10 consejos para gestionar sus notas digitales

Seinfeld Los fanáticos recordarán una escena gloriosa del programa cuando Jerry y Elaine aparecen en una agencia de alquiler de autos. Jerry pide recoger un automóvil mediano que reservó. El agente en el mostrador responde que no les queda ningún modelo mediano porque se agotaron. “Mira”, dice Jerry, “sabes cómo llevar la reservacion. Simplemente no sabes como sostener la reserva. “Pienso lo mismo sobre las notas digitales. Es muy fácil llevar notas, pero mucho más difícil de usar ellos.

Organícese Bug Art

Para utilizar realmente las notas que toma, debe organizarse y saber cómo encontrarlas. Estos consejos sobre cómo empezar a utilizar una aplicación para tomar notas y organizar sus notas le ayudarán.

1. Elija una excelente aplicación para tomar notas

La aplicación para tomar notas que elijas influye en gran medida en si volverás a ver tus notas y cómo volverás a verlas. La aplicación básica para tomar notas que vino preinstalada en su teléfono o tableta probablemente no sea muy buena. Claro, lo ha usado antes y funciona bien, pero tal vez no sepa qué características se está perdiendo que separan las aplicaciones simplemente satisfactorias de las excelentes.

Tres características que hacen que las aplicaciones para tomar notas sean realmente útiles son:

  • carpetas
  • etiquetas y
  • reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Entraré en más detalles sobre cada punto en un momento.

Las tres aplicaciones que más recomiendo, según mis pruebas personales de muchas aplicaciones para tomar notas a lo largo de los años, son:

  • Microsoft OneNote, si desea una aplicación gratuita para tomar notas,
  • Evernote, si no te importa pagar una suscripción Premium, y
  • Quip para la toma de notas colaborativa.

Carpetas de Microsoft OneNote

2. Crea una bandeja de entrada

Cuando anota una nota rápidamente, necesita un lugar para guardarla donde no se pierda. Cree una carpeta Bandeja de entrada en su aplicación para tomar notas y configúrela como la ubicación de almacenamiento predeterminada.

Revise la Bandeja de entrada con regularidad para agregar más información sobre sus notas y ordenarlas. Verá cómo hacerlo en los siguientes consejos. No es necesario que limpie la Bandeja de entrada en un horario establecido, pero intente hacerlo cuando tenga su aplicación para tomar notas abierta en una pantalla de tamaño completo (vea el n. ° 10 a continuación). Hace que sea más fácil ver lo que está haciendo y ver todas las opciones que tiene.

No necesitas apuntar a Inbox Zero en una aplicación para tomar notas. Una bandeja de entrada es un gran lugar para almacenar notas que revisa con frecuencia. Por ejemplo, guardo una nota con los nombres y contraseñas de la red Wi-Fi de todos mis amigos para que, si llevo un nuevo dispositivo a su casa o borro la contraseña guardada, pueda volver a unirme a la red sin molestarlos por los detalles. Esa nota tiene un hogar permanente en mi bandeja de entrada.

3. Ordenar notas en carpetas o cuadernos

Las carpetas, que algunas aplicaciones también denominan Notebooks, le ayudan a organizar sus notas manualmente. Se vuelven útiles más adelante cuando desee explorar notas sobre un tema determinado, como todas las notas que son recetas.

Las carpetas que cree y cómo las nombre dependerá del tipo de notas que tome y cómo las use. Si no está seguro, comience con las carpetas Bandeja de entrada, Lectura, Hogar, Personal y Trabajo. Siempre puede cambiarlos y crear más una vez que tenga una idea de cómo los usa.

Sección de favoritos de Quip

4. Cree accesos directos para sus carpetas favoritas

Cualquier aplicación para tomar notas bien utilizada tiene carpetas que ven más acción que otras. Haga que esas carpetas sean fáciles de alcanzar creando accesos directos a ellas o marcándolas como favoritas. Estas son las carpetas en las que consulta con frecuencia las notas que ha hecho y agrega otras nuevas.

Es probable que tenga otras carpetas que simplemente contienen notas hasta un momento inesperado en el que las necesite. No es necesario que estén al frente y al centro.

Las etiquetas le ayudan a encontrar notas existentes. Pueden reducir lo que ve en una carpeta en particular o mostrarle todas las notas etiquetadas con un tema común en varias carpetas. También le ayudan a encontrar notas que pertenecen a algún tema, incluso si la palabra temática no aparece en la nota. Déjame dar algunos ejemplos.

Ejemplo 1: supongamos que tiene una carpeta llamada Recetas y está planeando una fiesta para algunos vegetarianos. Puede extraer todas las notas de esa carpeta que están etiquetadas como vegetarianas para obtener ideas sobre qué hacer.

