7 consejos fáciles para finalmente dejar de usar papel

(Foto: seb_ra a través de Getty Images)

¿Cuántos trozos de papel hay en la encimera de la cocina, la mesa del comedor o en algún otro lugar al que no pertenecen? ¿Conserva los recibos en caso de que los vuelva a necesitar? ¿Hay una pila de papeles del veterinario que guarde en caso de que necesite recordar exactamente qué medicamentos tomó su mascota hace tres años? Todo ese papel se queda ahí esperando el momento en que puedas lidiar con él, sea lo que sea que eso signifique. (Significa echar un vistazo a cada página y luego tirarlas todas a la papelera de reciclaje). Es hora de deshacerse del papel y toda la culpa que se acumula junto con él. Es hora de dejar el papel.

Organizarse

He estado sin papel durante casi una década. Por sin papel, no me refiero a que no haya ningún papel en mi vida. Todavía necesito mi certificado de nacimiento en papel, por supuesto, y utilizo un pequeño cuaderno de papel para una clase de idioma que tomo. En su mayor parte, sin embargo, no me aferro al papel. En cambio, escaneo documentos importantes a un servicio de almacenamiento y guardo notas digitales en una aplicación para tomar notas. También escribo mi lista de cosas por hacer y la lista de compras en mi teléfono, y fijo recomendaciones de restaurantes en un mapa en línea. Hay muchas formas sencillas de eliminar el papel de su vida.

Guardar ubicaciones de mapas

Pasarse a la tecnología digital es fácil. La parte difícil es no dejar que el papel vuelva a entrar. Si está listo para deshacerse de la mayor parte del papel en su vida, esto es lo que necesita saber para empezar y seguir así.

1) Olvídese del Backlog

Puede parecer contradictorio, pero el primer paso para dejar de usar papel es olvidarse de cualquier acumulación de papel que ya haya acumulado y, en cambio, concentrarse en los nuevos hábitos que debe adoptar para dejar de usar papel a partir de ahora. No mires hacia atrás: adopta un enfoque de avance.

Algún día llegará a sus pilas de papel existentes, o no. Por ahora, no dejes que esos papeles te detengan. Tener que lidiar con un atraso puede resultar abrumador, y cuando las personas se sienten abrumadas, posponen las cosas. Así que olvídalo por ahora. En su lugar, esfuércese por asegurarse de que la acumulación de pedidos no aumente.

2) Obtén estas cinco aplicaciones

Hay cinco aplicaciones o servicios que necesita para dejar de usar papel. Son:

  • una aplicación de lista de tareas pendientes,
  • una aplicación de escaneo,
  • un servicio de almacenamiento en línea, que es donde colocará sus archivos digitales (más sobre esto en un momento),
  • herramientas de firma electrónica (Adobe Acrobat es un buen ejemplo) para firmar documentos digitales sin imprimirlos, y
  • un servicio de entrega de documentos para enviar documentos oficiales sin imprimirlos.

Vea mis recomendaciones para cada tipo de aplicación aquí.

Lista de compras

3) Elija un servicio de almacenamiento

Profundicemos un poco más en la tercera aplicación, un servicio de almacenamiento, porque es más complicado que los demás. El servicio de almacenamiento es donde guardará las versiones digitales de sus documentos en papel.

Idealmente, desea un servicio de almacenamiento que haga que sus archivos sean accesibles sin importar dónde se encuentre y haga una copia de seguridad de ellos. Una opción es utilizar un servicio de almacenamiento y uso compartido de archivos en línea, como Dropbox o Microsoft OneDrive.

Otra opción es utilizar un servicio diseñado especialmente para personas que desean dejar de usar papel. Limpio y FileThis son dos ejemplos. Tienen herramientas especiales para las personas que no utilizan papel, como la capacidad de etiquetar y etiquetar automáticamente los tipos de documentos que reconoce, como los impuestos. FileThis también tiene un servicio de “búsqueda” que copia automáticamente los documentos importantes que encuentra en su cuenta de correo electrónico.

Independientemente del servicio que elija, elija uno y apéguese a él para que pueda poner todos sus documentos digitales en un solo lugar.

4) Regístrese para recibir estados de cuenta por correo electrónico y pagos digitales

Si aún recibe facturas y estados de cuenta impresos, regístrese para recibirlos por correo electrónico siempre que pueda. Si aún envía cheques con regularidad, vea si puede cambiar a realizar pagos en línea.

Si bien las empresas de servicios públicos y los bancos han respetado los pagos digitales durante años, los últimos holdouts que no siempre los aceptan son los propietarios y las empresas de gestión. Si está atrapado en esta situación, intente explicarles que obtendrán su dinero más rápido y de manera más confiable cuando acepten pagos digitales. Incluso las empresas más pequeñas pueden aceptar transferencias bancarias directas con poco o ningún cargo adjunto. Cuando puede pagar todas sus facturas digitalmente en lugar de hacerlo con cheques y sobres, se acerca un paso más a no utilizar papel.

5) Escanear y triturar

Ahora es el momento de comenzar a desarrollar nuevos hábitos. Escanear y triturar o reciclar es lo que probablemente hará más. Prefiero escanear usando una aplicación móvil, pero también puede usar un escáner de escritorio o la función de escaneo en una impresora multifunción.

Establezca una regla para usted que sea algo como esto: cuando obtenga una nueva hoja de papel que necesite digitalizar, usaré mi teléfono para escanearla de inmediato y luego colocaré el papel en la pila de reciclaje o trituración. Mejor aún, deséchelo directamente en la trituradora. ¿Por qué esperar?

Almacenamiento de archivos

Obligarse a seguir ese hábito puede ser difícil. “No tengo tiempo para escanear esto en este momento”, podría decir. Practique su nuevo hábito escaneando uno o dos documentos de su trabajo pendiente, solo para probarlo. ¿Cuánto tiempo se tarda? ¿Qué aplicación usaste? También puede encontrar que escanear documentos con luz natural es más fluido que hacerlo con iluminación interior. Una vez que tenga una idea de cómo hacerlo y cuánto tiempo lleva, es posible que le resulte más fácil seguir adelante.

6) Desarrollar otros flujos de trabajo

Escanear y triturar es un flujo de trabajo. A medida que se sienta cómodo con su estilo de vida sin papel, descubrirá que necesita más flujos de trabajo para otras situaciones.

Este es un ejemplo: cuando compra un producto nuevo, puede tomar fotografías del manual del propietario, el recibo, la garantía y el número de serie, o cualquier otra información relevante. Sube esas imágenes a tu servicio de almacenamiento y luego deshazte de los papeles extraños.

Otro flujo de trabajo que puede crear es guardar una pila de papeles que cree que debería triturar pero no está seguro en este momento, y luego revisarlos en un día dedicado. Elija una hora y una fecha, ya sea cada sábado o el primer domingo del mes, y use ese tiempo para limpiar su pila.

A veces, es posible que desee escanear papeles y al mismo tiempo conservar los originales, en el caso de los certificados de seguro, los documentos del propietario, etc. Al digitalizarlos, crea una copia de seguridad y se asegura de tener acceso a la información que contienen, incluso si no puede tener en sus manos el original.

7) No lo pienses demasiado

Hay algunos documentos que cuestionará si debe conservar los originales o digitalizarlos y destruirlos. Cuando se enfrente a una decisión difícil, no lo piense demasiado. No tener papel debería hacer su vida más sencilla y fácil, no más estresante. Guarde el original en una carpeta, carpeta de acordeón o archivador. Nadie vendrá y se llevará su tarjeta Paperless Club si se queda con algunos papeles.

Los registros médicos son complicados, ya que se supone que solo debe digitalizarlos y almacenarlos electrónicamente si tiene un sistema compatible con HIPAA. Puede decidir simplemente deslizarlos en una carpeta o carpeta de acordeón y tamizarlos una vez al año en busca de cualquier cosa que esté lista para tirar.

Dicho esto, no se cuelgue ni se moleste en digitalizar papeles que no tienen ningún propósito. Si usted es el tipo de persona que se aferra diligentemente al papel creyendo que está haciendo lo responsable, puede dar miedo triturar y reciclar cualquier cosa. Pero, ¿alguna vez necesitará ese recibo para un sándwich o una explicación de las declaraciones de beneficios de hace dos años? Tritúrelos y déjelo ir.

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