5 consejos para reuniones más productivas

Todo el mundo tiene opiniones sobre las reuniones, por ejemplo, por qué algunas reuniones no son necesarias en absoluto o qué las hace innecesariamente largas. No es difícil mejorar las reuniones. Con una mínima preparación y previsión, las reuniones pueden ser una experiencia más productiva para todos.

Una clave para realizar mejores reuniones es comprender primero qué tipo de reunión tiene la intención de realizar y luego prepararse para ello en consecuencia. Veamos los cuatro tipos de reuniones más comunes para entender qué las hace diferentes.

4 tipos de reuniones

Las reuniones más comunes se dividen en cuatro tipos: informativas, de debate y colaboración, de registro y de trabajo.

1. Reunión informativa

Una reunión informativa es exactamente eso, una reunión utilizada para difundir información. Las reuniones del ayuntamiento semestrales suelen ser informativas. Una sesión informativa de relaciones públicas también suele ser informativa. Por lo general, solo una de las partes tiene información para compartir. Los asistentes están ahí para absorberlo.

2. Reunión de debate y colaboración

Las reuniones de lluvia de ideas son ejemplos de reuniones de discusión o colaboración. La información debe provenir de varias personas. Las reuniones colaborativas también pueden ser reuniones de resolución de problemas. En este tipo de reuniones, una o más de las partes involucradas pueden establecer la agenda.

3. Reunión de registro

El registro es una reunión programada regularmente, generalmente en torno a un proyecto en particular, que podría estar en curso o tener una fecha de finalización anticipada. Un scrum diario es un ejemplo de una reunión de registro. Los controles son buenos para asegurarse de que todas las partes involucradas en algún tipo de trabajo o proyecto se mantengan al día sobre problemas, soluciones, cambios, avances, etc. Las reuniones de registro regulares pueden ser (pero no tienen que ser) muy cortas. Si hay pocos o ningún cambio desde la última reunión, la reunión puede finalizar tan pronto como todos sepan.

4. Reunión de trabajo

En una reunión de trabajo, las personas se reúnen para completar el trabajo que debe hacerse. Es tan simple como eso. Un ejemplo de una reunión de trabajo es aquella en la que una variedad de líderes de equipo se unen para definir un cronograma de proyecto. Se reúnen para discutir cuál debería ser el programa y al mismo tiempo registrar todas las fechas clave. Otro ejemplo son los programadores y las partes interesadas que se unen para implementar cambios en el código (por ejemplo, en un sitio web u otro producto interactivo) que las dos partes solo pueden verificar con precisión en presencia de la otra. Las reuniones de trabajo eliminan la procrastinación de raíz. A menudo son colaborativos.

5 consejos para que las reuniones sean más productivas

1. Obtenga la reunión en el calendario con la cantidad de tiempo adecuada por adelantado

Algunas reuniones deben estar en el calendario semanas antes de que tengan lugar. Por ejemplo, cualquier reunión con una gran cantidad de asistentes, como una reunión general de la empresa o una reunión trimestral de accionistas, debe programarse con suficiente anticipación para ayudar a la mayor cantidad de personas posible a aclarar su agenda.

Otras reuniones, especialmente las reuniones internas, no deberían programarse con demasiada antelación. Una semana o dos es suficiente para la mayoría. Si el propósito de una reunión es continuar o resolver una discusión o proyecto que ya ha comenzado, no querrá que pase demasiado tiempo entre la discusión más reciente y la reunión. Las personas deben asistir a la reunión con las ideas aún frescas en sus mentes.

Cuando busque una fecha y hora para una reunión que funcione para todos, utilice una herramienta de programación de reuniones. Eliminan el dolor de la programación y aceleran el proceso.

2. Utilice una línea de asunto clara

Ya sea que programe una reunión con una invitación de calendario o un simple correo electrónico o mensaje de Slack, use una línea de asunto clara. Es clave para la productividad de todos. La línea de asunto debe indicar en pocas palabras no solo el tema de la reunión, sino su propósito. Una línea de asunto clara de la reunión ayuda a todos a comprender por qué están invitados a la reunión en primer lugar. También advierte a las personas sobre cómo deben prepararse con anticipación.

3. Tener una agenda y objetivos

Una agenda es una lista de cosas que sucederán en una reunión, generalmente en orden secuencial. Las reuniones de debate realmente se benefician de tener una agenda. Es el horario de la reunión.

Una agenda por sí sola no le dice a la gente lo que debe suceder como resultado de la reunión. Entonces, además de tener una agenda, necesitas cumplir con los objetivos.

¿Qué decisiones se deben tomar al final de la reunión? ¿Qué resultados se producirán al final de esta reunión? Si está invitado a una reunión con un nuevo contacto, es perfectamente razonable preguntar: “¿Qué espera obtener de esta reunión?”

Dependiendo de la complejidad de la reunión, es posible que no necesite que la agenda y los objetivos sean explícitos. Por ejemplo, el propósito de una reunión de verificación es siempre el mismo: verificar, revisar el progreso y plantear inquietudes. Es probable que no necesite una agenda explícita para ese tipo de reuniones. A veces, los objetivos están implícitos en la línea de asunto. Un ejemplo es “Establecer programación para la edición de agosto de la revista”. El objetivo es completar esa tarea en una reunión de trabajo.

4. Definir el líder de la reunión

Cada reunión necesita un líder o colíderes. En la mayoría de los casos, es la persona que convocó a la reunión. Sea explícito al decidir.

La peor reunión a la que jamás asistí no tuvo líder. No tenía dirección y nadie sabía cómo encaminarnos. Aproximadamente a la mitad, me di cuenta de que varias partes pensaban I se suponía que iba a liderar. Me sentí completamente humillado y enojado con la persona que lo programó sin dejar en claro quién se suponía que dirigía la conversación. Lo peor de todo es que la reunión fue completamente improductiva para todos. En otra escena imprudente, una vez convoqué una reunión, la programé y tenía la intención de ejecutarla, solo para que otro colega se hiciera cargo por completo. Ese fue exasperante.

5. Pierde la tecnología, pero haz la demostración

Antes de perder el tiempo creando una presentación de diapositivas, pregúntese: “¿Necesito una presentación?”

Si la respuesta es sí, recuerde que las diapositivas deben usarse para mantener a las personas involucradas y reforzar sus puntos, no para hacerlas por usted. Nadie se impresiona con las toallitas de estrellas y nadie quiere ver un video cuando ha venido a escucharte hablar o tener una discusión contigo.

Si tiene un producto o servicio para presumir, demuestre cómo funciona. No muestre fotos o videos de ella. Dale a tu audiencia el verdadero McCoy.

Si desea compartir información con todos los asistentes, envíela antes de la reunión, no después. Si las personas lo revisarán con anticipación es otro asunto, pero déles la opción. Entonces puede dedicar su tiempo a llegar al meollo del asunto, y posiblemente menos tiempo también.

Todos se benefician de mejores reuniones

Las reuniones vienen en todas las formas y tamaños y, por lo tanto, tienen necesidades únicas. Aún así, un poco de preparación ayuda mucho a que una reunión sea productiva para todos los que dedican su tiempo a asistir. Saber qué tipo de reunión tiene la intención de celebrar también le ayudará a moldear y perfeccionar sus expectativas.

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