Ejemplo 2: Quizás eres un escritor que escribe para diferentes publicaciones. Puede tomar notas sobre los artículos y organizarlos en carpetas según el lugar en el que estén publicados. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que desee explorar todas las notas que tiene sobre un tema determinado, independientemente de quién publicó el artículo. Si ha etiquetado sus notas con este tema, puede buscar la etiqueta y verlas todas sin importar en qué carpeta estén.

Ejemplo 3: reenvía un correo electrónico relacionado con un proyecto en el que está trabajando a su aplicación para tomar notas. El mensaje nunca dice el nombre del proyecto ni de qué se trata. Así es como la gente se comunica cuando está en medio de algo. En este caso, puede agregar etiquetas para definir la nota (nombre del proyecto, cliente, descripción del trabajo) para que pueda encontrar la nota cuando la necesite.

Etiquetas de Evernote

Existe la posibilidad de tener demasiadas etiquetas. Cuanto más agregas etiquetas, más descuidadas se vuelven. Entonces, de vez en cuando, elimine sus etiquetas. He aquí cómo hacerlo.

Abra una lista de todas las etiquetas en uso. A menudo, puede ver el recuento de notas junto a la etiqueta. Primero, busque casi duplicados. Si tiene etiquetas para “aplicación” y “aplicaciones”, elimine la que tenga menos notas. Abra las notas afectadas y agregue la etiqueta que va a conservar. Elimina la otra etiqueta.

Además, si tiene etiquetas con dos o menos notas, considere deshacerse de ellas. Probablemente no te estén haciendo ningún bien.

7. Cree un acceso directo en su teléfono

Cree un acceso directo en su teléfono para iniciar una nueva nota en su aplicación para tomar notas, de modo que la captura de ideas e información esté siempre al alcance de la mano. En dispositivos iOS, puede crear un atajo de Siri y en Android buscar una opción de widget de nota nueva en la aplicación.

8. Dictar

Cuando te viene a la mente algo que quieras escribir pero tienes mucha prisa o estás paseando a tu perro y apenas puedes sostener la correa y el teléfono al mismo tiempo, dicta.

La mayoría de los teléfonos inteligentes tienen una función de conversión de voz a texto. ¡Úsalo! Inicie una nueva nota, presione el icono del micrófono en el teclado y diga lo que desee escribir. Alternativamente, puede grabar una nota de voz y transcribirla más tarde. Si adquiere el hábito y termina dictando con frecuencia pasajes largos, es posible que desee utilizar un servicio de transcripción para ahorrar algo de tiempo. Hay muchas buenas opciones gratuitas y de pago disponibles, aunque las opciones de pago tienden a ser considerablemente más precisas.

Evernote OCR

9. Adjunte imágenes y archivos PDF, utilice OCR

Si su aplicación tiene OCR, puede buscar el texto que se encuentra en imágenes, archivos PDF y otros archivos que cargue en ella. No tenga vergüenza de agregar archivos a sus notas cuando los necesite. Eso incluye tomar fotos de carteles informativos, notas escritas a mano, páginas de libros, etc.

Puedes ver cómo es útil a través de un ejemplo. Supongamos que adjunta un PDF de un recibo de una comida que necesita reclamar en un informe de gastos. Olvidó etiquetarlo como “recibo” y no sabe dónde está. Si recuerda el nombre del restaurante, puede escribirlo en la barra de búsqueda y OCR lo rastreará.

Preste atención a los límites que su aplicación para tomar notas o el tipo de cuenta imponen al uso y almacenamiento de OCR. Por ejemplo, la versión gratuita de Evernote ejecuta OCR en imágenes, pero no en PDF ni en documentos de Office. Necesita una cuenta Premium o Business para eso. Si su aplicación no tiene escaneo integrado, podría considerar emparejarlo con una aplicación de escaneo móvil.

10. Organice en una pantalla grande

Idealmente, su aplicación para tomar notas tendrá una aplicación de escritorio y una aplicación web. Utilice uno de ellos (en términos generales, las aplicaciones de escritorio son mejores para este propósito) al ordenar su bandeja de entrada y organizar sus notas. Tener una pantalla grande te ayuda a ver más de la aplicación y, por lo tanto, más de la estructura de tu carpeta, etiquetas y otra información que agregas a las notas para mantenerlas organizadas. Si puede ver todas sus opciones, es más probable que elija las correctas.

Tome la nota, sostenga la nota, revise la nota

Cuando organiza su experiencia de toma de notas, mejora sus posibilidades no solo de tomar notas más relevantes, sino también de almacenarlas de una manera que le permita volver a visitarlas cuando sea el momento.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *