasta que la saca. Cuanto más tiempo dejes que se acumule la basura, es menos probable que tengas una fe total en que todo lo que hay en ella debería ser destruido por completo, y luego te quedarás con la basura por más tiempo. Hágase un favor y vacíe la basura de vez en cuando. Le ayudará a mantener su espacio de almacenamiento de Google Drive a un nivel preciso y le ayudará a mantener la cordura mientras intenta mantener una cuenta organizada.

Para obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo Google Drive, también puede leer la historia de PCMag, Consejos de Google Drive que no puede permitirse perderse.

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